SharePoint : sites, pages et WebParts, quelles différences ?

Quelle différence entre un site, une page et un WebPart SharePoint ?

La différence tient à leur rôle : le site est l’espace d’organisation, la page est un support de présentation, le WebPart est un bloc de cette présentation.

Le site SharePoint regroupe les contenus et organise les accès

Un site rassemble des pages, des bibliothèques de documents et des listes. Il constitue un espace avec une navigation, des responsables et des règles d’accès.

Vous pouvez, par exemple, consacrer un site au travail d’une équipe ou à la diffusion d’informations dans l’entreprise. La création d’un nouveau site engage donc davantage que la mise en ligne d’un texte : quelqu’un devra le gérer, organiser ses contenus et tenir ses accès à jour. Microsoft décrit notamment ce fonctionnement dans sa présentation du site d’équipe SharePoint.

La différence entre site et page SharePoint : l’espace et le sujet

Une page appartient à un site et présente un contenu que vos collègues consultent dans leur navigateur. Elle peut expliquer une procédure, présenter un service ou rassembler les ressources d’un projet.

La page d’accueil est une page particulière : elle sert de point d’entrée. Le site peut aussi contenir une page « Contacts », une page « Vie pratique » ou une page « Nouveaux arrivants ». Ajouter un sujet ne nécessite donc pas automatiquement de créer un site supplémentaire.

Le WebPart ajoute un bloc à la page

Un composant WebPart, parfois écrit « web part », permet de construire le contenu d’une page moderne. Chaque bloc remplit une fonction précise.

Exemple :

• Le composant Texte sert à rédiger un message
• Image à ajouter une illustration
• Liens rapides à présenter des raccourcis.

D’autres composants affichent des actualités ou une bibliothèque. Vous les choisissez selon ce que le lecteur doit lire ou faire. Le catalogue Microsoft des WebParts détaille leurs possibilités.

Exemple : accueillir un nouveau collaborateur

Pour présenter le parcours d’arrivée, vous pouvez créer une page dans un site existant, puis l’équiper des composants utiles. Imaginons un site « Vie de l’entreprise » accessible aux salariés.

Votre page « Accueil des nouveaux collaborateurs » pourrait commencer par un message de bienvenue. Un bloc de liens orienterait ensuite le lecteur vers les démarches à accomplir. Plus bas, des contacts et des documents répondraient aux premières questions.

Le dernier exemple mérite une précision : la bibliothèque stocke les fichiers, le WebPart les affiche dans la page. Vous n’avez pas besoin de déposer une seconde copie du livret pour le rendre visible ici.

Retirer ce WebPart de la page ne supprime pas les fichiers de la bibliothèque. En revanche, supprimer un fichier depuis ce composant, lorsque vos droits le permettent, agit bien sur la bibliothèque. L’affichage peut donc aussi donner accès à des actions. Microsoft précise ce fonctionnement dans son guide du WebPart Bibliothèque de documents.

Faut-il créer un site, une page ou ajouter un WebPart ?

Créez une page pour un nouveau sujet dans un espace adapté, ajoutez un WebPart pour enrichir une page, envisagez un site si le périmètre d’organisation change durablement.

Voici une grille de décision applicable à votre prochain contenu :

Pour trancher, commencez par le public et les responsables du contenu. Le sujet concerne-t-il les mêmes personnes ? Qui en assurera la mise à jour ? Les règles d’accès doivent-elles changer ?

Ce sont des critères d’organisation, pas des limites absolues du logiciel. Une page suit généralement les autorisations héritées de son site, mais des exceptions sont possibles. Pour un périmètre durablement différent, examinez l’organisation du site avant de multiplier les exceptions. La documentation Microsoft explique la gestion du partage et des autorisations.

Comment créer une page SharePoint et ajouter ses composants ?

Depuis le site concerné, créez une nouvelle page, choisissez un modèle, ajoutez vos composants puis publiez le résultat, selon les droits dont vous disposez.

Dans l’interface moderne, le parcours passe généralement par Nouveau, puis Page. Après avoir choisi votre modèle et renseigné le titre, ajoutez les WebParts depuis le volet de contenu ou le bouton +, selon l’interface affichée. Rédigez, organisez les blocs et relisez la page avant publication.

Dernier point : publier une page et l’ajouter à la navigation sont deux opérations distinctes. Prévoyez un lien depuis un emplacement que vos collègues consultent déjà. Une page publiée doit aussi être facile à retrouver. Le guide Microsoft décrit les étapes pour créer et utiliser des pages modernes.