Que répond un capitaine à la demande de collecter des fichiers d’utilisateurs externes avec OneDrive et Sharepoint ?
Cap sur la « Demande de fichiers » (ou « Request Files ») de Microsoft !
En tant que Responsable de ressources humaines, je suis amené à demander à des candidats des pièces justificatives ou des compléments à des Curriculum Vitae. Mais comment récupérer ces fichiers d’externes à l’entreprise avec OneDrive et SharePoint ?
Rien de plus simple :
- Le candidat m’envoie les éléments par la poste (vive les années 1980)
- Le candidat m’envoie les éléments par mail (bienvenue dans les 2000)
- Le candidat m’envoie les éléments via Smash ou WeTransfer (ça ne va pas plaire à certains)
Microsoft 365 nous offre une nouvelle possibilité : la « requête de fichier ».
Dis DocObvie, comment ça marche ?
Démonstration
Pour collecter des fichiers d’utilisateurs externes avec OneDrive et SharePoint, il faut sélectionner un dossier dans OneDrive. Puis, vous verrez apparaître dans le ruban le bouton « Demande de fichier » :
En appuyant sur le bouton il est demandé de rentrer une brève description. Puis, un lien à partager est généré. La personne qui ouvre le lien se verra afficher l’écran suivant :
Une fois les informations remplies, la confirmation du bon chargement des fichiers est affichée :
Et le fichier est disponible dans le dossier ! L’auteur du fichier sera affiché comme ceci :
Ça paraît trop simple, ça cache forcément quelque chose… Oui. Pour activer cette fonctionnalité, il faut que votre stratégie de partage externe soit la plus permissive possible dans le centre d’administration SharePoint :
Caramba !!! C’est la porte ouverte à toutes les fenêtres Windows….
À l’heure où nous écrivons, si cette fonctionnalité vous intéresse, il faut revoir votre gouvernance SharePoint et OneDrive pour intégrer cette contrainte, et d’inverser les niveaux de permissivité desdits sites.
En reprenant le contexte d’un service de Ressources Humaines ayant besoin de cette fonctionnalité, un compte « générique » pourrait être sacrifié pour cet usage collaboratif. Pour un usage généralisé, on ne peut que vous conseiller de former et de sensibiliser vos usagers aux risques de ce type de paramétrage.
Pour rappel, il est toujours possible de monter le niveau de sécurité sur le partage externe de chaque site. De même, il est aussi possible de relever le niveau de partage externe pour chaque OneDrive.
On vous invite à vous rapprocher de votre copain PowerShell pour automatiser cela dans un premier temps. Si vous avez des outils de gouvernance, certains doivent déjà intégrer cette nouveauté. Et si ce n’est pas votre ami, un Capitaine Obvie pourra vous aider 😊
Henri Desmet / Yoann Kalandyk
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