Aujourd’hui, à l’ère du digital, il est nécessaire pour toute entreprise de réussir sa transformation numérique.
À ce titre, changer les outils et les process ne suffit pas. Il faut y faire adhérer l’ensemble de ses collaborateurs et les accompagner dans cette transition. C’est ici qu’intervient la conduite au changement, ou plus justement l’accompagnement au changement. Il est en effet fondamental d’accompagner l’humain !
Le négliger revient à prendre des risques : on peut se heurter à de fortes résistances. Notons que résister au changement est humain ! Nous avons tous du mal à modifier nos comportements, par peur de l’inconnu, par manque de motivations ou de compétences, etc. Mais il est possible de limiter cette résistance !
Pourquoi accompagner les utilisateurs dans un changement d'outil ?
L’utilisation de nouveaux outils engendre naturellement une évolution des habitudes de travail et donc des comportements de chacun. On les sort de leur « zone de confort ». Un fait peu apprécié : c’est ce qu’on appelle la résistance au changement. Notons que l’état d’esprit d’un individu – entre l’annonce du changement jusqu’à son acceptation – passe par une série d’émotions. Ce cheminement est décrit ci-dessous par Elisabeth Kübler-Ross, célèbre psychiatre suisse :
Identifiez les freins pour préparer la stratégie
En amont, l’identification des types de résistances va permettre d’adapter sa stratégie d’accompagnement au changement.
Pour lever les freins au changement, il est essentiel d’être à l’écoute des équipes pour mieux comprendre leurs résistances et leurs craintes. Une analyse d’impact du changement et une cartographie des acteurs, permettront d’identifier les écarts entre la situation d’origine et celle attendue, et ainsi de trouver des solutions concrètes pour atténuer les appréhensions. Il est également nécessaire d’impliquer toutes les parties prenantes dans ce processus de transformation.
Donnez du sens au changement
Le manque de compréhension quant à l’intérêt de la transformation, est souvent en cause. Donner du sens au changement limitera donc les frustrations, le dénigrement ou encore les critiques et les plaintes.
Expliquez concrètement aux collaborateurs, quel que soit son niveau hiérarchique, en quoi cette transformation va être bénéfique pour eux comme pour l’entreprise. Par le biais d’une politique de communication constante, vous les aiderez à voir la situation dans son ensemble. Diffusez des informations sur les raisons claires et factuelles du changement.
Quel type de résistance au changement ?
La résistance au changement se manifeste de plusieurs manières, elle peut être psychologique, politique, identitaire, culturelle ou collective.
Au niveau collectif et organisationnel, la crainte de migrer vers un nouveau mode de fonctionnement et de management est très présente. L’inquiétude d’une délocalisation de savoir-faire est également forte.
Au niveau individuel, l’appréhension de l’inconnu, la crainte de ne pas être à la hauteur, le manque de motivation ou la peur de perdre ses avantages personnels ; peuvent démoraliser l’individu si celui-ci n’est pas impliqué dans le changement.
I.D.E.E.S. pour atténuer la résistance au changement
Dès les premières étapes de transformation, il est nécessaire d’impliquer autant que possible les personnes pour qu’elles appréhendent le changement et y participent activement. En effet, les individus acceptent plus facilement le changement lorsqu’ils agissent et contribuent à l’élaboration ainsi que la mise en place de ce dernier.
Chez Solution Obvie, nous avons fait le choix de :
Inspirer
Le processus d’acculturation permet d’atténuer beaucoup d’aspects de la résistance au changement. Pourquoi ne pas proposer des ateliers pour travailler ensemble sur les bénéfices du changement ? Pour donner envie d’y contribuer ? Ou, pour en démontrer les usages ? Ces différents ateliers auront pour objectif d’intéresser les utilisateurs et ils leur permettront de se projeter dans leur futur environnement.
Dessiner
La mise en place d’une analyse d’impact du changement permettra de mesurer la hauteur de la marche multidimensionnelle (outils, organisation…) à franchir pour chaque collaborateur. Cette étape définira le plan d’accompagnement adapté et identifiera les KPI (objectifs à atteindre) pour chaque persona.
Embarquer
Pendant la phase de transition, la motivation du changement au travers d’ateliers, de tables rondes, ou de brainstormings, aura pour objectif d’apaiser la résistance entre la situation initiale et la situation souhaitée. Il est primordial de communiquer ! La construction d’une stratégie du changement permettra de miser sur le collectif pour construire la collaboration de demain.
Effectuer
Les gens ont besoin d’être rassurés. L’équipe projet doit établir la stratégie d’adoption, ce qui signifie de créer une multitude d’actions pour sensibiliser les métiers sur des opportunités et détecter des besoins.
Soutenir
Le changement dans le numérique s’opère très vite, notamment dans Office 365. Pas le temps de digérer un changement qu’un autre pointe son nez à l’horizon. Autrement dit, les entreprises doivent créer une culture du changement pour s’adapter vite aux évolutions. Le partage des succès et les retours d’expériences faciliteront l’émulation. Un accompagnement personnalisé des métiers est à prévoir pour répondre à des besoins spécifiques, développer des opportunités et améliorer l’innovation et la compétitivité.
Conclusion
Pour qu’un changement s’opère dans le temps, il faut qu’il soit accepté et intégré par tous. Il est donc indispensable d’anticiper les réticences des collaborateurs. Lors d’une volonté de transformation numérique dans une entreprise, retenons que l’on ne change pas une organisation, mais les individus qui la composent.
