Ici les capitaines Obvie pour un nouveau tutoriel pour comprendre les colonnes de Microsoft Lists et son fonctionnement, pour ensuite pouvoir adopter cet outil… Si vous préférez regarder ce tutoriel en format vidéo, cliquez sur la vidéo ci-dessous !
Si vous ne connaissez pas encore Lists, pas de panique, ça ressemble beaucoup à Excel, et on vous explique tout vous allez adorer cet outil !
À quoi sert Microsoft Lists ?
Microsoft Lists est conçu pour la gestion de listes et le suivi d’informations, offrant une interface intuitive pour créer, partager et suivre des listes personnalisées. Il est idéal pour la gestion d’items : classer, qualifier et identifier des informations ou mêmes des fichiers.
Microsoft Excel, quant à lui, est un tableur avancé qui permet des calculs complexes, l’analyse de données et la visualisation grâce à ses nombreuses fonctionnalités comme les formules, les graphiques et les tableaux croisés dynamiques. Donc ce sont deux outils différents pour des usages différents.
Voilà pour la présentation de l’outil, mais maintenant, entrons dans le vif du sujet !
Exemple de cas concret – comprendre les colonnes de Microsoft Lists
Imagine que tu reçoives une demande comme celle-ci : « Au fait, tu peux me créer une liste d’informations sur les équipements de seconde main disponibles dans le groupe, qui pourraient intéresser d’autres usines et éviter d’acheter du matériel neuf. Une sorte de site « Le bon coin’ interne » « .
Ta réaction sera sûrement : Ah ouais le challenge… j’accepte… et pour ça j’utiliserai les listes SharePoint ! Pourquoi ? car le type d’une colonne détermine la façon dont les données sont stockées et affichées !
Nom du matériel : colonne 1 ligne de texte
Descriptif du matériel : plusieurs lignes de texte
Type de matériel : une colonne de choix
Garantie : une colonne Oui/Non
Date de l’annonce et date de disponibilité : une colonne de date
Nom du contact : une colonne personne (le « +« avec des informations liées au carnet d’adresses de l’entreprise (mail, service, téléphone,….))
Prix : une colonne devise
Quantité : une colonne nombre
Documentation : une colonne hypertexte
Photo de l’état du matériel : une colonne image
Lieu : une colonne emplacement
Et voilà, en même pas 30 minutes, vous avez créé un Leboncoin interne, beaucoup plus pratique que sur Excel par exemple.
Conclusion
Le bonus : c’est que vous pouvez rendre obligatoire votre colonne à la saisie et vous pouvez aussi créer des vues personnalisées, comme une vue calendrier par exemple ! (pour savoir comment, il faut regarder la vidéo…)
Pour chaque usage, il existe une colonne prédéfinie donc sachez que les colonnes présentées précédemment sont les plus simple à comprendre, mais il en existe bien d’autres qui pourront vous être très utiles ! En espérant que ce tutoriel vous aura aidé à comprendre les colonnes de Microsoft Lists.
D’ici fin mars 2025, de nombreuses nouveautés vont être déployées : l’expérience de création des formulaires dans Lists a été totalement repensée… et comment ne pas adorer ! Une chose est sûre, ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie !
Au programme, des fonctionnalités telles que les notifications, la planification des formulaires, la création de branches conditionnelles, la création rapide de formulaires et la prise en charge supplémentaire des types de champs.
Découvrir ces nouveautés Microsoft Lists en vidéo, c’est mieux ?
Si vous préférez découvrir cet article au format vidéo, nous avons publié une vidéo sur le même sujet sur notre chaine YouTube !
Nouvelle expérience de création
Il est désormais possible de créer des formulaires directement dans l’interface d’accueil de Lists. Ce processus permet de créer directement la liste reliée au formulaire, pour une belle économie de temps !
Ajouter un logo
Pour rendre ses formulaires plus professionnels, l’ajout de logo est désormais possible !
Nouveaux types de champs
De nouveaux champs seront disponibles : pièces jointes, images, emplacement et recherche.
Pour information : pour utiliser le champ de recherche, l’utilisateur doit au moins avoir un accès en lecture seule à la liste associée au formulaire.
Embranchement conditionnel
Le clou du spectacle est arrivé : la possibilité d’afficher ou de masquer des questions en fonction des réponses précédentes. Plutôt que de créer plusieurs formulaires selon la personne qui y répondra, l’embranchement conditionnel permet d’adapter le formulaire aux réponses… en direct.
Planification des formulaires et notifications pour les réponses
Recevez des notifications pour les nouvelles réponses et planifiez les dates de début/fin du formulaire.
Prêts à vous changer la vie avec ces nouveautés Microsoft Lists ?
Merci pour votre lecture. Si vous souhaitez découvrir d’autres astuces et tutoriels, rendez-vous sur notre blog ! Prêt à utiliser ces nouveautés Microsoft Lists qui vont vous changer la vie ?
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L’automatisation de processus n’est pas réservée aux services informatiques, en effet, afin d’alléger les tâches rébarbatives, il est possible d’automatiser des actions rébarbatives relatives à la gestion et à l’animation de sites SharePoint, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Apprenez maintenant à générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate !
