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Gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365
La transformation numérique passera aussi par la voie législative et imposera à chaque entreprise établie en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Alors, comment gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365 ?

Cette loi existe mais est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.

Néanmoins tout entrepreneur se doit d’anticiper un minimum de ce type d’usage qui se démocratise de plus en plus dans les outils de gestions d’entreprise…si on a déjà acquis ce type d’outil, l’entreprise sera rapidement conforme.

Pour les autres , bienvenue et suivez le guide.

Cas d’usage : La gestion des factures entrantes

Comment gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365 ? Mais commençons par le commencement, comment gérer les factures entrantes ? Bien sûr nous aborderons dans un autre article la gestion des factures sortantes …n’hésitez pas à venir nous le réclamez 😉

Présentons notre plan de vol, Solution Obvie vous soumet le scénario suivant :
1. Réception de la facture entrante en pièce jointe d’un mail
2. Récupération de la pièce jointe pour traitement qui sera un stockage dans SharePoint (simple jusque-là)
3. Traitement de la pièce jointe pour extraire les éléments de facture grâce à un modèle d’analyse Syntex
4. Notification du traitement de la facture à J-3 de l’échéance de paiement (il faut payer à un moment donné)
Etape 1: Création de la boite aux lettres

Ce qui suite nécessite des permissions d’administrateur de votre environnement Microsoft 365.

Naviguer dans votre espace d’administration de Microsoft 365 jusqu’à atteindre l’administration d’Exchange, ensuite dans “Destinataires > boites aux lettres”.

Cliquer sur le bouton “Ajouter une boîte aux lettres partagées”.

On remplit les champs, le plus important c’est l’adresse email. Vous n’êtes pas obligé de recopier la même chose :).

Puis on appuie sur le bouton « Créer ».

Ne pas oublier de s’ajouter comme utilisateur de la boite aux lettres.

On passe les micro-étapes de cette partie.

Etape 2 : Création de la bibliothèque SharePoint

« Capitaine Obvie !! Dans votre scénario le deuxième point c’est un traitement via Power Automate pour récupérer la pièce jointe».

Oui, tu as raison mon petit moussaillon, mais on doit dessiner les espaces avant de mettre en œuvre la tuyauterie.

Cette étape est possible en étant simplement l’administrateur du site qui va héberger in fine les factures électroniques entrantes.

Sur la page d’accueil de votre site SharePoint, cliquer sur le bouton « Créer » puis « bibliothèque de documents ».

On saisit un petit nom comme « Factures Entrantes » puis on clique sur le bouton « Créer ».

On ne va pas se mentir, ces deux premières étapes sont plutôt simple.

Etape 3 : Mise en œuvre du model d’analyse et d’extraction Syntex

Mousaillon !!! Accrochez vous à votre casque d’astronaute !!!

Le prérequis de tout ce qui va suivre est la mise en œuvre du paiement à l’utilisation du service Syntex.

Je vous mets à dispo le lien, s’il y a un souci, un coup de téléphone ou un ping sur Teams vers un des Capitaines Obvie et ça se passera bien.

Configurer Microsoft Syntex pour la facturation du paiement à l’utilisation – Microsoft Syntex | Microsoft Learn

Bien sûr, toute cette étape nécessite des permissions d’administration de l’environnement Microsoft 365.

On retourne dans l’administration de Microsoft 365, on va dans la section « Configuration » et cliquer sur « Utiliser l’IA du contenu avec Microsoft Syntex ».

Si votre configuration pour le paiement est correcte, la case de gauche est « verte » et l’accès au bouton « Gérer Microsoft Syntex » est disponible.

Comme c’est le cas, cliquer dessus.

Sur ce panneau, deux éléments nous intéressent :
- Le Centre de contenu, pour la construction de nos modèles d’analyse et d’extraction.
- Le Traitement des documents prédéfini, pour l’utilisation de ce type de modèle sur l’ensemble des bibliothèques SharePoint.
Pour le centre de contenu, si ce n’est pas fait, créer un site SharePoint pour héberger ce service.

Si ce n’est pas fait, paramétrer le traitement des documents prédéfini sur l’ensemble des bibliothèques dans tous les sites SharePoint (ou cibler le site SharePoint pour la gestion de vos factures entrantes seulement).

Allons dans votre centre de contenu pour paramétrer le model d’analyse de vos factures entrantes.

Sur la page d’accueil du centre de contenu, créer un « Model

Microsoft est sympa, il propose un model tout fait pour récupérer les informations d’une facture.

Après la sélection de « Invoice processing », l’interface vous montre des exemples mais passer en cliquant sur « Next ».

Saisir le nom de votre modèle, par exemple « Facture entrante » puis appuyer sur le bouton « Create ».

Avant de jouer avec ce moteur d’analyse et d’extraction, ce model a besoin de fichiers pour s’entrainer

A ce moment, vous pouvez confirmer que le moteur ne se trompe pas (j’ai beaucoup flouté… car c’est des vraies factures de Solution Obvie).

Un à un, il va vous demander de valider les extractions de valeur.

Appliquons dès à présent ce modèle sur la bibliothèque qui va recevoir les pièces jointes de mails.

Pour ce tuto, on applique le modèle dans la bibliothèque « Factures entrantes » du site « bac à sable ».

Promis, la suite sera plus simple.

Etape 4 : Interconnectons avec Power Automate du mail entrant avec la bibliothèque des « factures entrantes »

Cette étape est réalisable avec le compte d’administrateur du site qui va recevoir les factures électroniques entrantes, et ce compte doit aussi avoir le droit de consulter la boîte aux lettres partagées de l’étape 1.

Un petit tour vers l’interface Power Automate et c’est bientôt terminé.
1. Choisir « Flux de cloud automatisé » ce qui veut dire que l’on souhaite un processus qui fonctionne tout seul avec notre environnement Microsoft 365.
2. Cliquer sur « Ignorer ».
3. Chercher le déclencheur « Lors de l’arrivée d’un nouvel e-mail dans une boite aux lettres partagée (V2) » et on le sélectionne.
4. Paramétrer sur notre adresse « Factures@solution-obvie.com » et on ajoute la valeur « oui » au critère « avec pièces jointes uniquement ».
5. Ne pas réagir à tous les mails reçu (tout de même ???)
6. Ajouter l’action « Créer un fichier » dans « SharePoint ». Oui, il n’est pas possible de dire copie le fichier dans SharePoint, en réalité, on crée un fichier que l’on va remplir avec le contenu de la pièce jointe.
7. Dans le champ ‘adresse du site’, sélectionner le site de destination (bac à sable pour mon cas).Dans le champ « Chemin d’accès du dossier », sélectionner la bibliothèque « Factures entrantes ».Dans le champ « Nom de fichier », il vous faut trouver « Pièces jointes Nom » ; vous remarquez que c’est au pluriel.
8. Une fois sélectionné cette valeur sélectionnée, Power Automate va déduire que vous avez besoin d’une boucle pour traités plusieurs fichiers 😊,😊 intelligent n’est- ce pas.
9. Dans le dernier champ « Contenu du fichier », vous n’avez en réalité pas trop de choix.
10. Enregistrer votre flux (en le nommant au passage)
Ce premier flux est terminé et vous savez maintenant traiter des factures reçues par messagerie.

Etape 5 : Faire un rappel 3 jours avant échéance qu’il faut payer sa facture

Réaliser ou non cette étape, le choix vous appartient 😊😊.

