Sommaire
Utiliser les sections repliables dans SharePoint
Créer une FAQ avec une liste SharePoint ou Microsoft Lists
Construire une base de connaissances avec les pages SharePoint
Utiliser le composant Questions-réponses de Microsoft Loop
Organiser une FAQ avec les titres réductibles dans Microsoft Loop
Générer une FAQ avec le WebPart FAQ et Microsoft 365 Copilot
Présenté par
Olivier DUTERTE
Je suis prêt à relever n’importe quel défi et à défendre la justice du salarié face au dictate de l’informatique ! J’anticipe la résistance et j’engage les bonnes actions pour garantir la réussite du changement.
Pour créer une FAQ dans SharePoint, vous pouvez utiliser des sections repliables, une liste SharePoint, des pages de site, Microsoft Loop ou le WebPart FAQ avec Copilot. Le bon choix dépend du volume de questions, du besoin de collaboration et du niveau de détail attendu dans les réponses.
Une FAQ SharePoint centralise les questions fréquentes des collaborateurs et leur apporte des réponses fiables, accessibles et faciles à mettre à jour. Elle peut servir de centre d’aide interne, de base de connaissances, de page d’onboarding ou de complément à un intranet Microsoft 365.
Pourquoi créer une FAQ dans SharePoint ?
Les équipes RH, IT, communication interne ou support reçoivent souvent les mêmes demandes : accéder à un outil, trouver une procédure, contacter le bon interlocuteur ou appliquer une règle interne. Une FAQ transforme ces questions récurrentes en information organisée et disponible au bon moment.
Elle aide à centraliser l’information, améliorer la recherche sur l’intranet, réduire les demandes répétitives, faciliter l’onboarding et partager les connaissances entre équipes. Désignez un responsable par thème afin de vérifier régulièrement les réponses.
Utiliser les sections repliables dans SharePoint
Les sections repliables, parfois appelées sections réductibles ou collapsible sections, constituent l’une des solutions les plus simples pour créer une FAQ SharePoint visuelle.
Le principe est proche d’une FAQ en accordéon : la question apparaît dans le titre de la section et le lecteur clique dessus pour afficher la réponse. Celle-ci peut contenir du texte, des liens, des images, une vidéo ou d’autres WebParts SharePoint.
Quand choisir cette solution ?
Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque votre FAQ comporte un nombre limité de questions et que les réponses sont relativement stables.
Vous pouvez l’utiliser pour :
- Une FAQ RH sur le télétravail, les congés ou les avantages salariés
- Une page d’aide liée à un événement interne
- Un guide de prise en main d’un outil métier
- Une FAQ d’onboarding
- Une page d’assistance sur un site de communication SharePoint
Les avantages
- Mise en œuvre rapide, sans développement
- Rendu clair et accessible
- Lecture agréable, y compris sur mobile
- Liberté de mise en forme dans les réponses
- Très bonne option pour une FAQ courte sur un intranet SharePoint
La limite
Lorsque le nombre de questions augmente, la page peut devenir difficile à maintenir. Si plusieurs équipes doivent contribuer à la FAQ ou si vous avez besoin de filtrer les réponses par catégorie, une liste SharePoint sera plus pertinente.
Créer une FAQ avec une liste SharePoint ou Microsoft Lists
Pour une FAQ plus structurée et collaborative, utilisez une liste SharePoint ou Microsoft Lists. Cette solution est idéale pour gérer de nombreuses questions-réponses, répartir les responsabilités et organiser les contenus avec des métadonnées.
Vous pourrez ensuite créer des vues par catégorie, filtrer les contenus ou afficher la liste sur une page de votre site intranet. Créez une liste avec, par exemple, les colonnes suivantes :
| Colonne | Utilité |
|---|---|
| Question | Question formulée par le collaborateur |
| Réponse | Réponse validée et publiée |
| Catégorie | RH, informatique, finance… |
| Public concerné | Tous les collaborateurs, managers, nouveaux arrivants… |
| Propriétaire | Personne responsable de la qualité de la réponse |
| Date de révision | Personne responsable de la qualité de la réponse |
| Statut | Publié ou non |
Pourquoi utiliser Microsoft Lists pour une FAQ ?
Microsoft Lists permet de transformer une simple foire aux questions en contenu organisé et gouverné. Chaque réponse peut être attribuée à un expert, validée avant publication et revue régulièrement.