Dans notre cas prenons l’exemple d’un site SharePoint contenant un glossaire définissant des termes relatifs à l’intelligence artificielle et à la gestion des données avec une page permettant de rechercher et filtrer tous les termes.
Démonstration du fonctionnement de l’automatisation
Le processus “classique” de création des termes se résume ainsi :
L’équipe métier créé une page par terme avec un titre, un paragraphe contenant la définition et une image
Ils classifient ensuite la page à l’aide de métadonnées (Terme, Définition courte, définition longue et colonne initiale du terme calculée)
Le moteur de recherche indexe les pages
La création et l’ajout de termes au glossaire est longue et rébarbative, mais alors comment s’affranchir de ces actions ?
Grâce à PowerAutomate et aux listes SharePoint, ce processus peut être simplifié.
Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate : il faut créer une liste !
Il faut d’abord créer une liste SharePoint avec plusieurs colonnes (Terme, Définition courte, définition longue, illustration et colonne initiale du terme calculée)
Créer le flux PowerAutomate
Un flux PowerAutomate se déclenche à la création d’un nouvel élément de liste et vient créer et publier la page et vient renseigner toutes les métadonnées nécessaires à l’indexation et à la recherche.
Concrètement, comment gérer la création des pages via PowerAutomate ? Et bien, les outils développeur de votre navigateur vous seront très utiles.
Création d’une page modèle depuis une site SharePoint :
Avant de publier la page, il faut maintenant ouvrir les outils de développement du navigateur, puis cliquer sur “publier”, concrètement, lorsque vous publiez une page, un appel API est fait pour publier la page, depuis l’onglet “Network” des outils de développement, il est possible de consulter le contenu envoyé à cette API.
En utilisant les actions Rest SharePoint dans PowerAutomate nous allons pouvoir exploiter ce code :
La première étape consiste à créer la page en elle-même en la nommant avec le titre récupéré depuis la liste SharePoint puis à récupérer son identifiant.
Ensuite, il faut passer la page en édition et utiliser le code récupéré à l’étape 2 pour remplir les différentes webparts.
Pour finir, il faut mettre à jour les métadonnées sur la page puis la publier.
Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate : pour aller plus loin
Vous savez maintenant comment générer des pages SharePoint avec PowerAutomate. Il est possible d’ajouter des contrôles dans PowerAutomate pour gérer les caractères spéciaux et autres sauts de lignes. Ce processus de création automatique est réplicable à l’infini et ce pour tous types de profils métiers ou informatiques.
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Si vous êtes là c’est que vous avez besoin de récupérer une image d’un flux PowerAutomate, stockée dans une liste SharePoint pour l’exploiter… Et bien vous êtes au bon endroit !
Message de prévention : Désactiver les pièces jointes dans la liste et utilisez des colonnes de type Image.
Exemple de cas d’usage
Au sein d’une entreprise responsable et RSE, un collaborateur a eu l’initiative de lancer un mouvement de vente de matériel d’occasion.
Il commence par créer une liste SharePoint pour stocker ses éléments, ce qui est rapide, simple à mettre en place et accessible facilement par les collaborateurs :
Dans cette liste on retrouve le nom du matériel, le prix, le vendeur pour savoir qui contacter et une photo.
Le collaborateur aimerait bien que les personnes soient notifiées quand un nouveau produit est ajouté à la liste, par mail par exemple. Il se lance alors dans la création d’un flux Power Automate, ce qui est souvent la meilleure solution quand on veut notifier par un mail personnalisé une population suite à l’ajout d’un nouvel élément dans une liste SharePoint.
Il prend le déclencheur “Quand on ajoute un nouvel élément SharePoint”, prend l’action “Envoyer un email” d’outlook, créé son modèle de mail et cherche pour ajouter la photo dans le mail et ….
Misère, aucune trace de ma colonne photo ! Est-ce un bug ? J’ai bien tapé le nom de ma colonne pourtant…
Ce n’est pas un bug, on ne peut juste pas la récupérer par ce moyen ! Comment faire ? En utilisant la bonne vieille API SharePoint !
Comment procéder ?
Pour appeler l’api SharePoint, on utilise l’action requête SharePoint HTTP, qui n’est pas une action premium. On renseigne le nom de notre site, on utilise la méthode GET et on renseigne l’uri suivante :
Materieldoccasion est le nom interne de ma liste. On peut le retrouver dans l’url de la liste.
ID est l’ID du nouvel élément, on le retrouve dans le déclencheur du flux.
PhotoMateriel est le nom interne de ma colonne image.
Pour la suite, il va falloir exécuter le flux une première fois pour récupérer ce que nous retourne l’action HTTP. Aller dans l’historique d’exécution, cliquer sur la dernière exécution et copier-coller le résultat :
Revenez dans votre flux en modification et ajoutez une nouvelle action Analyser JSON. Vous pouvez coller la réponse de l’action HTTP dans la fenêtre Générer depuis un exemple de l’action d’analyse du JSON :
Voici le résultat après validation :
Le paramètre Body correspond à la sortie de l’action HTTP SharePoint.
On relance le flux en mode test pour récupérer la réponse de la première analyse du JSON, en copiant collant la valeur contenue dans le champ “d” :
On ajoute une 2e analyse JSON.
Puis comme pour l’analyse JSON précédente, on vient générer depuis ce qu’on a récupéré. Voici le résultat :
Le paramètre PhotoMateriel correspond à la sortie de la première action Analyse JSON.
