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SharePoint et Teams : gérez vos versions de fichiers comme les Capitaines !

Serveur de fichiers et SharePoint : gère-t-on les versions des documents de la même façon ?

Comment gère-t-on les versions des fichiers dans SharePoint ?

Chapitre 1 : deux mondes s’affrontent dans la gestion des documents

La gestion faite par un ou plusieurs utilisateurs, peut donner le résultat suivant :

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Bon, c’est un peu le bazar mais l’utilisateur a une bonne mémoire et il « CONNAÎT » la chronologie car c’est indiqué par… son nom de fichieR. « Mais les dates de modification ne correspondent pas toujours. Donc il ne sait plus »

Dans SharePoint, on a la capacité « d’empiler » les versions afin de n’afficher que la plus récente.

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Chapitre 2 : « je faisais comme ça avant, et ça marche bien »

Avant : vous accédiez aux différentes versions de votre document – même les intermédiaires et non-finies – de façon juxtaposée, ou pas arborescence de répertoire, ou par un nommage scientifique et breveté de fichiers.

Après : cela ressemble à un empilement de documents ou l’on peut voir que la dernière version. Et pas besoin d’ouvrir tous les fichiers pour avoir le dernier !

Si vous souhaitez repartir d’une version antérieure, l’historique vous permet de consulter les versions précédentes et même de faire de l’une d’elles la nouvelle version active.

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Vous avez remarqué que la version 3.5 a disparu de l’historique… C’est génial, SharePoint vous aide à faire le ménage dans vos versions superflues ! (Non, Gaëtan tu n’as pas été superflu 😊 )

Avant vous saviez aussi utiliser une version précédente pour en faire une nouvelle version… Bah là aussi, et toujours avec l’historique qui vous permet de restaurer une nouvelle version à partir de l’ancienne !

Chapitre 3 : pourquoi changer vos habitudes ?

Empiler des Capitaines, c’est compliqué ! 😂 Heureusement, le faire avec des fichiers, c’est une autre paire de manche. Pour ces derniers, nous vous conseillons de tirer profit des fonctionnalités offertes par l’outil (que vous payez, rien n’est gratuit).

  • Certains utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à des versions intermédiaires des documents, mais de voir uniquement les versions finalisées => c’est possible
  • Mettre en place un circuit d’approbation avant validation, en version publiée => c’est possible

Vous le comprenez, modifier votre habitude de travail avec les versions de fichiers va vous ouvrir les champs des possibles de la collaboration !

Yoann Kalandyk