Utilisateur avancée de SharePoint, parfois, vous pourriez être confronté à faire un choix entre une Liste ou une Bibliothèque SharePoint. Cet article a pour vocation de vous éclairer sur le sujet.
La liste
On commence par la liste, à laquelle on pense rarement. Une manière simple est de la comparer à une feuille de calcul Excel disponible dans un format Web. On retrouve une donnée structurée avec des Métadonnées/Metadatas/Colonnes/Propriétés (barrer les mentions inutiles) qui peuvent être triées et filtrées. En plus de ça, SharePoint nous apporte des versions pour voir l’évolution de notre élément (qui n’a pas rêvé d’une gestion de versions pour chaque ligne de données d’une feuille de calcul Excel) ainsi que la possibilité d’y attacher des fichiers (ça aussi, dis donc, j’en ai rêvé).
En résumé, on construit un fichier de données Excel, sans Excel, mais avec plein d’options en plus.
Voici des cas d’usages qui correspondent à l’utilisation d’une liste :
- Liste de tâches
- Liste de réponses d’un formulaire Forms
- Liste de demandes de déplacement / location de voiture
- Liste de contacts
- Liste d’événements
TIPS du Capitaine : vous pouvez utiliser cette liste dans l’application « List » sur votre appareil mobile.
La bibliothèque
La bibliothèque va permettre le stockage des fichiers. Comme dans une liste, le fichier peut être aussi structuré avec des Métadonnées/Métadatas/Colonnes/Propriétés (selon votre préférence) et possède aussi des versions. On peut aussi attribuer les mêmes Métadonnées à un groupe de documents grâce au type de contenu « Ensemble de document ». Celui-ci va permettre de créer un dossier et d’associer les Métadonnées à ce dernier à tous les fichiers enfants qui le composeront.
On vient créer une bibliothèque quand notre information est structurée et basée sur un fichier. Voici des cas d’usages qui correspondent à l’utilisation d’une bibliothèque :
- Bibliothèque d’images
- Bibliothèque de factures
- Bibliothèque de vidéos
- Bibliothèque de suivi de dossier d’un SAV
Précision du Capitaine : il n’existe pas d’application bibliothèque (contrairement à celle des listes).
En bref
La principale question à se poser si on hésite entre une bibliothèque et une liste est la suivante :
Est-ce que ma donnée est forcément déterminée par un unique fichier ?
- Si oui => alors l’utilisation d’une bibliothèque est recommandée.
- Si non => cela veut dire qu’une liste – avec des éléments qui pourront avoir un ou plusieurs fichiers en pièces jointes – est plus adaptée.
Les documents stockés en tant que pièces jointes dans une liste ne bénéficieront pas des fonctionnalités des bibliothèques comme l’extraction ou encore le versionning. Dans ce cas, on verra donc les pièces jointes comme étant l’une des Metadatas qui structurent l’élément.
Henri Desmet
Pour en savoir plus
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