On relance le flux en mode test, on repasse en modification et maintenant dans les actions à la suite de cette analyse JSON on retrouvera les paramètres de l’image :
serverUrl qui contient les informations du tenant, le début de l’url.
serverRelativeUrl qui contient la suite de l’url après les informations du tenant jusqu’à l’emplacement de l’image.
fileName le nom du fichier avec son extension.
Pour finir, il y a 2 moyens d’exploiter ces informations pour envoyer l’image dans votre mail.
Depuis un lien
On peut construire un lien qui pointe vers l’image en utilisant les 2 premiers paramètres :
Si vous ne retrouvez pas les paramètres, vous pouvez taper l’expression suivante :
Analyser_les_propriétés_de_la_photo correspond au nom de la dernière action Analyser JSON
serverUrl est le nom du paramètre à récupérer
Avec ce lien, les personnes ayant accès à la liste pourront voir l’image dans un mail par exemple. Les personnes sans accès ne verront pas l’image.
En récupérant son contenu
Il est aussi possible de placer l’image en pièce jointe du mail. Pour cela on a besoin de récupérer le contenu de l’image.
On utilisera l’action Obtenir le contenu du fichier via son chemin de SharePoint.
Dans le paramètre “Chemin du fichier”, on écrit l’expression suivante :
On utilise le paramètre serverRelativeUrl, mais on enlève la partie sites/nomDuSite qui est déjà automatiquement présente dans l’action avec la fonction replace.
Vous pouvez récupérer une image dans une liste SharePoint pour la joindre dans un mail par exemple !
Et voilà ! On peut utiliser le lien dans notre mail, en l’écrivant en HTML ou alors utiliser une pièce jointe avec la réponse de l’action “Obtenir le contenu du fichier” :
Conclusion
Vous êtes prêts à automatiser l’exploitation des images stockées dans vos listes SharePoint ! Si vous souhaitez suivre l’actualité des capitaines Obvie, c’est ici.
Comment migrer ses documents vers SharePoint online sûrement une question que tout le monde se pose… Heureusement, les Capitaines sont là ! La migration comporte de nombreuses bénéfices et vous avez bien raison !
En effet, utiliser SharePoint pour le stockage de vos fichiers est très efficace :
Il possède plus de fonctionnalité de gestion documentaire qu’un serveur de fichiers
Il permet de réduire drastiquement le nombre de serveurs de fichiers pour votre entreprise
Il permet ainsi de faire des économies
Il permet d’améliorer la sécurité des données et de se débarrasser de la tâche ingrate de backup
Il permet une meilleure confidentialité de la donnée
Toutefois, un projet de migration d’un serveur de fichiers vers SharePoint ne doit pas se prendre à la légère. Aussi, nous vous partageons aujourd’hui 7 grandes astuces issues de nos différentes expériences :
1/ L’importance du groupe de projet
4 rôles sont essentiels dans une équipe projet de migration :
Un « agent-double » qui travaillera pour le service en charge du projet (souvent IT) et qui sera la parole des utilisateurs => le mieux c’est qu’il soit LE ou LA chef-fe de projet.
Un administrateur SharePoint (qui aura les bonnes clés pour ouvrir les bonnes portes)
Un administrateur serveur (qui aura aussi les bonnes clés pour vider les bonnes pièces)
Un technicien rigoureux qui réalisera les tâches de migration
Et tout ce beau petit monde doit être inscrit dans un groupe de sécurité DU serveur afin d’avoir tous accès aux répertoires à migrer pour les opérations essentielles d’analyse du serveur et aux informations actuelles d’accès aux documents.
2/ L’importance des outils
Dans un projet de migration, les outils qui seront utilisés sont aussi très important, bien sûr. Le choix des outils va forcément varier selon la typologie de l’entreprise, des services concernés et des types de fichiers à migrer.
Par exemple, pour analyser des fichiers d’un serveur, il est aussi indispensable d’avoir le bon outil qui permettra de gagner du temps dans la création de vos « mapping » de migration. Par exemple, nous utilisons la plupart du temps treesize.
Aussi, si vous faites face à un projet aux multiples migrations très hétérogènes (file server to SharePoint, SharePoint to SharePoint, Planner to Planner, List to List…) il est préférable d’avoir un outil qui sache gérer toutes sortes de migration. Nous avons l’habitude d’utiliser ShareGate.
Enfin, si vous devez migrer des milliers de fichiers Excel liés les uns aux autres, un outil de correction de lien en masse est également indispensable. Il existe LinkFixer qui fonctionne bien et avec un super support.
Tout cela sera donc à définir avec l’équipe projet en fonction des utilisateurs finaux et de leurs fichiers.
3/ Penser aux permissions avant le mapping
Ça veut dire quoi ? ça veut dire que si vous souhaitez faire une gestion documentaire vraiment efficace sur SharePoint, il est souvent plus intéressant de créer la structure documentaire (mapping) en fonction des permissions plutôt que l’inverse.
En effet, une gestion des droits sur SharePoint est efficace quand elle simple et s’effectue au niveau des bibliothèques (et surtout pas plus bas) avec des groupes de sécurité SharePoint associé (et pas des droits donnés individuellement). Le mieux est encore d’utiliser des groupes M365 logique en fonction des métiers et pourquoi pas lié à des équipes teams. Mais tout cela dépend de votre organisation et de celles de vos utilisateurs.
