L’automatisation de processus n’est pas réservée aux services informatiques, en effet, afin d’alléger les tâches rébarbatives, il est possible d’automatiser des actions rébarbatives relatives à la gestion et à l’animation de sites SharePoint, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Apprenez maintenant à générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate !
Dans notre cas prenons l’exemple d’un site SharePoint contenant un glossaire définissant des termes relatifs à l’intelligence artificielle et à la gestion des données avec une page permettant de rechercher et filtrer tous les termes.
Démonstration du fonctionnement de l’automatisation
Le processus “classique” de création des termes se résume ainsi :
L’équipe métier créé une page par terme avec un titre, un paragraphe contenant la définition et une image
Ils classifient ensuite la page à l’aide de métadonnées (Terme, Définition courte, définition longue et colonne initiale du terme calculée)
Le moteur de recherche indexe les pages
La création et l’ajout de termes au glossaire est longue et rébarbative, mais alors comment s’affranchir de ces actions ?
Grâce à PowerAutomate et aux listes SharePoint, ce processus peut être simplifié.
Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate : il faut créer une liste !
Il faut d’abord créer une liste SharePoint avec plusieurs colonnes (Terme, Définition courte, définition longue, illustration et colonne initiale du terme calculée)
Créer le flux PowerAutomate
Un flux PowerAutomate se déclenche à la création d’un nouvel élément de liste et vient créer et publier la page et vient renseigner toutes les métadonnées nécessaires à l’indexation et à la recherche.
Concrètement, comment gérer la création des pages via PowerAutomate ? Et bien, les outils développeur de votre navigateur vous seront très utiles.
Création d’une page modèle depuis une site SharePoint :
Avant de publier la page, il faut maintenant ouvrir les outils de développement du navigateur, puis cliquer sur “publier”, concrètement, lorsque vous publiez une page, un appel API est fait pour publier la page, depuis l’onglet “Network” des outils de développement, il est possible de consulter le contenu envoyé à cette API.
En utilisant les actions Rest SharePoint dans PowerAutomate nous allons pouvoir exploiter ce code :
La première étape consiste à créer la page en elle-même en la nommant avec le titre récupéré depuis la liste SharePoint puis à récupérer son identifiant.
Ensuite, il faut passer la page en édition et utiliser le code récupéré à l’étape 2 pour remplir les différentes webparts.
Pour finir, il faut mettre à jour les métadonnées sur la page puis la publier.
Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate : pour aller plus loin
Vous savez maintenant comment générer des pages SharePoint avec PowerAutomate. Il est possible d’ajouter des contrôles dans PowerAutomate pour gérer les caractères spéciaux et autres sauts de lignes. Ce processus de création automatique est réplicable à l’infini et ce pour tous types de profils métiers ou informatiques.
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SharePoint est une plateforme collaborative qui permet de créer et de gérer des sites web pour partager des informations et des documents au sein d’une entreprise. Comment partager l’accès au site SharePoint et son contenu (aux documents) ? Cet article a été rédigé par CoPilot.
Il existe deux façons principales de donner accès à un site SharePoint : ajouter des membres à un groupe ou partager un site. Partager un site SharePoint et son contenu peut se faire selon vos préférences
Quelles sont les différences entre ces deux options et quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ? Cet article vous propose un comparatif pour vous aider à choisir la méthode la plus adaptée à vos besoins.
Ajouter des membres dans un site SharePoint partagé
Ajouter des membres consiste à inviter des personnes à rejoindre un groupe SharePoint lié à un site. Les membres du groupe ont un niveau d’autorisation défini par le propriétaire du site, qui peut être modifié à tout moment. Les avantages de cette méthode sont :
Elle permet de gérer facilement les permissions des utilisateurs en fonction de leur rôle et de leur responsabilité.
Elle facilite la communication et la collaboration entre les membres du groupe,
Elle offre une meilleure sécurité, car les membres du groupe doivent se connecter avec leur compte pour accéder au site.
Les inconvénients de cette méthode sont :
Elle nécessite de créer et de maintenir un groupe SharePoint pour chaque site, ce qui peut être fastidieux et complexe.
Elle limite l’accès au site aux seuls membres du groupe, ce qui peut être problématique si vous souhaitez partager des informations avec des personnes extérieures à l’organisation ou à la plateforme.
Elle peut entraîner une surcharge de notifications et de messages pour les membres du groupe, qui doivent gérer plusieurs canaux de communication.
Partager un site
Partager un site SharePoint et son contenu consiste à envoyer un lien d’accès à des personnes qui ne font pas partie du groupe SharePoint lié au site. Les personnes qui reçoivent le lien peuvent accéder au site sans avoir besoin de se connecter ou de rejoindre le groupe.
Les avantages de cette méthode sont :
Elle permet de partager rapidement et facilement des informations et des documents avec des personnes qui ne sont pas membres du groupe SharePoint, comme des clients, des partenaires ou des fournisseurs.
Elle offre une plus grande flexibilité, car le propriétaire du site peut choisir le type de lien à envoyer (lecture seule, modification, expiration, etc.) et le révoquer à tout moment.
Elle réduit le nombre de groupes SharePoint à créer et à gérer, ce qui simplifie l’administration de la plateforme.
