Article présenté par
Audrey SPRUYT
Je suis devenue consultante pour accompagner les organisations et leurs collaborateurs dans l’appropriation des outils M365, avec une approche humaine, concrète et durable.
Introduction
Vous souhaitez mentionner quelqu’un sur Microsoft Teams pour attirer son attention sur un message ? Teams propose 5 façons principales d’utiliser les @mentions : mentionner une personne avec @Nom, un groupe de collaborateurs avec une balise, les membres d’un canal, une équipe entière, ou tous les participants d’une conversation avec @everyone.
Ces différentes mentions répondent à des besoins bien distincts. Solliciter directement un collègue n’a pas le même impact que notifier plusieurs dizaines de personnes dans une équipe. Et surtout, toutes les @mentions ne sont pas aussi pertinentes selon la situation.
Dans cet article, nous allons voir comment utiliser ces 5 types de mentions dans Teams, mais aussi leurs avantages, leurs limites et les bonnes pratiques à adopter pour attirer l’attention des bonnes personnes sans générer de notifications inutiles.
Mentionner une personne dans Teams avec @Nom
La façon la plus simple de mentionner quelqu’un sur Teams consiste à utiliser le symbole @ suivi de son nom. Cette méthode permet d’attirer directement l’attention d’un utilisateur sur un message précis.
Pour mentionner une personne dans une conversation ou un canal Teams :
- Saisissez
@dans votre message. - Commencez à écrire le nom ou le prénom de la personne.
- Sélectionnez l’utilisateur correspondant dans la liste proposée par Teams.
- Rédigez votre message puis envoyez-le.
Par exemple : @John Duff Peux-tu vérifier ce document avant la réunion ?
La personne mentionnée voit son nom apparaître directement dans le message et reçoit une notification associée à cette mention. C’est donc particulièrement utile lorsqu’un message nécessite son attention ou une action de sa part.
Avantages de la méthode
La mention @Nom est la méthode la plus précise pour solliciter un collaborateur dans Teams. Contrairement aux mentions destinées à un groupe, elle permet d’attirer l’attention d’une personne sans générer de notifications auprès des autres membres de la conversation ou du canal.
Elle est particulièrement adaptée pour poser une question, demander une validation, attribuer une action ou solliciter une réponse dans une conversation impliquant plusieurs personnes.
Limites de la méthode
La mention individuelle devient moins pratique dès que plusieurs personnes doivent être sollicitées. Mentionner successivement cinq ou dix collaborateurs alourdit le message et multiplie les notifications individuelles.
Il faut également éviter de mentionner systématiquement une personne dans chaque message. Une @mention est avant tout un moyen d’attirer son attention : si elle est utilisée sans réelle nécessité, les notifications deviennent rapidement contre-productives.
Mentionner plusieurs personnes avec une balise Teams
Lorsque vous devez régulièrement mentionner plusieurs personnes dans Teams, les balises permettent d’éviter d’identifier chaque utilisateur individuellement. Une balise regroupe plusieurs membres d’une équipe sous un même nom, généralement selon leur rôle, leur service ou leur fonction.
Vous pouvez par exemple créer une balise @Commercial, @Managers ou @Support. Lorsque cette balise est mentionnée, les membres qui lui sont associés reçoivent une notification, comme s’ils avaient été mentionnés individuellement.
Pour créer une balise dans Microsoft Teams :
- Accédez à l’équipe concernée et cliquez sur les trois points (…) à côté de son nom.
- Sélectionnez Gérer les balises.
- Cliquez sur Créer une balise.
- Donnez-lui un nom facilement identifiable, comme
Commercial,SupportouManagers. - Ajoutez les membres de l’équipe qui doivent appartenir à ce groupe, puis validez la création.
Une fois la balise créée, vous pouvez l’utiliser dans vos conversations en saisissant @suivi de son nom. Par exemple, @Support permet de mentionner en une seule fois tous les membres associés à cette balise.