4/ Migrer ses fichiers vers SharePoint online se fait en 2 temps minimum et tester entre chaque temps
Comment migrer vos fichiers vers SharePoint online ? On arrive dans le vif du sujet.
Hey oui, ce n’est pas du « One Shot », même pour des migrations « as it is ». Personne n’est à l’abris d’un lag de serveur, d’un lag d’internet durant une migration ou que sais-je encore…
De plus, il est important de tester les fichiers délivrés avant de se dire que c’est fini ! Une toute petite erreur dans une tâche programmée de migration peut avoir des conséquences lourdes sur le répertoire de destination.
5/ Utiliser la lecture seule sur serveur de fichiers
Qui dit migration ne signifie pas déplacement, en réalité c’est du copier/coller. Aussi, veillez à bien verrouiller les fichiers du serveur une fois qu’ils sont bien au chaud sur SharePoint, prêt à être utilisé. Ça fera un back-up à l’instant T au cas-où (on n’est jamais trop prudent) et laissera l’opportunité au métier de s’y retrouver plus facilement avec la comparaison si nécessaire.
6/ Un projet de migration c’est aussi du temps auprès des utilisateurs
Vous avancer bien dans l’apprentissage de la méthode pour migrer vos fichiers vers SharePoint online.
Alors oui, dans chaque astuce ou presque, nous parlons des utilisateurs finaux, c’est parce qu’ils sont primordiales dans ce projet. C’est un réel projet de transformation et pour bien le réaliser, il faut impliquer le métier dans les étapes de migration :
Ils doivent être informés du projet, du pourquoi, du comment et surtout du « ça va vous apporter tout ça »
Ils doivent être impliqués lors de l’analyse serveur de leurs répertoires (on fait quoi des fichiers qui n’ont pas été ouverts depuis plus de 5 ans ? La réponse est multiple selon les métiers)
Ils doivent être sollicité pour la création de la structure documentaire (on structure pour qui, pour quoi et comment)
Ils doivent être inclus dans le design du site SharePoint
Ils doivent être formés juste avant d’utiliser leur espace
7/ La synchronisation des fichiers c’est NON ! (sans une petite formation)
Je vous vois déjà mes chers petits utilisateurs souhaitant continuer à travailler « comme avant » avec SharePoint. Mais la synchronisation n’est pas sans risque, sans formation, vous pouvez perdre des fichiers dans les méandres du cloud sans même vous en rendre compte. Il suffit d’un collègue non formé (ou mal luné) pour supprimer un répertoire complet !
Une grande synchronisation implique de grandes responsabilités !
Après toutes ces recommandations, si les utilisateurs sont toujours perdus sur le nouvel environnement, c’est normal ! Et sachez que Microsoft met tout en place pour ne rien perdre et propose des outils de recherche très efficace. Enfin pour ne rien gâcher au plaisir, il est même possible, à partir d’un mapping de migration bien ficelé, de créer une petite application low code pour accompagner le plus tranquillement possible les utilisateurs dans leur nouvel environnement de gestion documentaire.
SharePoint est une plateforme collaborative qui permet de créer et de gérer des sites web pour partager des informations et des documents au sein d’une entreprise. Comment partager l’accès au site SharePoint et son contenu (aux documents) ? Cet article a été rédigé par CoPilot.
Il existe deux façons principales de donner accès à un site SharePoint : ajouter des membres à un groupe ou partager un site. Partager un site SharePoint et son contenu peut se faire selon vos préférences
Quelles sont les différences entre ces deux options et quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ? Cet article vous propose un comparatif pour vous aider à choisir la méthode la plus adaptée à vos besoins.
Ajouter des membres dans un site SharePoint partagé
Ajouter des membres consiste à inviter des personnes à rejoindre un groupe SharePoint lié à un site. Les membres du groupe ont un niveau d’autorisation défini par le propriétaire du site, qui peut être modifié à tout moment. Les avantages de cette méthode sont :
Elle permet de gérer facilement les permissions des utilisateurs en fonction de leur rôle et de leur responsabilité.
Elle facilite la communication et la collaboration entre les membres du groupe,
Elle offre une meilleure sécurité, car les membres du groupe doivent se connecter avec leur compte pour accéder au site.
Les inconvénients de cette méthode sont :
Elle nécessite de créer et de maintenir un groupe SharePoint pour chaque site, ce qui peut être fastidieux et complexe.
Elle limite l’accès au site aux seuls membres du groupe, ce qui peut être problématique si vous souhaitez partager des informations avec des personnes extérieures à l’organisation ou à la plateforme.
Elle peut entraîner une surcharge de notifications et de messages pour les membres du groupe, qui doivent gérer plusieurs canaux de communication.
Partager un site
Partager un site SharePoint et son contenu consiste à envoyer un lien d’accès à des personnes qui ne font pas partie du groupe SharePoint lié au site. Les personnes qui reçoivent le lien peuvent accéder au site sans avoir besoin de se connecter ou de rejoindre le groupe.