Les inconvénients de cette méthode sont :
Elle pose des risques de sécurité, car le lien peut être transmis à des personnes non autorisées ou malveillantes, qui peuvent accéder au site sans contrôle.
Elle limite la collaboration, car les personnes qui accèdent au site par le lien ne peuvent pas utiliser les outils de communication et de travail d’équipe intégrés à SharePoint.
Elle rend difficile le suivi des modifications et des activités sur le site, car les personnes qui accèdent au site par le lien ne sont pas identifiées par leur nom ou leur compte.
Conclusion
En conclusion, il n’existe pas de méthode universelle pour donner accès à un site SharePoint.
Il faut choisir en fonction du contexte, des objectifs et des besoins de chaque projet.
Ajouter des membres est plus adapté pour les sites qui nécessitent un haut niveau de sécurité, de collaboration et de gestion des permissions.
Partager un site est plus adapté pour les sites qui visent à diffuser des informations et des documents à un large public, sans besoin de contrôle ou de suivi.
La transformation numérique passera aussi par la voie législative et imposera à chaque entreprise établie en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Alors, comment gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365 ?
Cette loi existe mais est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.
Néanmoins tout entrepreneur se doit d’anticiper un minimum de ce type d’usage qui se démocratise de plus en plus dans les outils de gestions d’entreprise…si on a déjà acquis ce type d’outil, l’entreprise sera rapidement conforme.
Pour les autres , bienvenue et suivez le guide.
Cas d’usage : La gestion des factures entrantes
Comment gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365 ? Mais commençons par le commencement, comment gérer les factures entrantes ? Bien sûr nous aborderons dans un autre article la gestion des factures sortantes …n’hésitez pas à venir nous le réclamez 😉
Présentons notre plan de vol, Solution Obvie vous soumet le scénario suivant :
Réception de la facture entrante en pièce jointe d’un mail
Récupération de la pièce jointe pour traitement qui sera un stockage dans SharePoint (simple jusque-là)
Traitement de la pièce jointe pour extraire les éléments de facture grâce à un modèle d’analyse Syntex
Notification du traitement de la facture à J-3 de l’échéance de paiement (il faut payer à un moment donné)
Etape 1: Création de la boite aux lettres
Ce qui suite nécessite des permissions d’administrateur de votre environnement Microsoft 365.
Naviguer dans votre espace d’administration de Microsoft 365 jusqu’à atteindre l’administration d’Exchange, ensuite dans “Destinataires > boites aux lettres”.
Cliquer sur le bouton “Ajouter une boîte aux lettres partagées”.
On remplit les champs, le plus important c’est l’adresse email. Vous n’êtes pas obligé de recopier la même chose :).
Puis on appuie sur le bouton « Créer ».
Ne pas oublier de s’ajouter comme utilisateur de la boite aux lettres.
On passe les micro-étapes de cette partie.
Etape 2 : Création de la bibliothèque SharePoint
« Capitaine Obvie !! Dans votre scénario le deuxième point c’est un traitement via Power Automate pour récupérer la pièce jointe».
Oui, tu as raison mon petit moussaillon, mais on doit dessiner les espaces avant de mettre en œuvre la tuyauterie.
Cette étape est possible en étant simplement l’administrateur du site qui va héberger in fine les factures électroniques entrantes.
Sur la page d’accueil de votre site SharePoint, cliquer sur le bouton « Créer » puis « bibliothèque de documents ».
On saisit un petit nom comme « Factures Entrantes » puis on clique sur le bouton « Créer ».
On ne va pas se mentir, ces deux premières étapes sont plutôt simple.
Etape 3 : Mise en œuvre du model d’analyse et d’extraction Syntex
Mousaillon !!! Accrochez vous à votre casque d’astronaute !!!
Le prérequis de tout ce qui va suivre est la mise en œuvre du paiement à l’utilisation du service Syntex.
Je vous mets à dispo le lien, s’il y a un souci, un coup de téléphone ou un ping sur Teams vers un des Capitaines Obvie et ça se passera bien.
Bien sûr, toute cette étape nécessite des permissions d’administration de l’environnement Microsoft 365.
On retourne dans l’administration de Microsoft 365, on va dans la section « Configuration » et cliquer sur « Utiliser l’IA du contenu avec Microsoft Syntex ».
Si votre configuration pour le paiement est correcte, la case de gauche est « verte » et l’accès au bouton « Gérer Microsoft Syntex » est disponible.
Comme c’est le cas, cliquer dessus.
Sur ce panneau, deux éléments nous intéressent :
Le Centre de contenu, pour la construction de nos modèles d’analyse et d’extraction.
Le Traitement des documents prédéfini, pour l’utilisation de ce type de modèle sur l’ensemble des bibliothèques SharePoint.
Pour le centre de contenu, si ce n’est pas fait, créer un site SharePoint pour héberger ce service.
Si ce n’est pas fait, paramétrer le traitement des documents prédéfini sur l’ensemble des bibliothèques dans tous les sites SharePoint (ou cibler le site SharePoint pour la gestion de vos factures entrantes seulement).
Allons dans votre centre de contenu pour paramétrer le model d’analyse de vos factures entrantes.
Sur la page d’accueil du centre de contenu, créer un « Model
Microsoft est sympa, il propose un model tout fait pour récupérer les informations d’une facture.
Après la sélection de « Invoice processing », l’interface vous montre des exemples mais passer en cliquant sur « Next ».