À savoir : selon les paramètres définis dans Teams, la possibilité de créer et de gérer des balises peut être réservée aux propriétaires de l’équipe.
Une balise personnalisée peut servir à démarrer une nouvelle conversation de groupe : on saisit la balise dans le champ des destinataires et Teams ajoute ses membres à la conversation.
Le principal avantage des balises est de pouvoir cibler un groupe précis sans notifier toute une équipe.
Les balises sont particulièrement intéressantes pour les groupes fonctionnels qui interviennent régulièrement dans les mêmes conversations : commerciaux, managers, techniciens, chefs de projet, membres d’un comité, etc.
Les balises nécessitent un minimum d’administration. Il faut les créer, leur attribuer les bons utilisateurs et surtout les maintenir à jour lorsque l’organisation évolue.
Une balise obsolète peut rapidement devenir contre-productive : un nouveau collaborateur risque de ne pas recevoir une information qui le concerne, tandis qu’une personne ayant changé de fonction peut continuer à recevoir des notifications inutiles.
Elles sont également moins pertinentes pour un groupe ponctuel qui ne sera sollicité qu’une seule fois. Dans ce cas, mentionner directement les quelques personnes concernées reste souvent plus simple.
Mentionner les membres d’un canal Teams
Pour mentionner un canal dans Teams, le fonctionnement est similaire aux balises présentées précédemment : saisissez @ suivi du nom du canal, puis sélectionnez-le dans les suggestions proposées par Teams.
Par exemple, @Marketing permet d’attirer l’attention des membres du canal Marketing sur une publication.
À savoir : il peut arriver que la mention d’un canal Teams ne génère pas de notification aux utilisateurs associés, ce qui réduit son utilité…
La mention @Canal est pratique lorsqu’une information concerne l’ensemble des membres d’un canal, sans avoir à mentionner toute l’équipe Teams.
Elle doit cependant être utilisée avec parcimonie. Si seules quelques personnes sont réellement concernées, une balise ou une mention individuelle sera plus précise et évitera de solliciter inutilement les autres membres.
Mentionner tous les membres d’une équipe Teams
Pour attirer l’attention de tous les membres d’une équipe Teams, saisissez @ suivi du nom de l’équipe, puis sélectionnez-la dans les suggestions.
Le fonctionnement est donc similaire à celui d’une balise ou d’une mention de canal, mais avec une portée beaucoup plus large : la mention concerne cette fois l’ensemble de l’équipe.
La mention @Équipe est utile pour diffuser une information importante qui concerne réellement tous ses membres : une annonce générale, un changement majeur ou une information nécessitant l’attention de chacun.
Son principal inconvénient est justement sa portée. Dans une équipe comprenant plusieurs dizaines de collaborateurs, une seule mention peut générer de nombreuses notifications. Utilisée trop fréquemment, elle risque de banaliser les @mentions et de réduire leur efficacité.
Mentionner tout le monde dans une conversation Teams avec @everyone
Dans une conversation de groupe Teams, vous pouvez utiliser @everyone pour attirer l’attention de tous les participants en une seule fois.
Contrairement à @Équipe ou @Canal, cette mention concerne les conversations privées de groupe. Il suffit de saisir @everyone dans votre message et de sélectionner la mention proposée par Teams.
@everyone est pratique lorsqu’une information concerne réellement tous les participants d’une conversation : changement d’horaire, décision importante, demande urgente ou information nécessitant une réponse collective.
Son principal défaut est son caractère intrusif. Dans une conversation comprenant de nombreux participants, son utilisation génère une notification pour l’ensemble du groupe et peut rapidement devenir agaçante si elle est répétée.
Quelle mention Teams utiliser selon la situation ?
