Article présenté par
Audrey SPRUYT
Certifiée Prosci, passionnée par la nature et experte SharePoint, j’ai à cœur de simplifier le quotidien des équipes en identifiant LA solution Obvie : celle qui allie efficacité numérique et sobriété environnementale.
Introduction
OneDrive et SharePoint permettent tous les deux de stocker, partager et modifier des fichiers dans Microsoft 365. Mais ils ne répondent pas au même besoin : OneDrive est principalement destiné à vos fichiers de travail personnels, tandis que SharePoint est conçu pour les documents qui appartiennent à une équipe ou à l’entreprise.
En pratique, la règle est assez simple : « mes documents » vont dans OneDrive, « nos documents » dans SharePoint.
Alors, où enregistrer un brouillon, un document projet ou une procédure d’entreprise ? Voyons les principales différences entre OneDrive et SharePoint pour choisir rapidement le bon outil.
OneDrive vs SharePoint : les différences en un coup d’œil
OneDrive et SharePoint font tous les deux partie de Microsoft 365 et permettent de stocker des fichiers dans le cloud. La principale différence réside dans l’usage et la propriété des documents.
OneDrive
SharePoint
Usage principal
Fichiers de travail personnels
Documents d’équipe ou d’entreprise
Propriétaire
Un utilisateur
Une équipe ou l’entreprise
Accès par défaut
Privé
Accessible aux membres autorisés
Partage
Plutôt ponctuel
Pensé pour une collaboration durable
Organisation
Vues, dossiers et métadonnées
Bibliothèques, dossiers, métadonnées et vues
Collaboration
Oui
Oui
Synchronisation sur le PC
Oui
Oui, via OneDrive
Microsoft Teams
Fichiers partagés dans les conversations
Fichiers des canaux Teams
La question à se poser est donc : à qui appartient le document ? S’il s’agit de votre fichier de travail, OneDrive est généralement le bon choix. S’il doit appartenir durablement à une équipe ou à l’entreprise, SharePoint est plus adapté.
Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint ?
La différence entre OneDrive et SharePoint ne tient pas vraiment au stockage : les deux permettent d’enregistrer des fichiers dans le cloud, de les partager et de travailler à plusieurs. C’est surtout la manière dont les documents sont utilisés qui change.
OneDrive : pour vos fichiers de travail personnels
OneDrive peut être considéré comme votre espace de travail personnel dans Microsoft 365. Les fichiers que vous y déposez sont privés par défaut, même s’il est possible de les partager avec d’autres personnes.
C’est donc l’endroit adapté pour stocker un brouillon, préparer une présentation ou travailler sur un document qui n’a pas encore vocation à devenir une ressource collective.
SharePoint : pour les documents de l’équipe ou de l’entreprise
SharePoint répond à une logique différente : le document n’appartient plus à une personne, mais à une équipe ou à l’entreprise.
Les fichiers sont regroupés dans des bibliothèques et peuvent être organisés avec des dossiers, des métadonnées, des vues et des droits d’accès. SharePoint est ainsi plus adapté aux documents de projet, procédures internes, modèles, ressources RH ou autres contenus qui doivent rester accessibles et organisés dans le temps.
OneDrive ou SharePoint : lequel utiliser ?
Pour choisir entre OneDrive et SharePoint, posez-vous une question simple : ce document m’appartient-il ou doit-il appartenir à l’équipe ?
Utilisez OneDrive lorsque…
OneDrive est adapté aux documents qui sont encore dans votre espace de travail personnel :
- Un brouillon sur lequel vous travaillez seul
- Une présentation en cours de préparation
- Vos notes et fichiers de travail
- Un document que vous souhaitez partager ponctuellement avec un collègue
Le fait qu’un fichier soit partagé ne signifie donc pas forcément qu’il doit être placé dans SharePoint.