Pas de mystère, nous allons utiliser du Power Automate et cela va aller très vite.

Rendez vous sur le site qui va héberger vos factures entrantes, puis trouver le bouton « Automatiser » de votre bibliothèque, puis « Définir un rappel » puis « Date d’échéance ».

Dans un premier temps, validez les autorisations nécessaires pour le flux Power Automate.

Dans un second temps, définissez le nombre de jours pour le rappel de traitement comptable des factures.

Conclusion

Bien que ce cas d’usage correspond à une réalité de contrainte dans le changement, l’adaptation vient de l’usage malin de différentes briques de Microsoft 365.

Cette présentation du cas d’usage, sur comment gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365, a mis en évidence qu’un processus peu valorisant pour un collaborateur peut être automatiser avec Microsoft 365. Par conséquent, le collaborateur peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Et si vous avez un doute, une question, ne pas hésiter à demander un coup de main aux Capitaines Obvie.

Vous pouvez vous auto-former avec la documentation Microsoft et n’hésitez pas à questionner nos experts de Solution Obvie.

Yoann Kalandyk

Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique
28 septembre 2023
Comment créer des playlists de vidéos avec SharePoint

Salut les moussaillons, il y a quelques temps le capitaine Yoann Kalandyk vous partagez dans l’article Migration Stream vers « Stream on SharePoint » l’évolution de la plateforme vidéo de Microsoft. Ses conseils sur la simplicité de la migration et son initiation à la création de vidéo sur le nouveau Stream ont émerveillé plus d’un de nos lecteurs !!! Dans cet article, je souhaite aller un peu plus loin dans l’usage de la vidéo en entreprise en vous proposant 2 solutions dans SharePoint Online sur comment créer des playlists de vidéos avec SharePoint.

Ben oui, avec la disparition de Stream classique, les utilisateurs ne peuvent plus créer de chaines vidéo, ni enrichir l’existant de nouvelles ressources.

🤔

Mais comment faire pour ne pas perdre toute la connaissance qui a été capitalisée ??

Comment faire pour recréer facilement l’existant et les futures collections de vidéos de présentations produits ou d’autres contenus vidéo.

Méthode 1 : Créer une Playlist avec les composants WebPart

Facile, tu prends une page SharePoint avec un format de section « Un tiers à gauche ». Sur la partie gauche, tu ajoutes le composant WebPart « Bibliothèque de documents »

Dans le volet latéral, tu choisis le dossier contenant toutes les réunions que tu as enregistrées et qui alimentent ta base de connaissance.

Dans la partie droite, tu ajoutes un lecteur pour ces vidéos. Pour cela, tu utilises le composant WebPart, « Fichier et média ».

Dans le volet latéral, tu connectes ce lecteur de « fichiers » à ton dossier contenant les vidéos.

Et hop !!!

Ok, j’avoue c’est un peu compliqué, car il faut connaitre (un peu) les pages SharePoint, les composants et tutti quanti !!!

Méthode 2 : Créer une Playlist avec la liste de lecture

MS Lists vous connaissez ?

L’application MS Lists permet de collaborer autour d’une liste d’information tel que le suivi de tâches ou de stock, gérer des projets, …

En ce qui concerne les vidéos, vous pouvez organiser vos podcasts, vos vidéos de formation ou les enregistrements de réunions Teams grâce à une liste SharePoint prédéfinie.
Ah Ah !! intéressant, Laquelle ? Comment…

Microsoft a développé récemment un modèle de liste qui se nomme…. « Liste de lecture », qui permet à chacun de créer des playlists.

Puis, il vous suffit ajouter toutes les vidéos liées à votre thématique.

Et BAM !!!

En quelques clics la playlist est faite et disponible, trop fort !!💪

Pour communiquer sur l’existence, c’est simple en premier lieu, je réalise une page SharePoint pour la navigation entre les playists de vidéos (classées par thématique) et que j’ajoute au volet de navigation.

Puis j’accompagne ce changement via la diffusion d’une page d’actualité dans SharePoint auprès de la communauté…

Les capitaines sont toujours en veille pour vous éclaircir Microsoft 365.

N’hésitez pas à consulter la documentation Microsoft à ce sujet ou à nous contacter 😉

Olivier Duterte

Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

25 août 2023

Comprendre la synchronisation de vos fichiers SharePoint avec OneDrive

Microsoft 365, parmi sa longue liste d’outil, vous en propose un qui vous permet de retrouver, sur votre ordinateur, vos fichiers qui sont pourtant stockés en ligne (sur le « cloud »), comme sur SharePoint ou sur Teams. Cette possibilité a un nom, cela s’appelle la synchronisation et l’outil qui le permet est : OneDrive. Alors comment comprendre la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.

HEY Capitaine !!!!
Tu viens de me décrire deux fonctionnalités qui ont le même nom.

Un peu de décryptage entre OneDrive et OneDrive s’impose…

Depuis la création de l’informatique, nous créons et stockons des fichiers dans un espace : un lecteur de disque, un répertoire, un serveur…une bibliothèque de document SharePoint, un espace OneDrive.

OneDrive est un espace de stockage en ligne fournit par la solution Microsoft 365 .

Le plus fantastique c’est qu’il est possible de retrouver ces fichiers en ligne directement sur son ordinateur ou son appareil mobile avec la synchronisation. Ceci se matérialise avec un petit nuage bleu (actif) ou blanc (inactif) sur votre ordinateur.

Dans mon explorateur de fichiers, grâce à cette synchronisation, je retrouve ce petit nuage bleu symbolisant mon espace de fichiers individuel et professionnel. Concrètement il est inscrit ainsi : [nuage bleu] – OneDrive – [Nom de l’entreprise]. Si j’ai aussi une licence personnelle Microsoft 365, je peux aussi retrouver un second nuage bleu avec juste mon nom comme sur l’image ci-dessous.

SolutionObvie-OneDrive-ExplorateurFichier : la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint

Et la synchronisation ne s’arrête pas à vos fichiers individuels !

Il est également possible de retrouver dans votre explorateur de fichiers, vos fichiers de travail collaboratif qui sont stockés sur SharePoint. Une fois cette synchronisation spécifique mise en place, vous trouverez sur votre explorateur de fichiers une petite entreprise bleue au nom de votre entreprise, comme sur l’image ci-dessous.

Capture d'écran mettant en évidence l'icône disponible sur son explorateur de fichiers indiquant la synchronisation de fichiers cloud de l'entreprise (SharePoint)

Donc il faut bien différencier la notion de stockage qui sera uniquement dans les “nuages” et la représentation que l’on peut avoir sur son PC.

Mais concrètement, ça se passe comment la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint ?

Par défaut, les paramétrages de OneDrive synchronisent tous vos fichiers individuels, ce qui vous permet d’accéder aux documents stockés sur votre ordinateur en ligne et inversement. Pratique par exemple, si votre ordinateur ne s’allume plus ou si vous avez besoin d’un fichier avec un appareil mobile, où que vous soyez, avec n’importe quel appareil et à n’importe quel moment, vous pourrez accéder à vos documents individuels.

Vous avez besoin de faire pareil pour certains fichiers qui sont sur SharePoint ? Comme dit précédemment, c’est possible et des précautions d’imposent.