Toutes les @mentions de Microsoft Teams permettent d’attirer l’attention d’autres utilisateurs, mais elles ne ciblent pas la même audience. Voici quelle mention privilégier selon votre besoin :
Votre besoin
Mention à utiliser
Notre recommandation
Solliciter une personne précise
@Nom
Idéal pour une question, une action ou une validation individuelle
Solliciter un groupe défini
@Balise
À privilégier pour les groupes fonctionnels régulièrement sollicités
Attirer l’attention d’un canal
@Canal
À réserver aux informations importantes pour l’ensemble du canal
Informer toute une équipe
@Équipe
À utiliser avec parcimonie en raison du nombre de personnes notifiées
Interpeller tous les participants d’un chat
@everyone
À réserver aux messages qui concernent toute la conversation
Quelle est la meilleure façon de mentionner quelqu’un sur Teams ?
Il n’existe pas une mention meilleure que les autres : la bonne méthode est celle qui cible uniquement les personnes ayant réellement besoin de voir le message.
Dans la pratique, privilégiez @Nom pour une personne et les balises pour des groupes récurrents. Les mentions @Canal, @Équipe et @everyone doivent être utilisées plus ponctuellement, car elles sollicitent un nombre plus important d’utilisateurs.
Une règle simple peut guider vos usages : plus une @mention touche de personnes, plus le message doit justifier leur attention.
FAQ
Peut-on désactiver les mentions @Équipe et @Canal dans Teams ?
Oui. Les propriétaires d’une équipe peuvent contrôler l’utilisation des mentions @Équipe et @Canal depuis les paramètres de l’équipe. Cela permet notamment d’éviter que tous les membres puissent générer des notifications à grande échelle.
Pourquoi une @mention ne fonctionne-t-elle pas dans Teams ?
Plusieurs raisons peuvent empêcher une mention de fonctionner : les mentions d’équipe ou de canal peuvent être désactivées, l’utilisateur recherché peut ne pas appartenir à l’espace concerné ou certaines fonctionnalités peuvent être limitées par les paramètres définis par l’organisation.
Peut-on utiliser une balise Teams dans une conversation privée ?
Une balise est rattachée à une équipe. Elle peut notamment être utilisée pour mentionner un groupe dans les canaux de cette équipe. Dans les conversations privées, une balise peut servir à démarrer une nouvelle conversation avec les personnes qui lui sont associées, mais elle ne permet pas de mentionner ce groupe dans une conversation existante comme dans un canal.
Qui peut créer et gérer les balises dans Teams ?
Les propriétaires d’une équipe peuvent gérer les personnes autorisées à créer des balises. Selon la configuration choisie, leur création peut donc être réservée aux propriétaires ou être accessible aux membres de l’équipe.
Peut-on empêcher Teams de nous notifier lors d’une @mention ?
Les utilisateurs disposent de paramètres permettant de personnaliser une partie des notifications reçues dans Teams. Il faut toutefois distinguer les notifications classiques d’un canal des @mentions, spécifiquement conçues pour attirer l’attention de l’utilisateur. Le comportement peut donc varier selon le type de mention et les paramètres appliqués par l’organisation.
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Ressources utilisées
Computerworld — Microsoft Teams Cheat Sheet
Un guide récemment actualisé qui recommande d’utiliser les @mentions de manière stratégique : personne pour une sollicitation ciblée, canal lorsque tous ses membres sont concernés et équipe avec parcimonie.
ShareGate – Microsoft Teams channels: Everything you need to know
ShareGate aborde notamment la gestion des canaux et des notifications.
jumpto365 — Microsoft Teams Tutorial
jumpto365 est spécialisé dans l’écosystème Microsoft 365. Son guide explique notamment l’intérêt de la @mention individuelle : générer une notification spécifique et faire ressortir visuellement le nom de la personne dans le message.
Microsoft Learn — Gérer les balises dans Microsoft Teams
Une source technique qui détaille les balises personnalisées, automatiques et basées sur Shifts, ainsi que leur administration.
Microsoft Support — Utiliser les @mentions pour attirer l’attention d’une personne
La référence officielle pour comprendre le fonctionnement des mentions individuelles, d’équipe, de canal et @everyone.
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