Saisir le nom de votre modèle, par exemple « Facture entrante » puis appuyer sur le bouton « Create ».
Avant de jouer avec ce moteur d’analyse et d’extraction, ce model a besoin de fichiers pour s’entrainer
A ce moment, vous pouvez confirmer que le moteur ne se trompe pas (j’ai beaucoup flouté… car c’est des vraies factures de Solution Obvie).
Un à un, il va vous demander de valider les extractions de valeur.
Appliquons dès à présent ce modèle sur la bibliothèque qui va recevoir les pièces jointes de mails.
Pour ce tuto, on applique le modèle dans la bibliothèque « Factures entrantes » du site « bac à sable ».
Promis, la suite sera plus simple.
Etape 4 : Interconnectons avec Power Automate du mail entrant avec la bibliothèque des « factures entrantes »
Cette étape est réalisable avec le compte d’administrateur du site qui va recevoir les factures électroniques entrantes, et ce compte doit aussi avoir le droit de consulter la boîte aux lettres partagées de l’étape 1.
Un petit tour vers l’interface Power Automate et c’est bientôt terminé.
Choisir « Flux de cloud automatisé » ce qui veut dire que l’on souhaite un processus qui fonctionne tout seul avec notre environnement Microsoft 365.
Cliquer sur « Ignorer ».
Chercher le déclencheur « Lors de l’arrivée d’un nouvel e-mail dans une boite aux lettres partagée (V2) » et on le sélectionne.
Paramétrer sur notre adresse « Factures@solution-obvie.com » et on ajoute la valeur « oui » au critère « avec pièces jointes uniquement ».
Ne pas réagir à tous les mails reçu (tout de même ???)
Ajouter l’action « Créer un fichier » dans « SharePoint ». Oui, il n’est pas possible de dire copie le fichier dans SharePoint, en réalité, on crée un fichier que l’on va remplir avec le contenu de la pièce jointe.
C’est maintenant que la magie de power automate va apparaitre. (C’est le moment que je préfère)
Dans le champ ‘adresse du site’, sélectionner le site de destination (bac à sable pour mon cas).Dans le champ « Chemin d’accès du dossier », sélectionner la bibliothèque « Factures entrantes ».Dans le champ « Nom de fichier », il vous faut trouver « Pièces jointes Nom » ; vous remarquez que c’est aupluriel.
Une fois sélectionné cette valeur sélectionnée, Power Automate va déduire que vous avez besoin d’une boucle pour traités plusieurs fichiers 😊,😊 intelligent n’est- ce pas.
Dans le dernier champ « Contenu du fichier », vous n’avez en réalité pas trop de choix.
Enregistrer votre flux (en le nommant au passage)
Ce premier flux est terminé et vous savez maintenant traiter des factures reçues par messagerie.
Etape 5 : Faire un rappel 3 jours avant échéance qu’il faut payer sa facture
Réaliser ou non cette étape, le choix vous appartient 😊😊.
Pas de mystère, nous allons utiliser du Power Automate et cela va aller très vite.
Rendez vous sur le site qui va héberger vos factures entrantes, puis trouver le bouton « Automatiser » de votre bibliothèque, puis « Définir un rappel » puis « Date d’échéance ».
Dans un premier temps, validez les autorisations nécessaires pour le flux Power Automate.
Dans un second temps, définissez le nombre de jours pour le rappel de traitement comptable des factures.
Conclusion
Bien que ce cas d’usage correspond à une réalité de contrainte dans le changement, l’adaptation vient de l’usage malin de différentes briques de Microsoft 365.
Cette présentation du cas d’usage, sur comment gérer vos factures numériques entrantes avec Microsoft 365, a mis en évidence qu’un processus peu valorisant pour un collaborateur peut être automatiser avec Microsoft 365. Par conséquent, le collaborateur peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Et si vous avez un doute, une question, ne pas hésiter à demander un coup de main aux Capitaines Obvie.
Salut les moussaillons, il y a quelques temps le capitaine Yoann Kalandyk vous partagez dans l’article Migration Stream vers « Stream on SharePoint » l’évolution de la plateforme vidéo de Microsoft. Ses conseils sur la simplicité de la migration et son initiation à la création de vidéo sur le nouveau Stream ont émerveillé plus d’un de nos lecteurs !!! Dans cet article, je souhaite aller un peu plus loin dans l’usage de la vidéo en entreprise en vous proposant 2 solutions dans SharePoint Online sur comment créer des playlists de vidéos avec SharePoint.
Ben oui, avec la disparition de Stream classique, les utilisateurs ne peuvent plus créer de chaines vidéo, ni enrichir l’existant de nouvelles ressources.
🤔
Mais comment faire pour ne pas perdre toute la connaissance qui a été capitalisée ??
Comment faire pour recréer facilement l’existant et les futures collections de vidéos de présentations produits ou d’autres contenus vidéo.
Méthode 1 : Créer une Playlist avec les composants WebPart
Facile, tu prends une page SharePoint avec un format de section « Un tiers à gauche ». Sur la partie gauche, tu ajoutes le composant WebPart « Bibliothèque de documents »
Dans le volet latéral, tu choisis le dossier contenant toutes les réunions que tu as enregistrées et qui alimentent ta base de connaissance.