En effet, nous parlons ici de retrouver dans son explorateur de fichiers, des éléments communs. Cela permet de :

travailler en hors connexion
et aussi de travailler dans un environnement qui ressemble à ce que l’on a toujours vécu avec les espaces réseaux (serveurs).

Mais comme sur un serveur, les modifications faites à partir de l’explorateur de fichiers sur des documents communs s’appliqueront sur les fichiers dans SharePoint et de manière quasi instantanée. Entre autre, si vous supprimez un fichier, il disparaitra de votre explorateur de fichiers et se retrouvera dans la corbeille du SharePoint.

La synchronisation de dossiers ou bibliothèques SharePoint (ou Teams) est une action manuelle et individuelle. Vous pouvez synchroniser tout ou partie d’un Teams ou d’un SharePoint. Et comme expliqué au début de l’article, cette action s’appuie sur OneDrive.

Aussi il est important de garder en tête les limites de cet outil !

En effet, comme vu précédemment, OneDrive a une double fonction (stockage et synchronisation). Mais surtout, il a des limites, dont voici quelques extraits :

Ne supporte pas les fichiers avec certains caractères : » * : < > ? / |
Ne supporte pas les fichiers .pst
Ne peut pas synchroniser plus de 300 000 fichiers et/ou 250 go
Il n’est pas possible de synchroniser un dossier où nous avons déjà effectué un raccourci OneDrive et inversement

Pour en savoir plus => https://support.microsoft.com/fr-fr/office/restrictions-et-limitations-dans-onedrive-et-sharepoint-64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa

Que se passe-t-il lorsque l’on dépasse une des limites ?

OneDrive va arrêter de synchroniser et afficher un message d’erreur. Si vous avez dépassé la limite de stockage et/ou si OneDrive est en souffrance depuis trop longtemps, il est possible qu’il supprime des fichiers pour se libérer et ça ce n’est vraiment pas cool… (vous retrouverez les fichiers dans la corbeille de votre SharePoint, dites merci à la restauration).

/ !\ Si vous ne souhaitez plus synchroniser un dossier d’un SharePoint, ne le supprimez pas ! Il faut penser à arrêter la synchronisation avant au risque de tout perdre du SharePoint.

Aussi, veillez également à toujours avoir à l’œil OneDrive !

Le petit nuage bleu en bas à droite de votre écran principal doit être tout bleu. En cas de doute, cliquez dessus et vérifiez qu’il n’y a pas de messages d’erreurs ou de conflits.

Les états de OneDrive

Voici les différents états de OneDrive, je vous ai mis des liens vers la résolution proposée par Microsoft. Mais sinon appelez nous 😉

Les statuts de vos fichiers

Et veillez aussi à la colonne “statut” dans votre explorateur de fichiers, elle est riche en information avec ses petits icônes :

Capture d'écran mettant en évidence les icônes de statut lors de la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint

Colonne vide ? La synchronisation n’est plus effective. Il est possible de supprimer le dossier sans influence sur l’espace de stockage en ligne. Pour relancer la synchronisation, il suffit de retourner sur l’espace en ligne et cliquer sur synchroniser

Mais surtout, ne vous prenez pas trop la tête !

Pour comprendre la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint et que ce sujet n’ait plus de secret pour vous, vous pouvez consultez la documentation Microsoft ou prendre rendez-vous avec l’un de nos capitaines, nous vous accompagnerons avec plaisir sur ces sujets parfois complexes et nous vous expliquerons tout ça en personne 😊.

Audrey Spruyt

11 août 2023

SharePoint et Teams : le check-in et check-out des fichiers
L’extraction : une fonctionnalité SharePoint et Teams, à utiliser avec précaution ! En effet, avec l’arrivée de l’été, ça sent bon le « check-in » pour une île paradisiaque. Mais, ce sont vos documents qui sont en vacances avec le « check-out »…

Lorsque vous partagez un document dans une bibliothèque, vous pouvez bénéficier de la fonctionnalité de « co-authoring » (édition du document à plusieurs et au même moment ; très drôle à vivre sur une feuille Excel). Mais cela signifie que vous ne pouvez pas contrôler le nombre de versions proposées… Les numéros vont défiler.

Si vous souhaitez contrôler l’édition de vos documents par un processus de réservation et libération, la fonctionnalité check-in / check-out est faite pour vous !

Capitaine, explique moi le principe !

Dans le cadre d’une collaboration non quantitative et qualitative – comme la rédaction d’un règlement, d’une instruction de travail, ou encore, d’une note de service – vous n’avez pas besoin de vitesse mais plus de contrôle sur votre document.

L’activation de l’option « extraction requise » (ou « required check-out » en anglais) permet d’interdire la modification d’un document, sans avoir réalisé une action de réservation pour soi en amont. Attention : en français l’option est traduite par « extraire » et en anglais par « check-out  ».

Une fois terminé, l’utilisateur libère le document. Attention : la traduction française est « archivage » (horreur, virez moi ce traducteur….) et en anglais c’est « check-in ».

Pendant toute la période de réservation, les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier le document. Ils peuvent seulement le lire, dans la dernière version libérée (« archivée » si on utilise le terme Microsoft).

Il faut remarquer que l’activation de l’option rend un nouveau document automatiquement « extrait » (je préfère le mot « réservé »). Ainsi, le document n’est visible que par l’auteur du document.

Ok, j’ai compris Capitaine ! Mais comment je le mets en place ?

Pour activer la fonctionnalité, il suffit d’aller dans les paramètres de votre bibliothèque :

Puis, « autres paramètres de bibliothèque » :

Ensuite, « paramètres de contrôle de version » :

Dernière étape, choisissez l’option « oui » dans le paramètre « Exiger l’extraction  » :

Points d’attention

L’usage de cette option impose certaines règles et vous offre la possibilité d’aller plus loin dans la collaboration.

Les points d’attention à avoir, sont les suivants :
- Il faut toujours avoir un propriétaire du site, pour éviter d’avoir des fichiers extraits indéfiniment.
- Formez et sensibilisez vos utilisateurs sur cette pratique pour qu’ils libèrent les documents quand ils ont terminé (et avant les vacances 😊).
- Pensez à approuver vos documents en version majeure et supprimer les versions mineures.
- Évitez la synchro OneDrive de votre bibliothèque avec l’option d’extraction : cela rend plus sensible l’usage de vos documents (problèmes de cache, erreur de fusion….).
L’utilisation d’un flux d’approbation via Sharepoint (et Power Automate) complétera vos processus de rédaction documentaire.

Yoann Kalandyk
16 juin 2023
SharePoint et Teams : gérez vos versions de fichiers comme les Capitaines !
Serveur de fichiers et SharePoint : gère-t-on les versions des documents de la même façon ?

Comment gère-t-on les versions des fichiers dans SharePoint ?

Chapitre 1 : deux mondes s’affrontent dans la gestion des documents

La gestion faite par un ou plusieurs utilisateurs, peut donner le résultat suivant :

Bon, c’est un peu le bazar mais l’utilisateur a une bonne mémoire et il « CONNAÎT » la chronologie car c’est indiqué par… son nom de fichieR. « Mais les dates de modification ne correspondent pas toujours. Donc il ne sait plus »

Dans SharePoint, on a la capacité « d’empiler » les versions afin de n’afficher que la plus récente.

Chapitre 2 : « je faisais comme ça avant, et ça marche bien »

Avant : vous accédiez aux différentes versions de votre document – même les intermédiaires et non-finies – de façon juxtaposée, ou pas arborescence de répertoire, ou par un nommage scientifique et breveté de fichiers.

