Remplacer sa GED par SharePoint : ce qu’il faut savoir avant de décider

Introduction

En bref : oui, SharePoint Online peut remplacer une GED (Gestion Électronique des Documents) pour la majorité des besoins d’une PME ou d’une ETI : classement par métadonnées, recherche, gestion des versions, droits d’accès et circuits de validation.

En revanche, SharePoint seul ne suffit pas pour la capture automatique de factures ni pour l’archivage à valeur probante (norme NF Z42-013). Une GED est un logiciel qui capture, classe, retrouve et conserve les documents d’une entreprise tout au long de leur cycle de vie.

De nombreuses entreprises paient aujourd’hui deux outils : une GED dédiée, et un abonnement Microsoft 365 qui inclut déjà SharePoint Online. Remplacer la GED par SharePoint permet alors de réduire les licences et de centraliser les documents là où les équipes travaillent déjà, dans Teams et Office.

SharePoint est-il une vraie GED ?

Oui : SharePoint Online couvre nativement cinq des six fonctions d’une GED (classement, recherche, versions, droits d’accès et cycle de vie). La sixième, la capture automatique des documents (OCR, lecture de factures), demande une option payante ou un outil tiers.

Une GED se juge sur six fonctions. Le tableau ci-dessous indique, pour chacune, ce que SharePoint Online propose sans développement ni module supplémentaire.

La différence avec une GED dédiée ne tient donc pas aux fonctions, mais à la manière de les configurer. Une GED dédiée arrive pré-paramétrée pour un métier (comptabilité, RH, qualité). SharePoint est une boîte à outils : il devient une GED efficace seulement si le plan de classement, les métadonnées et les droits sont conçus en amont. Sans ce cadrage, il reproduit le désordre d’un serveur de fichiers.

SharePoint ou GED dédiée, le comparatif

SharePoint gagne sur le coût de licence, la collaboration et l’intégration à Microsoft 365. Une GED dédiée (Zeendoc, DocuWare, M-Files) garde l’avantage sur la capture automatique des documents et l’archivage à valeur probante. Le bon choix dépend donc de la part de ces deux besoins dans votre activité.

À noter :

• SharePoint natif suffit quand la GED sert surtout à produire, partager et faire valider des documents bureautiques : qualité, RH, contrats, projets.
• SharePoint avec options Microsoft convient quand une partie des flux entrants doit être lue automatiquement, sans multiplier les outils.
• Une GED dédiée reste pertinente quand la capture de factures ou l’archivage probatoire est au cœur du besoin. Elle peut alors cohabiter avec SharePoint, qui garde les documents de travail.

Combien coûte une GED SharePoint ?

Une GED SharePoint ne coûte presque rien en licence si l’entreprise a déjà Microsoft 365 : SharePoint Online est inclus dans tous les abonnements Microsoft 365 Business et Entreprise. Le vrai budget se situe dans le projet : cadrage, migration et formation.

Les licences

SharePoint Online est inclus dans Microsoft 365 Business Basic, Business Standard et Business Premium (jusqu’à 300 utilisateurs), ainsi que dans les offres Entreprise E3 et E5. Deux postes peuvent s’ajouter selon vos besoins :

• La rétention avancée de Microsoft Purview, incluse dans certaines offres ou disponible en option
• L’extraction automatique de données (SharePoint Premium), facturée à l’usage

Le coût du projet

À noter :

• Le projet est un coût unique, la licence d’une GED dédiée est un coût récurrent : plus l’horizon est long, plus SharePoint devient avantageux.

Avantages, limites et cas d’usage

Le principal avantage de SharePoint comme GED est qu’il range les documents là où les équipes travaillent déjà. Sa principale limite est qu’il ne remplace pas un système d’archivage probatoire.

Les avantages

• Un outil déjà payé : pas de licence supplémentaire pour la majorité des usages documentaires.
• La co-édition : plusieurs personnes modifient le même document Word, Excel ou PowerPoint en même temps, sans copies locales.
• Une seule porte d’entrée : les mêmes documents sont accessibles depuis SharePoint, Teams, Outlook et l’explorateur Windows.
• Une base pour Copilot : Microsoft 365 Copilot s’appuie sur les documents stockés dans SharePoint et OneDrive. Des documents bien classés donnent des réponses plus fiables.

Les limites à connaitre

• La capture de factures : SharePoint natif ne lit pas les factures entrantes et n’alimente pas la comptabilité.
• L’archivage probatoire : les stratégies de rétention Purview conservent et suppriment, mais ne garantissent pas une valeur probante au sens de la norme NF Z42-013.
• La gestion des droits à grande échelle : des permissions données document par document deviennent vite impossibles à suivre.
• La dérive sans gouvernance : sans propriétaire par bibliothèque ni règles de nommage, SharePoint redevient un serveur de fichiers.

Trois cas où SharePoint fait le travail

• Qualité et ISO : procédures versionnées, circuit de validation avant publication, une seule version en vigueur visible par tous.
• Ressources humaines : dossiers salariés dans une bibliothèque à accès restreint, avec une durée de conservation par type de document.
• Contrats : métadonnées de date d’échéance et de client, rappel automatique avant renouvellement avec Power Automate.

Migrer sa GED vers SharePoint en 6 étapes

Une migration de GED vers SharePoint réussit quand l’organisation des documents est conçue avant le transfert des fichiers. Les six étapes ci-dessous suivent cet ordre : comprendre l’existant, concevoir, paramétrer, migrer, accompagner.

1. Auditer l’existant.

Mesurez la volumétrie, listez les types de documents (factures, contrats, procédures, dossiers RH) et repérez qui accède à quoi. Profitez-en pour identifier les documents obsolètes à ne pas migrer.

2. Concevoir le plan de classement

Décidez quels sites créer (un par service ou par processus) et quelles bibliothèques y placer. Limitez les dossiers à deux niveaux : le classement fin passe par les métadonnées.

3. Définir les métadonnées et les types de contenu

Chaque type de document reçoit ses propres colonnes. Exemple pour une bibliothèque « Contrats » : Client, Type de contrat (choix), Date de signature, Date d’échéance, Statut (en négociation, signé, résilié). Ces colonnes alimentent ensuite des vues filtrées.

4. Poser la gouvernance

Attribuez les droits par site ou par bibliothèque, jamais document par document. Nommez un propriétaire par bibliothèque, fixez les règles de nommage et les durées de conservation.

5. Migrer et contrôler

Exportez les documents et leurs métadonnées depuis l’ancienne GED, puis importez-les avec l’outil de migration de Microsoft ou un outil tiers. Faites une recette sur un échantillon avant la bascule complète : nombre de fichiers, métadonnées reprises, droits. Voir aussi : migrer ses documents vers SharePoint Online.

6. Accompagner le changement

Formez d’abord quelques ambassadeurs par service, puis les utilisateurs. Gardez l’ancienne GED en lecture seule quelques semaines pour rassurer les équipes.

Les 3 erreurs à éviter

• Recopier l’arborescence de dossiers. Elle reproduit dans SharePoint les défauts de l’ancien système et rend les métadonnées inutiles.
• Oublier les métadonnées à la migration. Des documents importés sans leurs propriétés perdent l’essentiel de leur valeur de recherche.
• Gérer les droits au cas par cas. Les exceptions s’accumulent et plus personne ne sait qui voit quoi.