Cette méthode est particulièrement utile si vous souhaitez :
- Gérer une base de connaissances SharePoint avec plusieurs contributeurs
- Classer les réponses par thème ou par population
- Suivre les questions en attente de réponse
- Mettre en place un processus de validation
- Notifier automatiquement un responsable lorsqu’une réponse doit être revue
Construire une base de connaissances avec les pages SharePoint
Certaines questions nécessitent davantage qu’une réponse de quelques lignes. Une procédure peut inclure des captures d’écran, une vidéo, plusieurs étapes, des liens vers des documents ou des consignes propres à un métier.
Dans ce cas, créez une base de connaissances avec les pages SharePoint. Chaque page répond à une question ou traite un sujet précis.
Voici quelques exemples de pages utiles :
- Comment demander un nouvel ordinateur ?
- Comment déclarer un incident informatique ?
- Comment partager un document avec un partenaire externe ?
Pourquoi choisir cette solution ?
La page principale de votre FAQ peut alors jouer le rôle de point d’entrée : elle présente les catégories, met en avant les sujets populaires et oriente les collaborateurs vers les pages détaillées.
Les pages SharePoint sont particulièrement pertinentes pour une FAQ qui évolue vers une véritable base de connaissances. Elles permettent d’ajouter :
- Des procédures pas à pas
- Des vidéos Stream
- Des documents à consulter ou télécharger
- Des liens vers Teams, Forms ou Power Apps
- Des images et captures d’écran
- Des WebParts pour enrichir l’expérience de lecture
Utiliser le composant Questions-réponses de Microsoft Loop
Microsoft Loop peut être une excellente solution pour créer une FAQ collaborative, notamment au sein d’une équipe projet ou pendant une phase de conduite du changement.
Son composant Questions-réponses, ou Q&A, permet de recueillir les interrogations, de les organiser et de construire les réponses collectivement. Les membres d’une équipe peuvent enrichir le contenu au fil des échanges, puis publier une version validée dans SharePoint.
Quand utiliser une FAQ dans Loop ?
Microsoft Loop convient particulièrement pour :
- Préparer le déploiement d’un nouvel outil Microsoft 365
- Recueillir les questions avant une formation
- Organiser une FAQ projet avec plusieurs experts
- Centraliser les interrogations liées à une transformation interne
- Co-construire une première version de la base de connaissances
Loop est donc très utile dans une phase de préparation ou de collaboration active. Pour une FAQ durable, accessible à toute l’organisation et intégrée à l’intranet, il est généralement préférable de publier les réponses validées sur une page SharePoint.
Organiser une FAQ avec les titres réductibles dans Microsoft Loop
Microsoft Loop propose également des titres réductibles, ou collapsible headings. Le fonctionnement se rapproche des sections repliables de SharePoint : un titre contient une question et les éléments placés sous ce titre forment la réponse.
Cette solution convient aux équipes qui travaillent déjà dans Loop et qui veulent structurer rapidement une page de questions-réponses sans créer immédiatement une page SharePoint complète.
Quand choisir cette solution ?
Les titres réductibles dans Loop sont utiles pour :
- Une FAQ de réunion
- Un document de préparation à un atelier
- Une page de questions fréquentes pour une équipe projet
- Un espace de travail temporaire avant publication sur l’intranet
- Une documentation collaborative à enrichir progressivement
Cette méthode est plus simple qu’une base de connaissances complète, mais elle reste avant tout orientée vers la collaboration. Si votre objectif est de proposer un centre d’aide accessible à tous les collaborateurs, privilégiez ensuite SharePoint comme espace de publication.
Générer une FAQ avec le WebPart FAQ et Microsoft 365 Copilot
Le WebPart FAQ permet de créer et de gérer une FAQ directement sur une page SharePoint avec l’aide de Microsoft 365 Copilot. Il peut s’appuyer sur des contenus existants afin de proposer des catégories, des questions et des réponses.
Cette solution est particulièrement pertinente si votre organisation possède déjà un corpus documentaire conséquent, mais que l’information est dispersée entre des fichiers Word, PowerPoint, PDF, pages SharePoint ou contenus Loop.
Comment créer une FAQ avec Copilot dans SharePoint ?
- Créez ou modifiez une page SharePoint.
- Ajoutez le WebPart FAQ.
