Comment migrer ses documents vers SharePoint online sûrement une question que tout le monde se pose… Heureusement, les Capitaines sont là ! La migration comporte de nombreuses bénéfices et vous avez bien raison !
En effet, utiliser SharePoint pour le stockage de vos fichiers est très efficace :
- Il possède plus de fonctionnalité de gestion documentaire qu’un serveur de fichiers
- Il permet de réduire drastiquement le nombre de serveurs de fichiers pour votre entreprise
- Il permet ainsi de faire des économies
- Il permet d’améliorer la sécurité des données et de se débarrasser de la tâche ingrate de backup
- Il permet une meilleure confidentialité de la donnée
Toutefois, un projet de migration d’un serveur de fichiers vers SharePoint ne doit pas se prendre à la légère. Aussi, nous vous partageons aujourd’hui 7 grandes astuces issues de nos différentes expériences :
1/ L’importance du groupe de projet
4 rôles sont essentiels dans une équipe projet de migration :
- Un « agent-double » qui travaillera pour le service en charge du projet (souvent IT) et qui sera la parole des utilisateurs => le mieux c’est qu’il soit LE ou LA chef-fe de projet.
- Un administrateur SharePoint (qui aura les bonnes clés pour ouvrir les bonnes portes)
- Un administrateur serveur (qui aura aussi les bonnes clés pour vider les bonnes pièces)
- Un technicien rigoureux qui réalisera les tâches de migration
Et tout ce beau petit monde doit être inscrit dans un groupe de sécurité DU serveur afin d’avoir tous accès aux répertoires à migrer pour les opérations essentielles d’analyse du serveur et aux informations actuelles d’accès aux documents.
2/ L’importance des outils
Dans un projet de migration, les outils qui seront utilisés sont aussi très important, bien sûr. Le choix des outils va forcément varier selon la typologie de l’entreprise, des services concernés et des types de fichiers à migrer.
Par exemple, pour analyser des fichiers d’un serveur, il est aussi indispensable d’avoir le bon outil qui permettra de gagner du temps dans la création de vos « mapping » de migration. Par exemple, nous utilisons la plupart du temps treesize.
Aussi, si vous faites face à un projet aux multiples migrations très hétérogènes (file server to SharePoint, SharePoint to SharePoint, Planner to Planner, List to List…) il est préférable d’avoir un outil qui sache gérer toutes sortes de migration. Nous avons l’habitude d’utiliser ShareGate.
Enfin, si vous devez migrer des milliers de fichiers Excel liés les uns aux autres, un outil de correction de lien en masse est également indispensable. Il existe LinkFixer qui fonctionne bien et avec un super support.
Tout cela sera donc à définir avec l’équipe projet en fonction des utilisateurs finaux et de leurs fichiers.
3/ Penser aux permissions avant le mapping
Ça veut dire quoi ? ça veut dire que si vous souhaitez faire une gestion documentaire vraiment efficace sur SharePoint, il est souvent plus intéressant de créer la structure documentaire (mapping) en fonction des permissions plutôt que l’inverse.
En effet, une gestion des droits sur SharePoint est efficace quand elle simple et s’effectue au niveau des bibliothèques (et surtout pas plus bas) avec des groupes de sécurité SharePoint associé (et pas des droits donnés individuellement). Le mieux est encore d’utiliser des groupes M365 logique en fonction des métiers et pourquoi pas lié à des équipes teams. Mais tout cela dépend de votre organisation et de celles de vos utilisateurs.
4/ Migrer ses fichiers vers SharePoint online se fait en 2 temps minimum et tester entre chaque temps
Comment migrer vos fichiers vers SharePoint online ? On arrive dans le vif du sujet.
Hey oui, ce n’est pas du « One Shot », même pour des migrations « as it is ». Personne n’est à l’abris d’un lag de serveur, d’un lag d’internet durant une migration ou que sais-je encore…
De plus, il est important de tester les fichiers délivrés avant de se dire que c’est fini ! Une toute petite erreur dans une tâche programmée de migration peut avoir des conséquences lourdes sur le répertoire de destination.
5/ Utiliser la lecture seule sur serveur de fichiers
Qui dit migration ne signifie pas déplacement, en réalité c’est du copier/coller. Aussi, veillez à bien verrouiller les fichiers du serveur une fois qu’ils sont bien au chaud sur SharePoint, prêt à être utilisé. Ça fera un back-up à l’instant T au cas-où (on n’est jamais trop prudent) et laissera l’opportunité au métier de s’y retrouver plus facilement avec la comparaison si nécessaire.
6/ Un projet de migration c’est aussi du temps auprès des utilisateurs
Vous avancer bien dans l’apprentissage de la méthode pour migrer vos fichiers vers SharePoint online.
Alors oui, dans chaque astuce ou presque, nous parlons des utilisateurs finaux, c’est parce qu’ils sont primordiales dans ce projet. C’est un réel projet de transformation et pour bien le réaliser, il faut impliquer le métier dans les étapes de migration :
- Ils doivent être informés du projet, du pourquoi, du comment et surtout du « ça va vous apporter tout ça »
- Ils doivent être impliqués lors de l’analyse serveur de leurs répertoires (on fait quoi des fichiers qui n’ont pas été ouverts depuis plus de 5 ans ? La réponse est multiple selon les métiers)
- Ils doivent être sollicité pour la création de la structure documentaire (on structure pour qui, pour quoi et comment)
- Ils doivent être inclus dans le design du site SharePoint
- Ils doivent être formés juste avant d’utiliser leur espace
7/ La synchronisation des fichiers c’est NON ! (sans une petite formation)
Je vous vois déjà mes chers petits utilisateurs souhaitant continuer à travailler « comme avant » avec SharePoint. Mais la synchronisation n’est pas sans risque, sans formation, vous pouvez perdre des fichiers dans les méandres du cloud sans même vous en rendre compte. Il suffit d’un collègue non formé (ou mal luné) pour supprimer un répertoire complet !
Une grande synchronisation implique de grandes responsabilités !
Après toutes ces recommandations, si les utilisateurs sont toujours perdus sur le nouvel environnement, c’est normal ! Et sachez que Microsoft met tout en place pour ne rien perdre et propose des outils de recherche très efficace. Enfin pour ne rien gâcher au plaisir, il est même possible, à partir d’un mapping de migration bien ficelé, de créer une petite application low code pour accompagner le plus tranquillement possible les utilisateurs dans leur nouvel environnement de gestion documentaire.
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Comment migrer vos fichiers vers SharePoint online ?
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