Après : cela ressemble à un empilement de documents ou l’on peut voir que la dernière version. Et pas besoin d’ouvrir tous les fichiers pour avoir le dernier !

Si vous souhaitez repartir d’une version antérieure, l’historique vous permet de consulter les versions précédentes et même de faire de l’une d’elles la nouvelle version active.

Vous avez remarqué que la version 3.5 a disparu de l’historique… C’est génial, SharePoint vous aide à faire le ménage dans vos versions superflues ! (Non, Gaëtan tu n’as pas été superflu 😊 )

Avant vous saviez aussi utiliser une version précédente pour en faire une nouvelle version… Bah là aussi, et toujours avec l’historique qui vous permet de restaurer une nouvelle version à partir de l’ancienne !

Chapitre 3 : pourquoi changer vos habitudes ?

Empiler des Capitaines, c’est compliqué ! 😂 Heureusement, le faire avec des fichiers, c’est une autre paire de manche. Pour ces derniers, nous vous conseillons de tirer profit des fonctionnalités offertes par l’outil (que vous payez, rien n’est gratuit).
- Certains utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à des versions intermédiaires des documents, mais de voir uniquement les versions finalisées => c’est possible
- Mettre en place un circuit d’approbation avant validation, en version publiée => c’est possible
Vous le comprenez, modifier votre habitude de travail avec les versions de fichiers va vous ouvrir les champs des possibles de la collaboration !

Yoann Kalandyk

Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique
9 juin 2023
Quels outils pour gérer les tâches dans Microsoft 365 ?
D’ailleurs, que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, Microsoft 365 offre une gamme d’outils collaboratifs pour optimiser la gestion de vos tâches. Planner, Project, Lists, To Do, Teams, Excel, Outlook et OneNote sont autant de solutions pour organiser efficacement votre travail et celui de votre équipe. C’est pourquoi, avec cet article, nous espérons vous apporter toute l’information nécessaire afin que vous appreniez à choisir l’outil adapté à vos besoins pour gérer vos tâches et à maximiser votre productivité avec Microsoft 365.

Alors comment gérer ses tâches dans Microsoft 365 ?

Comme le souligne l’introduction de cet article, nous avons le choix entre Planner, Project, Lists, ToDo, Teams, voire Excel, Outlook ou encore OneNote (que je n’aborderai pas dans ce billet, étant donné que ce n’est l’usage premier de ces applications). Mais en réalité, quel est le meilleur outil pour gérer ses tâches ? Comme c’est généralement le cas lorsqu’il est question de solutions technologiques, la réponse est :

Cela dépend de l’usage !!

Pour les utilisateurs, la confusion s’installe lors du choix de l’outil en raison des similitudes entre les applications. Alors allons y et découvrons quel outil utiliser pour une bonne gestion des tâches.

Planner

Sur un format de tableaux Kanban, Planner vous permet de créer facilement des tableaux de planification pour gérer un projet ou pour suivre les tâches d’équipe. Chaque utilisateur dispose d’une vue personnelle dans laquelle il peut visualiser l’ensemble de ses tâches dans tous les groupes et plannings du Planificateur.

De surcroît, les tâches sont présentées sous forme de cartes riches en informations (fichiers, des listes de contrôle, des étiquettes, etc..) ou sous forme de listes.

Les dates de début et de fin attribuées à vos tâches, celles-ci sont visibles dans un calendrier dans la vue Planning de Planner. Des rappels automatiques sont envoyés quelques jours avant, ou alors lorsque le délai est échu.

Il est à noter que les tâches sont organisées en compartiments. D’ailleurs, elles peuvent être regroupées et filtrées par priorité, personne ou d’autres détails, pour répartir les activités et vérifier la progression.

Des outils d’analyse sont également intégrés comme la vue Graphiques. En effet, cette vue permet une analyse rapide de l’état d’avancement des travaux et fournit un aperçu de la charge de travail des membres de l’équipe.

De même, son intégration aux groupes Microsoft 365 fait sa force. Pour chaque Plan créé dans Planner, vous bénéficiez :
- D’un site SharePoint pour héberger tous les fichiers ;
- D’un Bloc-notes pour recueillir l’information issue des réunions ;
- D’une vue du calendrier dans Outlook ;
- D’une intégration sous forme d’onglet dans Teams ;
- D’un suivi des tâches en cours sans nécessiter l’intervention d’un gestionnaire de projet.
Usages :

Planner est l’outil adapté pour organiser le travail d’équipe, sous forme de collaboration ouverte où tout le monde peut contribuer. Sa gestion d’équipe – conviviale et intuitive – inclut tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien les tâches.

Project Online

Project est plus complexe que Planner et nécessite une licence complémentaire. L’application permet de gérer des projets de grandes ampleurs.

Les chefs de projet pilotent l’activité, gèrent les ressources, analysent le budget et communiquent les données des projets.

Si bien qu’avec l’arborescence des tâches, vous pouvez planifier, gérer et suivre les livrables et les phases à l’aide de tâches récapitulatives. Les structures des tâches récapitulatives, la gestion des temps d’avance et de retard, des efforts fournissent un calendrier précis des dates de projet.

Lorsque vous pilotez votre projet au travers de feuilles de route visuelles et des tableaux de bord personnalisés. L’intégration de périodes chômées et des coûts des ressources (frais de déplacement, achat de prestation…) sont gérables dans l’application.

De même, l’analyse du chemin des tâches détaille la façon dont une tâche est associée à d’autres et permet de replanifier les affectations.

La vue de chronologie dans un diagramme de Gantt affiche les jalons, les dépendances des tâches et le chemin critique de votre projet.

Usages :

MS Project est un outil complet et complexe pour contrôler les coûts du projet. La planification, la hiérarchisation et la gestion des investissements fournissent aux chefs de projets des éléments pour gérer les charges de travail, le matériel, les ressources consommables et les postes de dépense des projets.

Source : Microsoft Project Online

MS Lists

Microsoft Lists est une version améliorée des listes SharePoint en termes de fonctionnalités et de convivialité, et se présente sous la forme d’une application distincte.

L’application fournit des modèles avec une structure de base, une mise en forme, une mise en forme conditionnelle, etc. qui permet de trouver l’inspiration et démarrer rapidement.

Toutefois, si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les modèles proposés, créez votre liste personnalisée soit en important une feuille de calcul Excel existante soit en démarrant à partir d’une page blanche.

Les listes sont accessibles via l’application Web, un onglet dans une équipe Teams ou l’application mobile.

La force de l’application au-delà de collecter, de filtrer, de trier et partager des informations, est la possibilité d’avoir un affichage différent des données en utilisant des vues flexibles telles que des grilles, des cartes ou un calendrier.

Le second avantage d’utiliser Microsoft Lists est son interconnexion avec les autres applications d’Office 365. Car connectez Lists à la Power Platform peut vous aider à développer des formulaires avec Power Apps, personnalisez des flux de travail à l’aide de Power Automate et analysez les données avec Power Bi.

Usages :

Microsoft Lists est une application simple et relativement intuitive pour le suivi des informations, de stocks, la création de calendriers d’événements ou de déplacements ou encore l’intégration de nouvelles recrues.

Crédit photo : Microsoft 365

MS To Do

Microsoft To Do centralise les tâches personnelles issues de nos mails, des tâches de Planner ou encore celles de OneNote et est intégré à Outlook.