Utilisez SharePoint lorsque…
SharePoint devient plus pertinent lorsque le document constitue une ressource collective et durable :
- Les documents d’un projet
- Une procédure interne
- Des modèles de devis ou de présentation
- Des documents RH accessibles à certaines équipes
- Une documentation technique
- Des fichiers qui doivent rester accessibles même lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise
Un document peut d’ailleurs commencer sa vie dans OneDrive, puis être déplacé vers SharePoint lorsqu’il devient une ressource collective. C’est la logique « Moi → Nous » : je travaille d’abord sur mon document, puis il devient le document de l’équipe.
OneDrive, SharePoint et Teams : comment fonctionnent-ils ensemble ?
Microsoft Teams ajoute parfois de la confusion entre OneDrive et SharePoint. Pourtant, Teams ne remplace ni l’un ni l’autre : il s’appuie sur eux pour stocker les fichiers.
La logique est assez simple :
- Un fichier partagé dans une conversation Teams est stocké dans le OneDrive de la personne qui l’a partagé
- Un fichier déposé dans un canal Teams est stocké dans SharePoint, au sein du site associé à l’équipe
Vous pouvez donc collaborer sur des documents depuis Teams sans forcément ouvrir OneDrive ou SharePoint. En arrière-plan, leur emplacement dépend simplement du contexte : conversation individuelle ou collective, espace personnel ou espace d’équipe.
Conclusion : faut-il choisir entre OneDrive et SharePoint ?
En réalité, il ne faut pas choisir entre OneDrive et SharePoint : les deux outils sont complémentaires.
OneDrive est votre espace de travail personnel, tandis que SharePoint devient le référentiel commun pour les documents qui doivent appartenir à une équipe ou à l’entreprise. L’enjeu est donc surtout de définir des règles de stockage claires pour éviter que les utilisateurs hésitent constamment entre OneDrive, SharePoint et Teams.
La règle « mes documents dans OneDrive, nos documents dans SharePoint » constitue déjà un bon point de départ.
Pour aller plus loin, il est ensuite possible de structurer les espaces SharePoint, les droits d’accès et les usages de Microsoft 365 en fonction de l’organisation et des besoins de chaque entreprise.
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FAQ
OneDrive et SharePoint sont-ils inclus dans Microsoft 365 ?
Oui, OneDrive et SharePoint Online sont inclus dans de nombreuses offres Microsoft 365 destinées aux entreprises. Les fonctionnalités disponibles et les capacités de stockage peuvent toutefois varier selon la licence souscrite.
Peut-on synchroniser les fichiers SharePoint sur son ordinateur ?
Oui. Grâce à l’application OneDrive, une bibliothèque SharePoint peut être synchronisée avec l’Explorateur de fichiers Windows. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux documents SharePoint depuis leur ordinateur, tout en conservant un stockage centralisé dans SharePoint.
Que se passe-t-il avec les fichiers OneDrive lorsqu’un salarié quitte l’entreprise ?
Les fichiers professionnels stockés dans le OneDrive d’un collaborateur ne doivent pas être considérés comme un espace documentaire pérenne pour l’entreprise. Lors d’un départ, l’organisation doit prévoir la récupération ou le transfert des documents nécessaires avant leur suppression définitive.
SharePoint offre-t-il plus de possibilités de gestion documentaire que OneDrive ?
Oui. SharePoint permet notamment de structurer les documents avec des bibliothèques, des métadonnées, des vues, des autorisations ou encore des règles de gestion documentaire. Il est donc plus adapté lorsqu’une entreprise souhaite organiser un volume important de documents au-delà d’une simple arborescence de dossiers.
Peut-on déplacer un fichier de OneDrive vers SharePoint ?
Oui. Un document initialement créé dans OneDrive peut être déplacé vers SharePoint lorsqu’il devient une ressource collective. Cette transition est particulièrement pertinente lorsqu’un brouillon personnel devient, par exemple, un modèle, une procédure ou un document de référence pour toute une équipe.
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