Dans la partie droite, tu ajoutes un lecteur pour ces vidéos. Pour cela, tu utilises le composant WebPart, « Fichier et média ».
Dans le volet latéral, tu connectes ce lecteur de « fichiers » à ton dossier contenant les vidéos.
Et hop !!!
Ok, j’avoue c’est un peu compliqué, car il faut connaitre (un peu) les pages SharePoint, les composants et tutti quanti !!!
Méthode 2 : Créer une Playlist avec la liste de lecture
MS Lists vous connaissez ?
L’application MS Lists permet de collaborer autour d’une liste d’information tel que le suivi de tâches ou de stock, gérer des projets, …
En ce qui concerne les vidéos, vous pouvez organiser vos podcasts, vos vidéos de formation ou les enregistrements de réunions Teams grâce à une liste SharePoint prédéfinie. Ah Ah !! intéressant, Laquelle ? Comment…
Microsoft a développé récemment un modèle de liste qui se nomme…. « Liste de lecture », qui permet à chacun de créer des playlists.
Puis, il vous suffit ajouter toutes les vidéos liées à votre thématique.
Et BAM !!!
En quelques clics la playlist est faite et disponible, trop fort !!💪
Pour communiquer sur l’existence, c’est simple en premier lieu, je réalise une page SharePoint pour la navigation entre les playists de vidéos (classées par thématique) et que j’ajoute au volet de navigation.
Puis j’accompagne ce changement via la diffusion d’une page d’actualité dans SharePoint auprès de la communauté…
Les capitaines sont toujours en veille pour vous éclaircir Microsoft 365.
Microsoft 365, parmi sa longue liste d’outil, vous en propose un qui vous permet de retrouver, sur votre ordinateur, vos fichiers qui sont pourtant stockés en ligne (sur le « cloud »), comme sur SharePoint ou sur Teams. Cette possibilité a un nom, cela s’appelle la synchronisation et l’outil qui le permet est : OneDrive. Alors comment comprendre la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
HEY Capitaine !!!! Tu viens de me décrire deux fonctionnalités qui ont le même nom.
Un peu de décryptage entre OneDrive et OneDrive s’impose…
Depuis la création de l’informatique, nous créons et stockons des fichiers dans un espace : un lecteur de disque, un répertoire, un serveur…une bibliothèque de document SharePoint, un espace OneDrive.
OneDrive est un espace de stockage en ligne fournit par la solution Microsoft 365 .
Le plus fantastique c’est qu’il est possible de retrouver ces fichiers en ligne directement sur son ordinateur ou son appareil mobile avec la synchronisation. Ceci se matérialise avec un petit nuage bleu (actif) ou blanc (inactif) sur votre ordinateur.
Dans mon explorateur de fichiers, grâce à cette synchronisation, je retrouve ce petit nuage bleu symbolisant mon espace de fichiers individuel et professionnel. Concrètement il est inscrit ainsi : [nuage bleu] – OneDrive – [Nom de l’entreprise]. Si j’ai aussi une licence personnelle Microsoft 365, je peux aussi retrouver un second nuage bleu avec juste mon nom comme sur l’image ci-dessous.
Et la synchronisation ne s’arrête pas à vos fichiers individuels !
Il est également possible de retrouver dans votre explorateur de fichiers, vos fichiers de travail collaboratif qui sont stockés sur SharePoint. Une fois cette synchronisation spécifique mise en place, vous trouverez sur votre explorateur de fichiers une petite entreprise bleue au nom de votre entreprise, comme sur l’image ci-dessous.
Donc il faut bien différencier la notion de stockage qui sera uniquement dans les “nuages” et la représentation que l’on peut avoir sur son PC.
Mais concrètement, ça se passe comment la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint ?
Par défaut, les paramétrages de OneDrive synchronisent tous vos fichiers individuels, ce qui vous permet d’accéder aux documents stockés sur votre ordinateur en ligne et inversement. Pratique par exemple, si votre ordinateur ne s’allume plus ou si vous avez besoin d’un fichier avec un appareil mobile, où que vous soyez, avec n’importe quel appareil et à n’importe quel moment, vous pourrez accéder à vos documents individuels.
Vous avez besoin de faire pareil pour certains fichiers qui sont sur SharePoint ? Comme dit précédemment, c’est possible et des précautions d’imposent.
En effet, nous parlons ici de retrouver dans son explorateur de fichiers, des éléments communs. Cela permet de :
travailler en hors connexion
et aussi de travailler dans un environnement qui ressemble à ce que l’on a toujours vécu avec les espaces réseaux (serveurs).
Mais comme sur un serveur, les modifications faites à partir de l’explorateur de fichiers sur des documents communs s’appliqueront sur les fichiers dans SharePoint et de manière quasi instantanée. Entre autre, si vous supprimez un fichier, il disparaitra de votre explorateur de fichiers et se retrouvera dans la corbeille du SharePoint.
La synchronisation de dossiers ou bibliothèques SharePoint (ou Teams) est une action manuelle et individuelle. Vous pouvez synchroniser tout ou partie d’un Teams ou d’un SharePoint. Et comme expliqué au début de l’article, cette action s’appuie sur OneDrive.
Aussi il est important de garder en tête les limites de cet outil !