Lorsque vous planifiez vos priorités journalières grâce à Ma journée. Ces tâches peuvent être ajoutées manuellement, ou en demandant à CoPilot d’en ajouter une pour vous. Et des suggestions intelligentes vous aident à structurer votre liste d’actions quotidiennes.

Usages :

MS To Do est l’application incontournable pour les tâches individuelles. Car sa connexion avec les autres applications apporte une vue globale sur toutes vos listes de tâches dans Microsoft 365 grâce à la synchronisation.

Crédit photo : Microsoft 365

Teams

Microsoft Teams est une application de collaboration tout au long de votre journée de travail. Toutefois, ce n’est pas un hasard si l’on retrouve l’application Tasks par Planificateur.

L’application Tasks n’est pas un outil de gestion de tâche. Car c’est plutôt une combinaison du Planificateur et de To Do à l’intérieur de MS Teams.

L’outil MS Teams rassemble la plupart vos tâches individuelles dans Mes tâches. Et vous disposez d’une vue sur toutes vos tâches par projet Planner dans Plans partagés.

Conclusion

Comme vous le constatez, la suite Microsoft 365 comporte de nombreux outils pour gérer les tâches. Il est parfois difficile de s’y retrouver… C’est pour ces raisons que Solution Obvie – en tant que partenaire de Microsoft – vous accompagne et vous aide à faire le bon choix. Et ce, en prenant en compte vos besoins et usages !

Crédit photo : Pexels / Startup Stock Photos

Olivier Duterte

Pour en savoir plus
Consulter la documentation Microsoft ou contactez nous 😉

Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique
21 mars 2023
Solution Obvie en transition vers un numérique plus responsable !
Transformation, Numérique Responsable, Transition, Green IT, … Chez Solution Obvie, en tant qu’entreprise du numérique, nous avons conscience que notre activité a un impact sur l’environnement et nous aimerions nous engager pour le diminuer.

Pfff… Je ne comprends déjà rien à cet article…

C’est bien gentil tout ça mais ça veut dire quoi ? Mate moi déjà ce titre et cette intro : « transition », « numérique », « responsable »… Ça fait beaucoup de gros mots.

Oui, c’est vrai ! Et je vais m’occuper de t’éclaircir tout ça :
- Transition : c’est le moment entre un état A et un état B. En résumé, ça veut dire que nous souhaitons changer (ou modifier) quelque chose à notre belle entreprise Solution Obvie.
- Numérique : ce domaine regroupe 3 choses : l’informatique, l’électronique et la télécommunication. En clair, en tant que consultant Microsoft, nous utilisons ces 3 sous-domaines.
- Responsable : c’est assumer ce que l’on fait. Et assumer de travailler dans le numérique sans prendre en compte son impact sur la planète ce n’est pas trop notre truc, tu vois ?
Crédit photo : Unsplash / Kalei de Leon

Ok mais c’est quoi l’impact du numérique ?

Ok, donc ça parle d’un changement pour diminuer l’impact de l’entreprise Solution Obvie qui travaille dans le domaine du numérique. Mais pourquoi ?

Cela n’a échappé à personne, le monde est en pleine mutation avec l’avènement du numérique. Et oui, le numérique est partout et il est de plus en plus puissant (avec la fibre optique, tout ça, tout ça). De plus, son développement s’accélère et cela touche tout le monde, que ce soit individuel (toi avec ton portable intelligent et « internet mobile ») ou professionnellement (toujours toi mais surtout ton entreprise avec le « cloud computing » entre autres).

Donc, le domaine du numérique est donc un levier de développement considérable pour les entreprises et également pour l’ensemble des pays du monde.

Oui… Et ?

Et… tu n’es pas sans savoir que le monde d’aujourd’hui est en train de subir un dérèglement climatique anthropique (autrement dit, dû à l’existence et à la présence humaine) qui s’accélère.

Eh bien, le secteur du numérique n’est pas en reste. Ses émissions de gaz à effet de serre (GES) s’élèvent à 3 ou 4%*, son empreinte environnementale dépasse aujourd’hui la flotte mondiale de camions ! De plus, ce secteur consomme de plus en plus d’énergie avec une progression rapide de 9%* par an (et tu sais déjà que la production d’énergie est faite à partir de combustibles fossiles – sinon, je te propose une fresque du climat). Ces pourcentages sont issus du Rapport The Shift Project et l’étude Green IT.

En clair, le bilan carbone du numérique est lourd ! Ceci est dû, à la fois par sa croissance exponentielle (ça veut dire beaucoup et très vite, mais tu le savais déjà sans doute) et par son impact environnemental qui inclut l’énergie et les composants nécessaires à la fabrication ainsi que l’utilisation des équipements (équipements individuels, serveurs et réseaux).

Donc, oui, le numérique a un impact sur le climat ! Et ce n’est pas négligeable ! De plus, comme ce domaine évolue super vite, son impact augmente aussi énormément. D’ailleurs, pour en savoir plus, je t’invite à participer à une fresque du numérique (avec moi par exemple).

La solution obvie : établir un nouveau plan de vol vers un numérique plus responsable

Chez Solution Obvie, je me suis vite rendu compte que les gars, ils sont super sensibles au sujet. Ils ont déjà mis des choses en place que ce soit de manière personnelle mais aussi professionnelle.

Par exemple :
- Nous sommes en télétravail tout le temps (ou presque) réduisant ainsi fortement les trajets domicile travail.
- Nous favorisons les transports en commun pour nos déplacements.
- Nous limitons les équipements utilisateurs, le patron nous paie notre forfait mobile comme ça, nous n’avons qu’un seul smartphone.
Mais nous avions envie d’aller plus loin !

Déjà en notant nos actions comme des bonnes pratiques et faisant partie de notre politique RSE (qui reste à formaliser et c’est un peu le sujet de l’article d’ailleurs, voir plus bas). Et aussi, nous avons pris la décision d’élaborer un plan de vol (métaphoriquement parlant forcément hein, nous n’utilisons pas de kérosène ou de propergols dans notre travail) vers un numérique plus responsable en 5 points I.D.E.E.S. :

INSPIRER

Depuis début février, nous étudions le terrain pour mieux le comprendre. Concrètement, nous participons à des ateliers d’intelligence collective (fresques) qui permettent en 3h de comprendre la crise climatique et/ou l’impact du numérique dans le but ensuite de mettre en place des actions de transition responsable. Nous profitons de cette phase pour nous former également afin ensuite de proposer ces ateliers à nos clients. Plus d’information : la fresque du climat, la fresque du numérique.

Une autre étape indispensable dans notre phase de compréhension sera d’auditer nos pratiques, reste à savoir aussi comment : avec 1-byte-model du Shift Project ou avec le travail de Carbon Brief ou encore grâce à l’outil Microsoft Cloud for Sustainability ? En fait, ce sera sûrement un agrégat de plusieurs sources et nous nous ferons aider par Pois Chiche Party, car notre but ultime serait d’être certifié B-Corp et être au plus proche de la norme ISO26000.

DESSINER

Avec le travail de ouf que nous aurons fait dans la première phase « inspirer », nous pourrons définir notre vision de façon plus précise et concrète. Que nous détaillerons en objectifs, pour cela nous nous appuierons les objectifs de développement durable (ODD) défini par l’ONU.