Les avantages de cette méthode sont :
Elle permet de partager rapidement et facilement des informations et des documents avec des personnes qui ne sont pas membres du groupe SharePoint, comme des clients, des partenaires ou des fournisseurs.
Elle offre une plus grande flexibilité, car le propriétaire du site peut choisir le type de lien à envoyer (lecture seule, modification, expiration, etc.) et le révoquer à tout moment.
Elle réduit le nombre de groupes SharePoint à créer et à gérer, ce qui simplifie l’administration de la plateforme.
Les inconvénients de cette méthode sont :
Elle pose des risques de sécurité, car le lien peut être transmis à des personnes non autorisées ou malveillantes, qui peuvent accéder au site sans contrôle.
Elle limite la collaboration, car les personnes qui accèdent au site par le lien ne peuvent pas utiliser les outils de communication et de travail d’équipe intégrés à SharePoint.
Elle rend difficile le suivi des modifications et des activités sur le site, car les personnes qui accèdent au site par le lien ne sont pas identifiées par leur nom ou leur compte.
Conclusion
En conclusion, il n’existe pas de méthode universelle pour donner accès à un site SharePoint.
Il faut choisir en fonction du contexte, des objectifs et des besoins de chaque projet.
Ajouter des membres est plus adapté pour les sites qui nécessitent un haut niveau de sécurité, de collaboration et de gestion des permissions.
Partager un site est plus adapté pour les sites qui visent à diffuser des informations et des documents à un large public, sans besoin de contrôle ou de suivi.
Salut les moussaillons, il y a quelques temps le capitaine Yoann Kalandyk vous partagez dans l’article Migration Stream vers « Stream on SharePoint » l’évolution de la plateforme vidéo de Microsoft. Ses conseils sur la simplicité de la migration et son initiation à la création de vidéo sur le nouveau Stream ont émerveillé plus d’un de nos lecteurs !!! Dans cet article, je souhaite aller un peu plus loin dans l’usage de la vidéo en entreprise en vous proposant 2 solutions dans SharePoint Online sur comment créer des playlists de vidéos avec SharePoint.
Ben oui, avec la disparition de Stream classique, les utilisateurs ne peuvent plus créer de chaines vidéo, ni enrichir l’existant de nouvelles ressources.
🤔
Mais comment faire pour ne pas perdre toute la connaissance qui a été capitalisée ??
Comment faire pour recréer facilement l’existant et les futures collections de vidéos de présentations produits ou d’autres contenus vidéo.
Méthode 1 : Créer une Playlist avec les composants WebPart
Facile, tu prends une page SharePoint avec un format de section « Un tiers à gauche ». Sur la partie gauche, tu ajoutes le composant WebPart « Bibliothèque de documents »
Dans le volet latéral, tu choisis le dossier contenant toutes les réunions que tu as enregistrées et qui alimentent ta base de connaissance.
Dans la partie droite, tu ajoutes un lecteur pour ces vidéos. Pour cela, tu utilises le composant WebPart, « Fichier et média ».
Dans le volet latéral, tu connectes ce lecteur de « fichiers » à ton dossier contenant les vidéos.
Et hop !!!
Ok, j’avoue c’est un peu compliqué, car il faut connaitre (un peu) les pages SharePoint, les composants et tutti quanti !!!
Méthode 2 : Créer une Playlist avec la liste de lecture
MS Lists vous connaissez ?
L’application MS Lists permet de collaborer autour d’une liste d’information tel que le suivi de tâches ou de stock, gérer des projets, …
En ce qui concerne les vidéos, vous pouvez organiser vos podcasts, vos vidéos de formation ou les enregistrements de réunions Teams grâce à une liste SharePoint prédéfinie. Ah Ah !! intéressant, Laquelle ? Comment…
Microsoft a développé récemment un modèle de liste qui se nomme…. « Liste de lecture », qui permet à chacun de créer des playlists.
Puis, il vous suffit ajouter toutes les vidéos liées à votre thématique.
Et BAM !!!
En quelques clics la playlist est faite et disponible, trop fort !!💪
Pour communiquer sur l’existence, c’est simple en premier lieu, je réalise une page SharePoint pour la navigation entre les playists de vidéos (classées par thématique) et que j’ajoute au volet de navigation.
Puis j’accompagne ce changement via la diffusion d’une page d’actualité dans SharePoint auprès de la communauté…
Les capitaines sont toujours en veille pour vous éclaircir Microsoft 365.
Microsoft 365, parmi sa longue liste d’outil, vous en propose un qui vous permet de retrouver, sur votre ordinateur, vos fichiers qui sont pourtant stockés en ligne (sur le « cloud »), comme sur SharePoint ou sur Teams. Cette possibilité a un nom, cela s’appelle la synchronisation et l’outil qui le permet est : OneDrive. Alors comment comprendre la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
HEY Capitaine !!!! Tu viens de me décrire deux fonctionnalités qui ont le même nom.
Un peu de décryptage entre OneDrive et OneDrive s’impose…
Depuis la création de l’informatique, nous créons et stockons des fichiers dans un espace : un lecteur de disque, un répertoire, un serveur…une bibliothèque de document SharePoint, un espace OneDrive.
OneDrive est un espace de stockage en ligne fournit par la solution Microsoft 365 .