En effet, comme vu précédemment, OneDrive a une double fonction (stockage et synchronisation). Mais surtout, il a des limites, dont voici quelques extraits :
Ne supporte pas les fichiers avec certains caractères : » * : < > ? / |
Ne supporte pas les fichiers .pst
Ne peut pas synchroniser plus de 300 000 fichiers et/ou 250 go
Il n’est pas possible de synchroniser un dossier où nous avons déjà effectué un raccourci OneDrive et inversement
Que se passe-t-il lorsque l’on dépasse une des limites ?
OneDrive va arrêter de synchroniser et afficher un message d’erreur. Si vous avez dépassé la limite de stockage et/ou si OneDrive est en souffrance depuis trop longtemps, il est possible qu’il supprime des fichiers pour se libérer et ça ce n’est vraiment pas cool… (vous retrouverez les fichiers dans la corbeille de votre SharePoint, dites merci à la restauration).
/ !\ Si vous ne souhaitez plus synchroniser un dossier d’un SharePoint, ne le supprimez pas ! Il faut penser à arrêter la synchronisation avant au risque de tout perdre du SharePoint.
Aussi, veillez également à toujours avoir à l’œil OneDrive !
Le petit nuage bleu en bas à droite de votre écran principal doit être tout bleu. En cas de doute, cliquez dessus et vérifiez qu’il n’y a pas de messages d’erreurs ou de conflits.
Les états de OneDrive
Voici les différents états de OneDrive, je vous ai mis des liens vers la résolution proposée par Microsoft. Mais sinon appelez nous 😉
Et veillez aussi à la colonne “statut” dans votre explorateur de fichiers, elle est riche en information avec ses petits icônes :
Nuage blanc au contour bleu : les fichiers n’ont jamais été ouvert sur votre ordinateur et ils n’occupent pas d’espace sur votre ordinateur.
Cercle vert et une coche verte : les fichiers ont déjà été ouvert sur votre ordinateur, ils ont été téléchargé sur votre appareil et deviennent disponibles localement.
Rond vert et une coche blanche : les fichiers sont en ligne et sur votre ordinateur de façon permanente.
Flèches bleues dessus-dessous : les fichiers sont en cours de modifications/synchronisation
Rond rouge avec croix blanche : une erreur de synchronisation a été détectées
Signification des icônes de statuts
Colonne vide ? La synchronisation n’est plus effective. Il est possible de supprimer le dossier sans influence sur l’espace de stockage en ligne. Pour relancer la synchronisation, il suffit de retourner sur l’espace en ligne et cliquer sur synchroniser
Mais surtout, ne vous prenez pas trop la tête !
Pour comprendre la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint et que ce sujet n’ait plus de secret pour vous, vous pouvez consultez la documentation Microsoft ou prendre rendez-vous avec l’un de nos capitaines, nous vous accompagnerons avec plaisir sur ces sujets parfois complexes et nous vous expliquerons tout ça en personne 😊.
L’extraction : une fonctionnalité SharePoint et Teams, à utiliser avec précaution ! En effet, avec l’arrivée de l’été, ça sent bon le « check-in » pour une île paradisiaque. Mais, ce sont vos documents qui sont en vacances avec le « check-out »…
Lorsque vous partagez un document dans une bibliothèque, vous pouvez bénéficier de la fonctionnalité de « co-authoring » (édition du document à plusieurs et au même moment ; très drôle à vivre sur une feuille Excel). Mais cela signifie que vous ne pouvez pas contrôler le nombre de versions proposées… Les numéros vont défiler.
Si vous souhaitez contrôler l’édition de vos documents par un processus de réservation et libération, la fonctionnalité check-in / check-out est faite pour vous !
Capitaine, explique moi le principe !
Dans le cadre d’une collaboration non quantitative et qualitative – comme la rédaction d’un règlement, d’une instruction de travail, ou encore, d’une note de service – vous n’avez pas besoin de vitesse mais plus de contrôle sur votre document.
L’activation de l’option « extraction requise » (ou « required check-out » en anglais) permet d’interdire la modification d’un document, sans avoir réalisé une action de réservation pour soi en amont. Attention : en français l’option est traduite par « extraire » et en anglais par « check-out ».
Une fois terminé, l’utilisateur libère le document. Attention : la traduction française est « archivage » (horreur, virez moi ce traducteur….) et en anglais c’est « check-in ».
Pendant toute la période de réservation, les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier le document. Ils peuvent seulement le lire, dans la dernière version libérée (« archivée » si on utilise le terme Microsoft).
Il faut remarquer que l’activation de l’option rend un nouveau document automatiquement « extrait » (je préfère le mot « réservé »). Ainsi, le document n’est visible que par l’auteur du document.
Ok, j’ai compris Capitaine ! Mais comment je le mets en place ?
Pour activer la fonctionnalité, il suffit d’aller dans les paramètres de votre bibliothèque :
Puis, « autres paramètres de bibliothèque » :
Ensuite, « paramètres de contrôle de version » :
Dernière étape, choisissez l’option « oui » dans le paramètre « Exiger l’extraction » :
Points d’attention
L’usage de cette option impose certaines règles et vous offre la possibilité d’aller plus loin dans la collaboration.
Les points d’attention à avoir, sont les suivants :
Il faut toujours avoir un propriétaire du site, pour éviter d’avoir des fichiers extraits indéfiniment.