Et enfin, nous établirons notre plan d’actions (toujours sans kérosène, notre carburant c’est notre motivation). Et je ne tarderais pas à te communiquer notre manifeste à ce sujet. (Dès qu’il est terminé et ce sera pour bientôt).

EMBARQUER

Nous ne manquerons pas de continuer à communiquer. A la fois, sur nos actions, nos victoires, nos apprentissages. Et nous souhaitons amener nos clients et fournisseurs à embarquer avec nous dans cette aventure « green » (et pourquoi pas toi ?).

EFFECTUER

C’est la phase la plus marrante 😊 (enfin je trouve). : Nous allons enfin agir et proposer une magnifique, fantastique et merveilleuse offre d’accompagnement pour nos clients. Cela en lien avec notre vision (précédemment évoquée pour ceux qui n’ont pas tout suivi). Nous fonctionnerons de façon agile et itérative. Nous testerons/allons amélioré notre offre grâce à notre super réseau d’amis pro (si tu veux en faire partie, contacte-nous 😉).

SOUTENIR

En parallèle, nous allons calculer et suivre nos mesures en fonction des indicateurs que nous aurons choisis. Nous allons construire un merveilleux « dashboard » avec PowerBI (nous sommes consultants Microsoft ou pas ?). Et il sera personnalisable et pourra être proposé à nos clients comme toi par exemple (pas bête hein ?).

Voilà, j’espère que notre plan est clair et que tu adhères (ou pas, c’est toi qui vois).

Audrey Spruyt

Pour en savoir plus :
N’hésites pas à nous contacter ! Ou à consulter les différentes ressources sur le sujet : Green IT, B Corp, Fresque du Climat, Fresque du numérique.
8 mars 2023
Optimisez votre expérience collaborateur avec Microsoft Viva !
Après notre participation à l’ESPC22 à Copenhague, nous avons voulu « démystifier » pour vous Microsoft Viva.

L’évolution du mode de travail

Avec l’évolution des technologies, des tâches manuelles pourraient être automatisées en entreprise. De même, un grand nombre d’emplois pourraient voir leurs activités améliorées par le numérique.

Cette transformation numérique est étroitement liée à l’évolution des modes de travail. La difficulté est donc de trouver un juste équilibre entre le digital et l’humain, dans un monde de travail hybride.

Microsoft Teams, en tant que hub de collaboration, facilite le partage des informations, la communication et la coopération. Et ce, peu importe où l’on se trouve. De plus, Teams rassemble contacts et ressources, contribuant à la flexibilité du travail et l’autonomie des collaborateurs, fournissant à Microsoft son socle pour concevoir l’expérience de l’employé de demain.

La Firme de Redmond s’appuie sur ce constat pour lancer Microsoft Viva en février 2021. L’intégration de cette EXP (Employee eXperience Platform, en anglais) sur Microsoft Teams, va donc de soi.

Cette plateforme numérique a ainsi pour objectif de favoriser l’engagement des collaborateurs en incorporant des services d’outils d’accueil, des ressources, des communautés, des mécanismes de retour d’information… Autrement dit, elle regroupe tous les éléments dont les employés ont besoin, quand ils en ont besoin. Une centralisation des informations qui améliore indubitablement le bien-être professionnel.

Pour placer l’humain au centre de son espace de travail, le concept de Viva s’articule autour de 4 domaines d’expérience.

Maintenir tout le monde informé avec Viva Connections

Le premier domaine d’expérience de Microsoft Viva est de connecter les salariés. Les objectifs ? Promouvoir la culture d’entreprise, améliorer l’accessibilité de l’information et centraliser la vie d’entreprise.

L’option Viva Connections intègre le site intranet de l’entreprise dans Teams afin de partager des actualités, les événements… À l’aide de pages modernes SharePoint, il est aisé de créer des contenus et d’accéder aux informations pour tous les employés, sur tout type d’appareil.

Avec Viva Engage, l’engagement des collaborateurs se développe au travers de communautés (en quelque sorte une V2 pour les communautés digitales). L’implication de chacun par le biais de storylines, permet ainsi de partager les expériences, les actions, etc. Et ce, en utilisant de courtes vidéos ou photos.

Enfin avec Viva Amplify (pour l’instant en private preview), Microsoft fournit une application centralisant les processus de communication, de conseils de rédaction avec une distribution multicanal pour mieux planifier les communications futures dans un espace unique.

Améliorer la productivité et le bien-être avec Viva Insight

Le second composant de la suite Viva est Viva Insight qui fournit des outils à tous pour augmenter l’efficience au travail. En effet, ces fonctionnalités aident les salariés à consacrer du temps pour chaque tâche ou faire des pauses régulières.

Avec Viva Pulse, l’application renseigne les managers sur la collaboration de son équipe et fournit des indicateurs pour évaluer la charge de celle-ci, pour comprendre ses besoins mais aussi pour favoriser la réussite.

Aider les personnes aux priorités stratégiques avec Viva Purpose

Le domaine d’expérience de Viva Purpose est de permettre aux entreprises de définir leur OKR (Objectives and Key Results). C’est-à-dire leurs objectifs et résultats clés afin de challenger les équipes.

Avec Viva Goals, chaque salarié, chaque équipe peut fixer des objectifs dans une interface graphique. Ce partage d’informations alimente la transparence sur les objectifs et les priorités de chacun. Ainsi, tout le monde est conscient de la charge de travail globale, des tâches des parties prenantes et des progrès réalisés

Aider les employés à apprendre et à se développer avec Viva Growth

Le dernier domaine, c’est l’amélioration de la connaissance avec Viva Growth en développant une culture de l’apprentissage, en fournissant des ressources, des recommandations de contenus et de l’expertise.

Viva Topics aide les salariés à mieux retrouver l’information au sein de l’entreprise, en repensant la manière d’amener l’information aux utilisateurs en s’appuyant sur l’IA pour créer un « wiki » d’entreprise.

En complément des cours d’apprentissage habituels, Viva Learning intègre la base de connaissance importante produite par l’entreprise et fournit aux salariés l’accès aux documents Word, aux présentations PowerPoint, aux pdfs, etc. dont ils ont besoin.

Notre recommandation chez Solution Obvie – pour limiter l’impact du changement et éviter la déperdition des salariés – est de préparer la transition. Pour ce faire, vous pouvez commencer par :
- Identifier des experts,
- Faire un pilote,
- Partager ce retour d’expérience,
- Intégrer au fur et à mesure les membres de vos équipes
- Développer une culture du changement
Avec votre licence Microsoft 365, des fonctionnalités de Microsoft Viva sont incluses dans votre abonnement et si vous souhaitez bénéficier de toute la suite Microsoft Viva, vous pouvez acquérir une licence complémentaire.

Crédit photo : Microsoft Viva

Olivier Duterte

Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique
18 janvier 2023
Reconversion professionnelle : devenir développeur web et web mobile
Cet article est un témoignage de ma reconversion professionnelle et de mon stage chez Solution Obvie. A savoir que la formation, dont il est sujet, a été financée par le Conseil Régional des Hauts-de-France et le Fonds Social Européen. Et j’ai été orienté vers l’AFCI de Villeneuve d’Ascq.

Les étapes de la formation

Tout d’abord, cette formation a commencé par quatre mois en centre de formation. Une période propice aux apprentissages théoriques. D’ailleurs, avec les autres stagiaires nous y avons appris les bases de différents langages, HTML, CSS, Bootstrap, Javascript, React, PHP, Symfony et les bases de données MySQL.

