Une nouvelle fonctionnalité très demandée est en cours de déploiement sur la PowerPlatform, en effet, après le déploiement d’un nouveau studio Power Automate qui peine encore à convaincre, c’est maintenant le versioning des flux qui est enfin disponible. Attention toutefois, il existe certaines limitations et contraintes pour y avoir accès.
Qui n’a jamais ragé d’avoir perdu une partie de ses actions après une édition ratée d’un flux ou d’un crash du studio PowerAutomate de devoir refaire un flux ? Ce temps est (presque) révolu puisque la fonctionnalité de versioning est maintenant disponible.
Il existe cependant des contraintes pour pouvoir accéder au versioning :
Le flux doit être un flux de type “Cloud”
Le flux doit être intégré à une solution PowerPlatform (le versioning se base sur dataverse pour sauvegarder l’historique)
Il n’est accessible qu’à travers la version 3 du studio PowerApps (qui peine encore à convaincre à cause de l’absence de certaines fonctionnalités, notamment le copier / coller d’actions)
Comment fonctionne le versioning dans Power Automate ?
Le versioning est accompagné d’une fonctionnalité de brouillon / publication. Mais à la manière de Power Apps, le test d’un flux n’est possible que si la version brouillon actuelle est publiée.
A chaque sauvegarde d’un nouveau brouillon, une version est enregistrée. Il est possible de visualiser la dernière version publiée ainsi que ses versions antérieures et la dernière version enregistrée.
Conclusion
En cas d’erreur humaine ou de crash, il est donc maintenant possible de restaurer une version antérieure. Cela grâce à cette fonctionnalité de versioning dans Power Automate.
Espérons cependant que Microsoft apporte un soin tout particulier à l’amélioration de l’ergonomie de l’éditeur V3 et qu’il comble les fonctionnalités essentielles manquantes.
Vous avez développé une application pour gérer des tickets d’incident et celle-ci contient plusieurs écrans ?
Une page d’accueil
Un écran de saisie
Un écran avec la liste de tous les tickets
Un écran de visualisation d’un ticket
…
Vous souhaitez que l’utilisateur atterrisse directement sur l’information et sur l’écran qui la contient, mais comment éviter qu’il navigue au travers d’écrans intermédiaires ?
Simplifions-lui la vie en lui glissant un lien qui ouvrira l’application directement sur l’écran qui permet de visualiser ce ticket.
Le Query String
Ce terme anglais – ou chaîne de requête – désigne un élément qui compose une URL. Il se situe au bout de l’expression (annoncé par le caractère “?”) et permet de passer des paramètres à l’URL. Par exemple lors d’une recherche Google, vous pourrez apercevoir dans la barre d’adresse le paramètre “q” suivi de votre recherche :
L’URL étant une technologie universelle, chaque langage de programmation possède une fonction pour récupérer cette chaîne de requête.
Power Apps n’y échappe pas ! On récupère les paramètres dans l’URL qui ouvre l’application grâce à la fonction “Param()”.
La fonction Param()
Dans un premier temps, il faut définir quels sont les paramètres qui seront utiles à notre application. Reprenons notre application de ticketing. Pour distinguer un ticket d’un autre nous allons avoir un champ “Identifiant”. Pour notifier et afficher le bon ticket à nos utilisateurs nous allons donc nous baser sur ce champ en utilisant un paramètre “itemID”.
En parallèle on vient déclarer dans le OnStart une variable qui va récupérer l’item si un ID est passé en paramètre dans l’URL :
Et voilà ! Si un ID est passé en paramètre, notre application redirigera l’utilisateur sur l’écran du ticket. Rapide à mettre en place, cette astuce va améliorer le confort d’utilisation de votre application Power Apps pour vos utilisateurs !
Solution Obvie vous accompagne dans le développement de vos applications Power Apps et plus globalement Power Platform ! Contactez-nous !
D’ailleurs, que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, Microsoft 365 offre une gamme d’outils collaboratifs pour optimiser la gestion de vos tâches. Planner, Project, Lists, To Do, Teams, Excel, Outlook et OneNote sont autant de solutions pour organiser efficacement votre travail et celui de votre équipe. C’est pourquoi, avec cet article, nous espérons vous apporter toute l’information nécessaire afin que vous appreniez à choisir l’outil adapté à vos besoins pour gérer vos tâches et à maximiser votre productivité avec Microsoft 365.
Alors comment gérer ses tâches dans Microsoft 365 ?
Comme le souligne l’introduction de cet article, nous avons le choix entre Planner, Project, Lists, ToDo, Teams, voire Excel, Outlook ou encore OneNote (que je n’aborderai pas dans ce billet, étant donné que ce n’est l’usage premier de ces applications). Mais en réalité, quel est le meilleur outil pour gérer ses tâches ? Comme c’est généralement le cas lorsqu’il est question de solutions technologiques, la réponse est :
Cela dépend de l’usage !!