Le plus fantastique c’est qu’il est possible de retrouver ces fichiers en ligne directement sur son ordinateur ou son appareil mobile avec la synchronisation. Ceci se matérialise avec un petit nuage bleu (actif) ou blanc (inactif) sur votre ordinateur.
Dans mon explorateur de fichiers, grâce à cette synchronisation, je retrouve ce petit nuage bleu symbolisant mon espace de fichiers individuel et professionnel. Concrètement il est inscrit ainsi : [nuage bleu] – OneDrive – [Nom de l’entreprise]. Si j’ai aussi une licence personnelle Microsoft 365, je peux aussi retrouver un second nuage bleu avec juste mon nom comme sur l’image ci-dessous.
Et la synchronisation ne s’arrête pas à vos fichiers individuels !
Il est également possible de retrouver dans votre explorateur de fichiers, vos fichiers de travail collaboratif qui sont stockés sur SharePoint. Une fois cette synchronisation spécifique mise en place, vous trouverez sur votre explorateur de fichiers une petite entreprise bleue au nom de votre entreprise, comme sur l’image ci-dessous.
Donc il faut bien différencier la notion de stockage qui sera uniquement dans les “nuages” et la représentation que l’on peut avoir sur son PC.
Mais concrètement, ça se passe comment la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint ?
Par défaut, les paramétrages de OneDrive synchronisent tous vos fichiers individuels, ce qui vous permet d’accéder aux documents stockés sur votre ordinateur en ligne et inversement. Pratique par exemple, si votre ordinateur ne s’allume plus ou si vous avez besoin d’un fichier avec un appareil mobile, où que vous soyez, avec n’importe quel appareil et à n’importe quel moment, vous pourrez accéder à vos documents individuels.
Vous avez besoin de faire pareil pour certains fichiers qui sont sur SharePoint ? Comme dit précédemment, c’est possible et des précautions d’imposent.
En effet, nous parlons ici de retrouver dans son explorateur de fichiers, des éléments communs. Cela permet de :
travailler en hors connexion
et aussi de travailler dans un environnement qui ressemble à ce que l’on a toujours vécu avec les espaces réseaux (serveurs).
Mais comme sur un serveur, les modifications faites à partir de l’explorateur de fichiers sur des documents communs s’appliqueront sur les fichiers dans SharePoint et de manière quasi instantanée. Entre autre, si vous supprimez un fichier, il disparaitra de votre explorateur de fichiers et se retrouvera dans la corbeille du SharePoint.
La synchronisation de dossiers ou bibliothèques SharePoint (ou Teams) est une action manuelle et individuelle. Vous pouvez synchroniser tout ou partie d’un Teams ou d’un SharePoint. Et comme expliqué au début de l’article, cette action s’appuie sur OneDrive.
Aussi il est important de garder en tête les limites de cet outil !
En effet, comme vu précédemment, OneDrive a une double fonction (stockage et synchronisation). Mais surtout, il a des limites, dont voici quelques extraits :
Ne supporte pas les fichiers avec certains caractères : » * : < > ? / |
Ne supporte pas les fichiers .pst
Ne peut pas synchroniser plus de 300 000 fichiers et/ou 250 go
Il n’est pas possible de synchroniser un dossier où nous avons déjà effectué un raccourci OneDrive et inversement
Que se passe-t-il lorsque l’on dépasse une des limites ?
OneDrive va arrêter de synchroniser et afficher un message d’erreur. Si vous avez dépassé la limite de stockage et/ou si OneDrive est en souffrance depuis trop longtemps, il est possible qu’il supprime des fichiers pour se libérer et ça ce n’est vraiment pas cool… (vous retrouverez les fichiers dans la corbeille de votre SharePoint, dites merci à la restauration).
/ !\ Si vous ne souhaitez plus synchroniser un dossier d’un SharePoint, ne le supprimez pas ! Il faut penser à arrêter la synchronisation avant au risque de tout perdre du SharePoint.
Aussi, veillez également à toujours avoir à l’œil OneDrive !
Le petit nuage bleu en bas à droite de votre écran principal doit être tout bleu. En cas de doute, cliquez dessus et vérifiez qu’il n’y a pas de messages d’erreurs ou de conflits.
Les états de OneDrive
Voici les différents états de OneDrive, je vous ai mis des liens vers la résolution proposée par Microsoft. Mais sinon appelez nous 😉
Et veillez aussi à la colonne “statut” dans votre explorateur de fichiers, elle est riche en information avec ses petits icônes :
Nuage blanc au contour bleu : les fichiers n’ont jamais été ouvert sur votre ordinateur et ils n’occupent pas d’espace sur votre ordinateur.
Cercle vert et une coche verte : les fichiers ont déjà été ouvert sur votre ordinateur, ils ont été téléchargé sur votre appareil et deviennent disponibles localement.
Rond vert et une coche blanche : les fichiers sont en ligne et sur votre ordinateur de façon permanente.
Flèches bleues dessus-dessous : les fichiers sont en cours de modifications/synchronisation
Rond rouge avec croix blanche : une erreur de synchronisation a été détectées
Signification des icônes de statuts
Colonne vide ? La synchronisation n’est plus effective. Il est possible de supprimer le dossier sans influence sur l’espace de stockage en ligne. Pour relancer la synchronisation, il suffit de retourner sur l’espace en ligne et cliquer sur synchroniser
Mais surtout, ne vous prenez pas trop la tête !