Autant de connaissances que j’ai pu appliquer au sein de l’ESN Solution Obvie. Car en effet, cette formation s’est poursuivie ensuite par un stage de 3 mois.

Enfin, cette expérience se clôture par un court retour en centre de formation pour ensuite passer devant un jury de professionnels du secteur. Je note qu’il y a un module Front-End (partie visible par l’utilisateur) et un module Back-End (ensemble des fonctionnalités non visibles par l’utilisateur) à valider.

Finalement, toutes ces étapes m’ont permis de décrocher mon Titre Professionnel de développeur web et web mobile.

Un petit tour sur mon passage dans la capitainerie de Solution Obvie

J’ai tout de suite été frappé par leur côté humain. Malgré la durée de mon stage, j’ai toujours été considéré comme un Capitaine Obvie au même titre que les autres. Et ce, dès le début ! Chacun se respecte et accepte l’autre tel qu’il est. Ils ont tous des domaines de compétences différents et ils s’entraident. L’union fait la force ! Ces qualités s‘expriment également aux côtés de leurs clients respectifs.

Je retiens beaucoup de cette “odyssée” numérique et humaine. Avec les différents Capitaines Obvie, j’ai appris bien plus que le code ! Malheureusement toutes les bonnes choses ont une fin et je vais devoir les quitter.

Crédit photo : Pidz, photographe

Les technologies découvertes et la relation avec la formation

J’ai fait connaissance avec Teams, SharePoint et SPFx ( SharePoint Framework ).
- Teams est une application qui fait partie de la suite Office 365 et qui permet aux équipes de collaborer dans le cloud.
- SharePoint est utilisé pour stocker, organiser, partager et consulter des informations de façon sécurisée.
- SPFx est un modèle de composants WebPart offrant une intégration facile avec les données de SharePoint et l’extension de Microsoft Teams.
Quel est le rapport avec la formation ?

Pour coder un composant WebPart, j’utilise React. Il s’agit d’une bibliothèque Javascript développée par Facebook depuis 2013. Cela permet de décomposer son code en plusieurs composants réutilisables avec facilité. C’est un outil de développement assez intuitif. Il est notamment possible d’y intégrer Fluent UI, un open source conçu pour créer des expériences qui s’intègrent parfaitement dans les produits Microsoft.

React fournit ainsi des composants puissants, à jour et accessibles ; qui sont personnalisables à l’aide de CSS(Cascading Style Sheets). Ces derniers permettent de soigner l’apparence dans un rendu HTML (HyperText Markup Language). Je précise qu’il est très simple d’intégrer une feuille de style CSS ! Il suffit d’ajouter une ligne de code au début d’un composant React :

import styles from ‘./style.css’ ;

Enfin, pour écrire du code j’utilise Visual Studio Code. C’est un éditeur de code gratuit open source, développé par Microsoft pour Windows, Linux et MacOs. Il est pris en charge par presque tous les langages de programmation.

Mon ressenti sur la formation

Certes, il me reste encore beaucoup de choses à apprendre. Mais, au cours de ces trois derniers mois de stage, je me suis perfectionné sur React et j’ai découvert l’univers Microsoft.

Aujourd’hui, même si ma formation me permet d’obtenir un diplôme, je vais devoir m’investir davantage personnellement pour approfondir mes connaissances et compétences sur les autres langages informatiques. Le Titre Professionnel n’est qu’une étape avant de pouvoir devenir un développeur confirmé !

La formation est faite pour apprendre les bases du code, pour progresser il faut continuer à apprendre par soi-même. Avec de l’envie et de la motivation c’est faisable.

Gaëtan Turben
31 octobre 2022
Créer une application de Provisioning de groupes Microsoft 365
Si vous travaillez dans le monde de Microsoft 365 vous avez forcément entendu parler des groupes Microsoft 365. Ces fameux groupes constituent la base de M365, et il n’est pas simple de comprendre leur définition exacte.

Gérer la création des groupes Microsoft 365 dans son environnement

Vous créez un site d’équipe SharePoint ? => Un groupe est créé.
Vous créer une équipe Teams ? => Un groupe aussi.

De même pour un plan Planner et d’autres applications. Pour savoir quand un groupe est créé et les services qu’il apporte, je vous recommande cet article de Matt Wade qui est idéal quand on souhaite en savoir plus sur ces groupes.

En tout premier lieu, dans une entreprise qui souscrit à Microsoft 365, les applications qui font partie du service sont mises en avant et utilisées pour la collaboration. Forcément, on ne va pas payer un abonnement pour au final utiliser Google Sheet au lieu d’Excel. Beaucoup de groupes sont créés et cela peut devenir compliqué à administrer. Quand un nouveau projet arrive dans l’entreprise, des nouvelles instances des outils sont créées.

Le problème, c’est qu’il n’existe pas d’outil dans M365 pour gérer la création de groupe avec des requêtes et un système de validation.

Donc soit on laisse la main aux utilisateurs et on risque de se retrouver avec un espace Administrateur remplit de groupe, soit on laisse les admins créer les groupes ce qui leur ajoute du travail supplémentaire.

En bref, ce sont des questions de gouvernance pour lesquelles Solution Obvie peut vous assister dans leur mise en œuvre en fonction de vos besoins. C’est pourquoi nous vous proposons aujourd’hui cet article pour vous expliquer comment mettre en place une application de provisioning de groupe débarque et sauver les citoyens de Microsoft 365 city.

En plus on utilise les technos montantes et modernes ! Du Power Apps, du Power Automate, du Powershell… bon peut-être pas pour PowerShell mais ça reste une technologie très prisée !

L’objectif de l’application

Le but de l’application est de permettre à l’utilisateur de demander la création d’un groupe. Dans un formulaire, l’utilisateur choisi un nom, une description, ajoute des utilisateurs et a aussi la possibilité d’ajouter un Teams avec un template ou non. Une fois la requête envoyée, un administrateur reçoit la demande à valider. L’utilisateur peut suivre l’évolution de sa requête à travers un tableau regroupant ses requêtes et leur statut. Une fois la requête traitée, l’utilisateur est notifié par un mail.

La méthode proposée dans cet article est une des multiples possible dans l’environnement Microsoft 365. Ici, le design de l’application est inspirée d’une solution proposée par Microsoft pour provisionner des équipes Teams. Voici le lien vers le dépôt Git de la solution.

Les technologies impliquées

Avant de plonger dans le fonctionnement de l’application, je vous propose de faire un récapitulatif des technologies :
- Power Apps :
Pour le front de l’application et son design, on retrouve l’étoile montante Power Apps. On utilise Power Apps pour mettre en place des formulaires rapidement et simplement ! En plus c’est une techno dite « Low code », adaptée aux « Citizen developers ».
- Power Automate :
En restant dans la famille des Power, on retrouve Automate (anciennement Flow). On va l’utiliser pour le back de notre appli, l’algo qui va s’occuper de la création du groupe et de tout ce qui va avec. Comme son collègue PowerApps, on peut dire que c’est une techno qui a une prise en main rapide.
- SharePoint :
Un outil qui se combine bien avec les amis ci-dessus est SharePoint. On va l’utiliser pour stocker nos requêtes de groupe et quelques paramètres qui vont nous servir lors du déploiement de l’application.
- Microsoft Graph API :
Pour aller un peu plus loin et pousser au max les capacités de Power Apps et Automate, on va utiliser Microsoft Graph API. Quand une action Power Automate ne propose pas les options que l’on souhaite, quand on est bloqué, il nous propose des solutions. Tout repose sur lui dans cette application. Il va nous permettre de créer les groupes Microsoft 365 parce qu’il n’existe pas encore d’action ou de connecteur out-of-the-box office 365 pour les créer directement.
- PowerShell :
Puis vient l’étape de déploiement. Et la technologie ultime pour déployer dans un environnement Microsoft c’est PowerShell. Et quand il est combiné avec PnP pour déployer du SharePoint il est encore plus puissant.