Formez et sensibilisez vos utilisateurs sur cette pratique pour qu’ils libèrent les documents quand ils ont terminé (et avant les vacances 😊).
Pensez à approuver vos documents en version majeure et supprimer les versions mineures.
Évitez la synchro OneDrive de votre bibliothèque avec l’option d’extraction : cela rend plus sensible l’usage de vos documents (problèmes de cache, erreur de fusion….).
L’utilisation d’un flux d’approbation via Sharepoint (et Power Automate) complétera vos processus de rédaction documentaire.
Serveur de fichiers et SharePoint : gère-t-on les versions des documents de la même façon ?
Comment gère-t-on les versions des fichiers dans SharePoint ?
Chapitre 1 : deux mondes s’affrontent dans la gestion des documents
La gestion faite par un ou plusieurs utilisateurs, peut donner le résultat suivant :
Bon, c’est un peu le bazar mais l’utilisateur a une bonne mémoire et il « CONNAÎT » la chronologie car c’est indiqué par… son nom de fichieR. « Mais les dates de modification ne correspondent pas toujours. Donc il ne sait plus »
Dans SharePoint, on a la capacité « d’empiler » les versions afin de n’afficher que la plus récente.
Chapitre 2 : « je faisais comme ça avant, et ça marche bien »
Avant : vous accédiez aux différentes versions de votre document – même les intermédiaires et non-finies – de façon juxtaposée, ou pas arborescence de répertoire, ou par un nommage scientifique et breveté de fichiers.
Après : cela ressemble à un empilement de documents ou l’on peut voir que la dernière version. Et pas besoin d’ouvrir tous les fichiers pour avoir le dernier !
Si vous souhaitez repartir d’une version antérieure, l’historique vous permet de consulter les versions précédentes et même de faire de l’une d’elles la nouvelle version active.
Vous avez remarqué que la version 3.5 a disparu de l’historique… C’est génial, SharePoint vous aide à faire le ménage dans vos versions superflues ! (Non, Gaëtan tu n’as pas été superflu 😊 )
Avant vous saviez aussi utiliser une version précédente pour en faire une nouvelle version… Bah là aussi, et toujours avec l’historique qui vous permet de restaurer une nouvelle version à partir de l’ancienne !
Chapitre 3 : pourquoi changer vos habitudes ?
Empiler des Capitaines, c’est compliqué ! 😂 Heureusement, le faire avec des fichiers, c’est une autre paire de manche. Pour ces derniers, nous vous conseillons de tirer profit des fonctionnalités offertes par l’outil (que vous payez, rien n’est gratuit).
Certains utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à des versions intermédiaires des documents, mais de voir uniquement les versions finalisées => c’est possible
Mettre en place un circuit d’approbation avant validation, en version publiée => c’est possible
Vous le comprenez, modifier votre habitude de travail avec les versions de fichiers va vous ouvrir les champs des possibles de la collaboration !
Dites adieu à la chasse quotidienne de vos fichiers avec les vues personnalisées dans SharePoint.
Vous passez des heures à chercher vos fichiers ? Vous vous demandez si votre bureau n’est pas secrètement en train de jouer à cache-cache avec vos documents ? Il est temps de mettre fin à cette folie !
Imaginez : une vue qui filtre automatiquement tous les fichiers dont vous avez besoin et qui élimine tous les autres. Fini les documents qui se cachent, vous pouvez enfin vous concentrer sur l’essentiel !
Avant de plonger plus loin et de découvrir les vues, je vous propose de faire une passe sur les métadonnées sans qui cette fonctionnalité n’existerait pas !
Les métadonnées
Une autre grosse fonctionnalité de SharePoint, les métadonnées. Ce sont des données qui caractérisent la donnée que vous allez stocker dans votre bibliothèque ou liste. Par exemple une facture, vous allez pouvoir y ajouter une métadonnée “Montant HT”, “Montant TTC”, “Client”, etc.
Cette notion est l’une des plus grosses différences avec un serveur de fichier classique qui s’appuie sur l’explorateur Windows qui lui ne dispose que de métadonnées système, comme le nom du fichier, sa taille, la date de modification…
Dans SharePoint votre seule limite, c’est vous !
Bon et quand même certaines limites mais, on verra ça dans une autre histoire…
Du coup, l’utilité de ces métadonnées ? Les filtrer, les trier, les regrouper ! Et n’avoir dans notre bibliothèque uniquement les documents qui nous intéressent.
Au final, si on est adepte des fichiers Excel avec de jolis tableaux de données, on devient vite fan des métadonnées dans SharePoint !
“Bon, c’est sympa de filtrer et trier, mais dès que je quitte ma page web tout ce que j’ai fait disparaît !”
Mince ! Heureusement Jeff Teper y a pensé en ajoutant la possibilité de sauvegarder un ensemble de filtres et de tris : en créant une vue !
Les vues
Une vue est un ensemble de filtre, tri… préenregistré. Elle permet à un utilisateur d’avoir accès à cet ensemble à tout moment. On peut également choisir d’afficher certaines métadonnées plutôt que d’autre ainsi que différentes mises en forme.
Elles sont présentes dans les listes et les bibliothèques, et permettent donc d’afficher un ensemble d’éléments qui correspondent aux règles de la vue.