Pour comprendre la synchronisation de fichiers OneDrive et SharePoint et que ce sujet n’ait plus de secret pour vous, vous pouvez consultez la documentation Microsoft ou prendre rendez-vous avec l’un de nos capitaines, nous vous accompagnerons avec plaisir sur ces sujets parfois complexes et nous vous expliquerons tout ça en personne 😊.
Utilisateur avancée de SharePoint, parfois, vous pourriez être confronté à faire un choix entre une Liste ou une Bibliothèque SharePoint. Cet article a pour vocation de vous éclairer sur le sujet.
La liste
On commence par la liste, à laquelle on pense rarement. Une manière simple est de la comparer à une feuille de calcul Excel disponible dans un format Web. On retrouve une donnée structurée avec des Métadonnées/Metadatas/Colonnes/Propriétés (barrer les mentions inutiles) qui peuvent être triées et filtrées. En plus de ça, SharePoint nous apporte des versions pour voir l’évolution de notre élément (qui n’a pas rêvé d’une gestion de versions pour chaque ligne de données d’une feuille de calcul Excel) ainsi que la possibilité d’y attacher des fichiers (ça aussi, dis donc, j’en ai rêvé).
En résumé, on construit un fichier de données Excel, sans Excel, mais avec plein d’options en plus.
Voici des cas d’usages qui correspondent à l’utilisation d’une liste :
Liste de demandes de déplacement / location de voiture
Liste de contacts
Liste d’événements
Liste de tâches SharePoint
TIPS du Capitaine : vous pouvez utiliser cette liste dans l’application « List » sur votre appareil mobile.
La bibliothèque
La bibliothèque va permettre le stockage des fichiers. Comme dans une liste, le fichier peut être aussi structuré avec des Métadonnées/Métadatas/Colonnes/Propriétés (selon votre préférence) et possède aussi des versions. On peut aussi attribuer les mêmes Métadonnées à un groupe de documents grâce au type de contenu « Ensemble de document ». Celui-ci va permettre de créer un dossier et d’associer les Métadonnées à ce dernier à tous les fichiers enfants qui le composeront.
On vient créer une bibliothèque quand notre information est structurée et basée sur un fichier. Voici des cas d’usages qui correspondent à l’utilisation d’une bibliothèque :
Bibliothèque d’images
Bibliothèque de factures
Bibliothèque de vidéos
Bibliothèque de suivi de dossier d’un SAV
Bibliothèque d’ensemble de documents SharePoint
Précision du Capitaine : il n’existe pas d’application bibliothèque (contrairement à celle des listes).
En bref
La principale question à se poser si on hésite entre une bibliothèque et une liste est la suivante :
Est-ce que ma donnée est forcément déterminée par un unique fichier ?
Si oui => alors l’utilisation d’une bibliothèque est recommandée.
Si non => cela veut dire qu’une liste – avec des éléments qui pourront avoir un ou plusieurs fichiers en pièces jointes – est plus adaptée.
Les documents stockés en tant que pièces jointes dans une liste ne bénéficieront pas des fonctionnalités des bibliothèques comme l’extraction ou encore le versionning. Dans ce cas, on verra donc les pièces jointes comme étant l’une des Metadatas qui structurent l’élément.
D’ailleurs, que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, Microsoft 365 offre une gamme d’outils collaboratifs pour optimiser la gestion de vos tâches. Planner, Project, Lists, To Do, Teams, Excel, Outlook et OneNote sont autant de solutions pour organiser efficacement votre travail et celui de votre équipe. C’est pourquoi, avec cet article, nous espérons vous apporter toute l’information nécessaire afin que vous appreniez à choisir l’outil adapté à vos besoins pour gérer vos tâches et à maximiser votre productivité avec Microsoft 365.
Alors comment gérer ses tâches dans Microsoft 365 ?
Comme le souligne l’introduction de cet article, nous avons le choix entre Planner, Project, Lists, ToDo, Teams, voire Excel, Outlook ou encore OneNote (que je n’aborderai pas dans ce billet, étant donné que ce n’est l’usage premier de ces applications). Mais en réalité, quel est le meilleur outil pour gérer ses tâches ? Comme c’est généralement le cas lorsqu’il est question de solutions technologiques, la réponse est :
Cela dépend de l’usage !!
Pour les utilisateurs, la confusion s’installe lors du choix de l’outil en raison des similitudes entre les applications. Alors allons y et découvrons quel outil utiliser pour une bonne gestion des tâches.
Planner
Sur un format de tableaux Kanban, Planner vous permet de créer facilement des tableaux de planification pour gérer un projet ou pour suivre les tâches d’équipe. Chaque utilisateur dispose d’une vue personnelle dans laquelle il peut visualiser l’ensemble de ses tâches dans tous les groupes et plannings du Planificateur.
De surcroît, les tâches sont présentées sous forme de cartes riches en informations (fichiers, des listes de contrôle, des étiquettes, etc..) ou sous forme de listes.
Les dates de début et de fin attribuées à vos tâches, celles-ci sont visibles dans un calendrier dans la vue Planning de Planner. Des rappels automatiques sont envoyés quelques jours avant, ou alors lorsque le délai est échu.