Le développement

Dans cette application de provisioning, nous utilisons SharePoint et ses listes pour stocker les requêtes et autres informations. Nous allons créer 3 listes :
- Group Requests :
Cette liste va servir à stocker les requêtes de groupes avec leurs metadatas. Un item sera ajouté par l’interface PowerApps et mis à jour par le Flow PowerAutomate.
- Group Request Settings :
Cette liste va servir à stocker les informations utiles relatives à l’application. Elle va notamment permettre au Flow PowerAutomate de récupérer des informations pour paramétrer automatiquement des actions et éviter de devoir les modifier à chaque nouveau déploiement.
- Teams Templates :
Cette liste va servir à stocker les ID et description des templates Teams. Cette liste est créée car à cette date on ne peut pas encore retrouver la liste des templates disponibles dans l’espace admin Teams. Il faut alors passer par une liste qui est remplie manuellement. Au déploiement, la liste est préremplie avec les templates par défaut de Microsoft 365. Vous pouvez ajouter vos templates après déploiement.

L’application PowerApps
- Pour créer un formulaire rapide qui ajoute un item dans une liste SharePoint, PowerApps est la solution moderne mise en avant par Microsoft. Dans notre application nous avons besoins de 3 écran :
  - Une page Home
  - Une page pour le formulaire
  - Une page pour voir l’état des requêtes
- Pour éviter d’avoir des groupes avec les même noms, un custom connector avec une requête Graph API sur les groupes est créé. Cette fonctionnalité nécessite d’avoir PowerApps Premium. Si vous n’allez pas sur des versions avec licences de Power Apps, il faudra faire une version dégradée de cette fonction en se basant uniquement sur les éléments stockés dans la liste SharePoint.Au niveau du design du formulaire, l’application proposée par Microsoft est très épurée et user friendly. Le formulaire de base de Power Apps est fonctionnel mais très limité dans la disposition des contrôles. Même si toutes les entreprises ne sont pas spécialisées dans l’art graphique, une interface avec un minimum de design est plus sympathique à utiliser. La bonne pratique préconisée est de cacher les champs du formulaire et de créer des nouveaux contrôles. Il suffit ensuite de paramétrer les valeurs par défaut des champs du formulaires avec la valeur des nouveaux contrôles.
- Une fois le formulaire envoyé, l’item est créé dans la liste SharePoint. L’application redirige vers la page Historique qui affiche les requêtes de l’utilisateur connecté.
Le flux PowerAutomate

Grâce à un flow automatisé qui se déclenche à la création d’un item dans une liste SharePoint, la magie va pouvoir opérer. Plusieurs étapes constituent le Flow :
- Initialisation des variables
- Lancement d’une Approbation
- Création du groupe
- Ajout d’une équipe Teams ou non
- Mise à jour du statut du groupe
- Envoie d’un mail avec le résultat
Power Automate permet énormément de choses en mode gratuit, mais pas la création de groupe Office. En activant la version Premium, on débloque de nouvelles possibilités et actions. L’une d’entre elles est l’action HTTP. Avec celle-ci, il est possible de s’authentifier sur une application Azure AD qui possède des droits pour utiliser Graph API. La documentation Microsoft détails toutes les requêtes possibles ici.

Le déploiement

Pour déployer l’application dans votre tenant un package est disponible sur ce repository Github. Voici ce qu’il contient :
- Solution Power Apps et Automate
- Custom Connector Power Apps
- Script de déploiement
- Template pour le site SharePoint et les listes
- Fichier Excel pour préremplir les listes SharePoint Teams Template et Settings
Pour faciliter le déploiement, et surtout éviter les erreurs humaines, la plupart des actions sont automatisées. Pour le moment il n’est pas possible de déployer des solutions PowerApps et PowerAutomate via PowerShell. Cette partie restera donc manuelle.

Le script va intervenir pour la création du site SharePoint et de ses listes ainsi que pour la création de l’application pour utiliser Graph API dans Azure AD. Durant le déroulement du script, des connexions sont effectués à Azure AD et SharePoint Online. Il faut donc prévoir un compte avec des droits Admins pour chacun des outils.

Une fois le script appliqué, il faut importer les solutions PowerApps et PowerAutomate. Après de légère configuration pour créer les nouvelles connexions, l’application est prête à être utilisée !

Aller plus loin

Si vous voulez continuer dans la voie de l’utilisation d’applications pour faciliter l’administration de votre tenant Microsoft 365, je vous conseille de nous contacter pour vous présenter les différentes solutions alternatives.

Henri Desmet

Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique
5 octobre 2022

	Erreur de synchronisation OneDrive
	Traitement des modifications OneDrive
	OneDrive mis en pause
	Compte OneDrive presque complet
	OneDrive n’est pas connecté
	Compte OneDrive complet, verrouillé ou figé

	Nuage blanc au contour bleu : les fichiers n’ont jamais été ouvert sur votre ordinateur et ils n’occupent pas d’espace sur votre ordinateur.
	Cercle vert et une coche verte : les fichiers ont déjà été ouvert sur votre ordinateur, ils ont été téléchargé sur votre appareil et deviennent disponibles localement.
	Rond vert et une coche blanche : les fichiers sont en ligne et sur votre ordinateur de façon permanente.
	Flèches bleues dessus-dessous : les fichiers sont en cours de modifications/synchronisation
	Rond rouge avec croix blanche : une erreur de synchronisation a été détectées

Étiquette : MS Teams

Cas d’usage : La gestion des factures entrantes

Etape 1: Création de la boite aux lettres

Etape 2 : Création de la bibliothèque SharePoint

« Capitaine Obvie !! Dans votre scénario le deuxième point c’est un traitement via Power Automate pour récupérer la pièce jointe».

Etape 3 : Mise en œuvre du model d’analyse et d’extraction Syntex

Mousaillon !!! Accrochez vous à votre casque d’astronaute !!!

Comme c’est le cas, cliquer dessus.

Pour le centre de contenu, si ce n’est pas fait, créer un site SharePoint pour héberger ce service.

Sur la page d’accueil du centre de contenu, créer un « Model

Etape 4 : Interconnectons avec Power Automate du mail entrant avec la bibliothèque des « factures entrantes »

Un petit tour vers l’interface Power Automate et c’est bientôt terminé.

C’est maintenant que la magie de power automate va apparaitre. (C’est le moment que je préfère)

Ce premier flux est terminé et vous savez maintenant traiter des factures reçues par messagerie.

Etape 5 : Faire un rappel 3 jours avant échéance qu’il faut payer sa facture

Conclusion

Yoann Kalandyk

Méthode 1 : Créer une Playlist avec les composants WebPart

Méthode 2 : Créer une Playlist avec la liste de lecture

Olivier Duterte