- Sélectionnez les documents ou contenus qui serviront de sources.
- Précisez le contexte de la FAQ : politique interne, produit, événement ou processus.
- Générez des propositions de questions-réponses avec Copilot.
- Vérifiez, corrigez et complétez chaque réponse.
- Publiez la page une fois les contenus validés.
Les avantages
- Accélérer la création d’une première version de FAQ
- Valoriser des documents existants
- Structurer des contenus dispersés
- Générer des catégories, questions et réponses
- Ajouter le WebPart dans différentes zones d’une page SharePoint
- Réduire le temps de préparation d’une base de connaissances
Quelle méthode choisir pour votre FAQ SharePoint ?
| Votre besoin | Méthode recommandée |
|---|---|
| Publier une FAQ courte et visuelle | Sections repliables SharePoint |
| Gérer de nombreuses questions et plusieurs contributeurs | Listes SharePoint ou Microsoft Lists |
| Créer une base de connaissance riche | Pages SharePoint |
| Préparer une FAQ avec une équipe projet | Composant Questions-réponses Microsoft Loop |
| Structurer un contenu collaboratif dans Loop | Titres réductibles Microsoft Loop |
| Transformer des documents existants en FAQ | WebPart FAQ avec Microsoft 365 Copilot |
Le conseil Solution Obvie
Ne commencez pas par choisir l’outil. Commencez par analyser les questions réellement posées aux équipes RH, IT, support ou communication interne.
Pour une FAQ de moins de vingt questions, une page SharePoint avec sections repliables est souvent suffisante. Pour un volume plus important, préférez Microsoft Lists afin de classer les réponses, désigner un propriétaire et planifier leur mise à jour. Si les réponses deviennent longues ou intègrent des procédures, faites évoluer la FAQ vers une base de connaissances avec des pages SharePoint.
Une FAQ SharePoint n’est pas une page figée. Elle doit évoluer avec les outils, les procédures et les besoins des collaborateurs.
FAQ
Peut-on créer une FAQ SharePoint sans Copilot ?
Oui. Les sections repliables, les listes SharePoint, les pages de site et Microsoft Loop permettent de créer une FAQ sans licence Copilot. Copilot est surtout utile pour accélérer la génération d’une première version à partir de contenus existants.
Quelle est la meilleure solution pour une FAQ collaborative ?
Microsoft Lists est souvent la solution la plus adaptée à une FAQ collaborative et durable. Elle permet d’organiser les questions, les réponses, les catégories, les propriétaires et les dates de révision.
Microsoft Lists peut-il servir de base de connaissances ?
Oui, Microsoft Lists peut constituer la source structurée d’une base de connaissances. Pour les réponses longues, les tutoriels ou les contenus illustrés, il est préférable de relier la liste à des pages SharePoint détaillées.
Comment garder une FAQ SharePoint à jour ?
Attribuez chaque catégorie à un responsable, définissez des dates de révision et alimentez régulièrement la FAQ à partir des demandes réellement reçues par les équipes support, RH ou IT.
Créez une FAQ adaptée à vos usages Microsoft 365
Créer une FAQ dans SharePoint permet de rendre l’information plus accessible, de limiter les demandes répétitives et de renforcer l’adoption des outils Microsoft 365. Sections repliables, Microsoft Lists, pages SharePoint, Loop ou Copilot : chaque solution répond à un besoin différent.
Vous souhaitez créer et structurer un intranet ?
Solution Obvie vous accompagne dans la conception, la gouvernance et le déploiement d’usages SharePoint adaptés à vos équipes.
Ressources utilisées
Comment utiliser Copilot pour créer une FAQ interne sur SharePoint
Identification des questions fréquentes, génération à partir de documents, validation et cycles de mise à jour.
Create an FAQ in SharePoint Online
Utile pour la méthode basée sur les pages modernes, les ancres et la navigation interne au sein d’une FAQ longue.
How to Create an FAQ Page in SharePoint Online, and Is It Worth the Effort?
Apporte un regard complémentaire sur les limites d’une FAQ SharePoint classique et sur l’importance de la facilité de consultation pour les utilisateurs.
SharePoint intranet best practices
Entretien approfondi avec Sue Hanley sur la création d’un intranet utile : partir des besoins utilisateurs, écrire des contenus courts et scannables, organiser les métadonnées, gérer les droits et tester l’utilisabilité.
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