Pour sélectionner une vue, il faut aller regarder en haut à droite du ruban d’action d’une liste ou bibliothèque :
En réalité les vues on les utilise tout le temps dans SharePoint. Par défaut, dans une liste ou une bibliothèque, une vue “Tous les éléments/fichiers” est présente. Elle n’a pas de filtre enregistré mais uniquement un tri sur le nom par ordre alphabétique.
Cette vue, c’est notre filet de secours. On la garde généralement telle quelle pour toujours avoir sous la main une vue qui affiche tous les documents / éléments.
Un autre exemple de vues déjà existantes dans un site SharePoint, est celui de la bibliothèque de page :
Les vues dans la bibliothèque de page
Ici SharePoint nous propose 5 vues :
All Pages, qui correspond à nos vues “Tous les éléments/fichiers”
By Author, qui regroupe les pages par auteur :
La vue By Author dans la bibliothèque de page
By Editor, qui regroupe les pages par les dernières personnes ayant effectué une modification
Created by me, qui affiche uniquement les pages qui ont été créées par vous (à filtrer dans la colonne “Créé par”)
Recent changes, qui tri les pages par date de modification descendantes
Ces vues donnent un aperçu de ce qu’il est possible de mettre en place dans vos propres bibliothèques en exploitant vos métadonnées.
Les vues publiques et personnelles
Une vue SharePoint peut être publique ou personnelle.
Une vue publique sera accessible par toutes les personnes ayant accès à la bibliothèque. En tant que concepteur ou animateur d’un site SharePoint, il est intéressant de mettre en place plusieurs vues publiques qui seront utiles à vos utilisateurs. Par exemple, dans une bibliothèque qui stocke des factures, une vue manager qui regroupe les factures par fournisseurs peut être mise en place. Pour les comptables, une vue qui regroupe les factures par années peut être mise en place.
Une vue personnelle sera, elle, accessible uniquement par la personne qui a créé la vue. Si on reprend l’exemple de la bibliothèque de facture, il peut être intéressant de se créer une vue personnelle qui filtre les factures sur les fournisseurs avec qui vous êtes en relations.
Créer une vue avec l’interface moderne
Avec la venue de l’affichage moderne, régulièrement mis à jour dans SharePoint Online, la création de vue a été rendue plus “User Friendly”. Via l’interface moderne, on va mettre en place des filtres, des tris directement dans la bibliothèque. Ensuite on va pouvoir “Enregistrer sous” notre configuration.
La première étape consiste donc à établir ses propres filtres. Pour créer une vue, il est recommandé de partir de la vue “Tous les éléments/fichiers” :
Ici, on vient trier par les fichiers modifiés le plus récemment et on filtre pour n’afficher que les documents internes sur la colonne “Diffusion”.
En ouvrant le menu des vues, on peut apercevoir une “*” à coté de la vue en cours. Cela signifie qu’il y a eu des modifications dans notre vue, qui correspondent à notre tri et notre filtre :
Pour créer notre nouvelle vue avec notre ensemble, on vient cliquer sur le bouton “Save view as”, qui affichera le pop-up suivant :
Si l’on ne change pas le nom de la vue, notre configuration écrasera celle contenue dans la vue All Documents. On vient alors nommer notre nouvelle vue :
En sauvegardant, la vue apparaîtra alors pour tous les utilisateurs :
Vue par défaut
Une seule et unique vue peut être choisie comme étant celle par défaut dans une liste ou une bibliothèque. Autrement dit, celle-ci sera automatiquement en place quand vous arriverez sur la page. Par exemple dans la bibliothèque de page, la vue par défaut est celle regroupant les pages par auteurs, “By author”.
Si vous souhaitez avoir plusieurs vues par défaut selon vos utilisateurs, il est possible de récupérer l’url menant vers la bibliothèque avec une vue sélectionnée.
Je m’explique : Quand on vient sélectionner une vue dans notre bibliothèque, un paramètre avec l’identifiant de la vue s’ajoute dans notre URL :
Si on récupère cette URL pour accéder à notre bibliothèque, on arrivera sur la vue qui correspond à cet identifiant. Dans un menu, ou dans une page, il est alors possible de diriger les utilisateurs sur une autre vue que celle paramétrée par défaut.
En conclusion
Les vues vous permettent d’accéder plus rapidement à des éléments qui correspondent à un ensemble de filtres et de tris. Les vues restent néanmoins limitées à leur bibliothèque / liste et elles sont à différencier des modules de recherches qui peuvent être mis en place dans SharePoint (Pnp Modern Search).
Il faut savoir qu’il est aussi possible de paramétrer la mise en forme d’une liste ou d’une bibliothèque dans les différentes vues que vous avez créées. SharePoint met à disposition des options natives, mais il est également possible d’aller plus loin en utilisant un JSON personnalisé !
Mais surtout, ne vous prenez pas trop la tête !
Pour que les vues sur SharePoint n’aient plus de secret pour vous, vous pouvez consultez la documentation Microsoft ou prendre rendez-vous avec l’un de nos capitaines, nous vous accompagnerons avec plaisir sur ces sujets parfois complexes et nous vous expliquerons tout ça en personne 😊.
Utilisateur avancée de SharePoint, parfois, vous pourriez être confronté à faire un choix entre une Liste ou une Bibliothèque SharePoint. Cet article a pour vocation de vous éclairer sur le sujet.