Il est à noter que les tâches sont organisées en compartiments. D’ailleurs, elles peuvent être regroupées et filtrées par priorité, personne ou d’autres détails, pour répartir les activités et vérifier la progression.
Des outils d’analyse sont également intégrés comme la vue Graphiques. En effet, cette vue permet une analyse rapide de l’état d’avancement des travaux et fournit un aperçu de la charge de travail des membres de l’équipe.
De même, son intégration aux groupes Microsoft 365 fait sa force. Pour chaque Plan créé dans Planner, vous bénéficiez :
D’un site SharePoint pour héberger tous les fichiers ;
D’un Bloc-notes pour recueillir l’information issue des réunions ;
D’une vue du calendrier dans Outlook ;
D’une intégration sous forme d’onglet dans Teams ;
D’un suivi des tâches en cours sans nécessiter l’intervention d’un gestionnaire de projet.
Usages :
Planner est l’outil adapté pour organiser le travail d’équipe, sous forme de collaboration ouverte où tout le monde peut contribuer. Sa gestion d’équipe – conviviale et intuitive – inclut tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien les tâches.
Project Online
Project est plus complexe que Planner et nécessite une licence complémentaire. L’application permet de gérer des projets de grandes ampleurs.
Les chefs de projet pilotent l’activité, gèrent les ressources, analysent le budget et communiquent les données des projets.
Si bien qu’avec l’arborescence des tâches, vous pouvez planifier, gérer et suivre les livrables et les phases à l’aide de tâches récapitulatives. Les structures des tâches récapitulatives, la gestion des temps d’avance et de retard, des efforts fournissent un calendrier précis des dates de projet.
Lorsque vous pilotez votre projet au travers de feuilles de route visuelles et des tableaux de bord personnalisés. L’intégration de périodes chômées et des coûts des ressources (frais de déplacement, achat de prestation…) sont gérables dans l’application.
De même, l’analyse du chemin des tâches détaille la façon dont une tâche est associée à d’autres et permet de replanifier les affectations.
La vue de chronologie dans un diagramme de Gantt affiche les jalons, les dépendances des tâches et le chemin critique de votre projet.
Usages :
MS Project est un outil complet et complexe pour contrôler les coûts du projet. La planification, la hiérarchisation et la gestion des investissements fournissent aux chefs de projets des éléments pour gérer les charges de travail, le matériel, les ressources consommables et les postes de dépense des projets.
Source : Microsoft Project Online
MS Lists
Microsoft Lists est une version améliorée des listes SharePoint en termes de fonctionnalités et de convivialité, et se présente sous la forme d’une application distincte.
L’application fournit des modèles avec une structure de base, une mise en forme, une mise en forme conditionnelle, etc. qui permet de trouver l’inspiration et démarrer rapidement.
Toutefois, si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les modèles proposés, créez votre liste personnalisée soit en important une feuille de calcul Excel existante soit en démarrant à partir d’une page blanche.
Les listes sont accessibles via l’application Web, un onglet dans une équipe Teams ou l’application mobile.
La force de l’application au-delà de collecter, de filtrer, de trier et partager des informations, est la possibilité d’avoir un affichage différent des données en utilisant des vues flexibles telles que des grilles, des cartes ou un calendrier.
Le second avantage d’utiliser Microsoft Lists est son interconnexion avec les autres applications d’Office 365. Car connectez Lists à la Power Platform peut vous aider à développer des formulaires avec Power Apps, personnalisez des flux de travail à l’aide de Power Automate et analysez les données avec Power Bi.
Usages :
Microsoft Lists est une application simple et relativement intuitive pour le suivi des informations, de stocks, la création de calendriers d’événements ou de déplacements ou encore l’intégration de nouvelles recrues.
Crédit photo : Microsoft 365
MS To Do
Microsoft To Do centralise les tâches personnelles issues de nos mails, des tâches de Planner ou encore celles de OneNote et est intégré à Outlook.
Lorsque vous planifiez vos priorités journalières grâce à Ma journée. Ces tâches peuvent être ajoutées manuellement, ou en demandant à CoPilot d’en ajouter une pour vous. Et des suggestions intelligentes vous aident à structurer votre liste d’actions quotidiennes.
Usages :
MS To Do est l’application incontournable pour les tâches individuelles. Car sa connexion avec les autres applications apporte une vue globale sur toutes vos listes de tâches dans Microsoft 365 grâce à la synchronisation.
Crédit photo : Microsoft 365
Teams
Microsoft Teams est une application de collaboration tout au long de votre journée de travail. Toutefois, ce n’est pas un hasard si l’on retrouve l’application Tasks par Planificateur.
L’application Tasks n’est pas un outil de gestion de tâche. Car c’est plutôt une combinaison du Planificateur et de To Do à l’intérieur de MS Teams.
L’outil MS Teams rassemble la plupart vos tâches individuelles dans Mes tâches. Et vous disposez d’une vue sur toutes vos tâches par projet Planner dans Plans partagés.
Conclusion
Comme vous le constatez, la suite Microsoft 365 comporte de nombreux outils pour gérer les tâches. Il est parfois difficile de s’y retrouver… C’est pour ces raisons que Solution Obvie – en tant que partenaire de Microsoft – vous accompagne et vous aide à faire le bon choix. Et ce, en prenant en compte vos besoins et usages !
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