La liste
On commence par la liste, à laquelle on pense rarement. Une manière simple est de la comparer à une feuille de calcul Excel disponible dans un format Web. On retrouve une donnée structurée avec des Métadonnées/Metadatas/Colonnes/Propriétés (barrer les mentions inutiles) qui peuvent être triées et filtrées. En plus de ça, SharePoint nous apporte des versions pour voir l’évolution de notre élément (qui n’a pas rêvé d’une gestion de versions pour chaque ligne de données d’une feuille de calcul Excel) ainsi que la possibilité d’y attacher des fichiers (ça aussi, dis donc, j’en ai rêvé).
En résumé, on construit un fichier de données Excel, sans Excel, mais avec plein d’options en plus.
Voici des cas d’usages qui correspondent à l’utilisation d’une liste :
Liste de demandes de déplacement / location de voiture
Liste de contacts
Liste d’événements
Liste de tâches SharePoint
TIPS du Capitaine : vous pouvez utiliser cette liste dans l’application « List » sur votre appareil mobile.
La bibliothèque
La bibliothèque va permettre le stockage des fichiers. Comme dans une liste, le fichier peut être aussi structuré avec des Métadonnées/Métadatas/Colonnes/Propriétés (selon votre préférence) et possède aussi des versions. On peut aussi attribuer les mêmes Métadonnées à un groupe de documents grâce au type de contenu « Ensemble de document ». Celui-ci va permettre de créer un dossier et d’associer les Métadonnées à ce dernier à tous les fichiers enfants qui le composeront.
On vient créer une bibliothèque quand notre information est structurée et basée sur un fichier. Voici des cas d’usages qui correspondent à l’utilisation d’une bibliothèque :
Bibliothèque d’images
Bibliothèque de factures
Bibliothèque de vidéos
Bibliothèque de suivi de dossier d’un SAV
Bibliothèque d’ensemble de documents SharePoint
Précision du Capitaine : il n’existe pas d’application bibliothèque (contrairement à celle des listes).
En bref
La principale question à se poser si on hésite entre une bibliothèque et une liste est la suivante :
Est-ce que ma donnée est forcément déterminée par un unique fichier ?
Si oui => alors l’utilisation d’une bibliothèque est recommandée.
Si non => cela veut dire qu’une liste – avec des éléments qui pourront avoir un ou plusieurs fichiers en pièces jointes – est plus adaptée.
Les documents stockés en tant que pièces jointes dans une liste ne bénéficieront pas des fonctionnalités des bibliothèques comme l’extraction ou encore le versionning. Dans ce cas, on verra donc les pièces jointes comme étant l’une des Metadatas qui structurent l’élément.
Que répond un capitaine à la demande de collecter des fichiers d’utilisateurs externes avec OneDrive et Sharepoint ?
Cap sur la « Demande de fichiers » (ou « Request Files ») de Microsoft !
En tant que Responsable de ressources humaines, je suis amené à demander à des candidats des pièces justificatives ou des compléments à des Curriculum Vitae. Mais comment récupérer ces fichiers d’externes à l’entreprise avec OneDrive et SharePoint ?
Rien de plus simple :
Le candidat m’envoie les éléments par la poste (vive les années 1980)
Le candidat m’envoie les éléments par mail (bienvenue dans les 2000)
Le candidat m’envoie les éléments via Smash ou WeTransfer (ça ne va pas plaire à certains)
Microsoft 365 nous offre une nouvelle possibilité : la « requête de fichier ».
Dis DocObvie, comment ça marche ?
Démonstration
Pour collecter des fichiers d’utilisateurs externes avec OneDrive et SharePoint, il faut sélectionner un dossier dans OneDrive. Puis, vous verrez apparaître dans le ruban le bouton « Demande de fichier » :
En appuyant sur le bouton il est demandé de rentrer une brève description. Puis, un lien à partager est généré. La personne qui ouvre le lien se verra afficher l’écran suivant :
Une fois les informations remplies, la confirmation du bon chargement des fichiers est affichée :
Et le fichier est disponible dans le dossier ! L’auteur du fichier sera affiché comme ceci :
Ça paraît trop simple, ça cache forcément quelque chose… Oui. Pour activer cette fonctionnalité, il faut que votre stratégie de partage externe soit la plus permissive possible dans le centre d’administration SharePoint :
Caramba !!! C’est la porte ouverte à toutes les fenêtres Windows….
À l’heure où nous écrivons, si cette fonctionnalité vous intéresse, il faut revoir votre gouvernance SharePoint et OneDrive pour intégrer cette contrainte, et d’inverser les niveaux de permissivité desdits sites.
En reprenant le contexte d’un service de Ressources Humaines ayant besoin de cette fonctionnalité, un compte « générique » pourrait être sacrifié pour cet usage collaboratif. Pour un usage généralisé, on ne peut que vous conseiller de former et de sensibiliser vos usagers aux risques de ce type de paramétrage.
Pour rappel, il est toujours possible de monter le niveau de sécurité sur le partage externe de chaque site. De même, il est aussi possible de relever le niveau de partage externe pour chaque OneDrive.
On vous invite à vous rapprocher de votre copain PowerShell pour automatiser cela dans un premier temps. Si vous avez des outils de gouvernance, certains doivent déjà intégrer cette nouveauté. Et si ce n’est pas votre ami, un Capitaine Obvie pourra vous aider 😊
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