Pour les utilisateurs, la confusion s’installe lors du choix de l’outil en raison des similitudes entre les applications. Alors allons y et découvrons quel outil utiliser pour une bonne gestion des tâches.
Planner
Sur un format de tableaux Kanban, Planner vous permet de créer facilement des tableaux de planification pour gérer un projet ou pour suivre les tâches d’équipe. Chaque utilisateur dispose d’une vue personnelle dans laquelle il peut visualiser l’ensemble de ses tâches dans tous les groupes et plannings du Planificateur.
De surcroît, les tâches sont présentées sous forme de cartes riches en informations (fichiers, des listes de contrôle, des étiquettes, etc..) ou sous forme de listes.
Les dates de début et de fin attribuées à vos tâches, celles-ci sont visibles dans un calendrier dans la vue Planning de Planner. Des rappels automatiques sont envoyés quelques jours avant, ou alors lorsque le délai est échu.
Il est à noter que les tâches sont organisées en compartiments. D’ailleurs, elles peuvent être regroupées et filtrées par priorité, personne ou d’autres détails, pour répartir les activités et vérifier la progression.
Des outils d’analyse sont également intégrés comme la vue Graphiques. En effet, cette vue permet une analyse rapide de l’état d’avancement des travaux et fournit un aperçu de la charge de travail des membres de l’équipe.
De même, son intégration aux groupes Microsoft 365 fait sa force. Pour chaque Plan créé dans Planner, vous bénéficiez :
D’un site SharePoint pour héberger tous les fichiers ;
D’un Bloc-notes pour recueillir l’information issue des réunions ;
D’une vue du calendrier dans Outlook ;
D’une intégration sous forme d’onglet dans Teams ;
D’un suivi des tâches en cours sans nécessiter l’intervention d’un gestionnaire de projet.
Usages :
Planner est l’outil adapté pour organiser le travail d’équipe, sous forme de collaboration ouverte où tout le monde peut contribuer. Sa gestion d’équipe – conviviale et intuitive – inclut tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien les tâches.
Project Online
Project est plus complexe que Planner et nécessite une licence complémentaire. L’application permet de gérer des projets de grandes ampleurs.
Les chefs de projet pilotent l’activité, gèrent les ressources, analysent le budget et communiquent les données des projets.
Si bien qu’avec l’arborescence des tâches, vous pouvez planifier, gérer et suivre les livrables et les phases à l’aide de tâches récapitulatives. Les structures des tâches récapitulatives, la gestion des temps d’avance et de retard, des efforts fournissent un calendrier précis des dates de projet.
Lorsque vous pilotez votre projet au travers de feuilles de route visuelles et des tableaux de bord personnalisés. L’intégration de périodes chômées et des coûts des ressources (frais de déplacement, achat de prestation…) sont gérables dans l’application.
De même, l’analyse du chemin des tâches détaille la façon dont une tâche est associée à d’autres et permet de replanifier les affectations.
La vue de chronologie dans un diagramme de Gantt affiche les jalons, les dépendances des tâches et le chemin critique de votre projet.
Usages :
MS Project est un outil complet et complexe pour contrôler les coûts du projet. La planification, la hiérarchisation et la gestion des investissements fournissent aux chefs de projets des éléments pour gérer les charges de travail, le matériel, les ressources consommables et les postes de dépense des projets.
Source : Microsoft Project Online
MS Lists
Microsoft Lists est une version améliorée des listes SharePoint en termes de fonctionnalités et de convivialité, et se présente sous la forme d’une application distincte.
L’application fournit des modèles avec une structure de base, une mise en forme, une mise en forme conditionnelle, etc. qui permet de trouver l’inspiration et démarrer rapidement.
Toutefois, si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les modèles proposés, créez votre liste personnalisée soit en important une feuille de calcul Excel existante soit en démarrant à partir d’une page blanche.
Les listes sont accessibles via l’application Web, un onglet dans une équipe Teams ou l’application mobile.
La force de l’application au-delà de collecter, de filtrer, de trier et partager des informations, est la possibilité d’avoir un affichage différent des données en utilisant des vues flexibles telles que des grilles, des cartes ou un calendrier.
Le second avantage d’utiliser Microsoft Lists est son interconnexion avec les autres applications d’Office 365. Car connectez Lists à la Power Platform peut vous aider à développer des formulaires avec Power Apps, personnalisez des flux de travail à l’aide de Power Automate et analysez les données avec Power Bi.
Usages :
Microsoft Lists est une application simple et relativement intuitive pour le suivi des informations, de stocks, la création de calendriers d’événements ou de déplacements ou encore l’intégration de nouvelles recrues.
Crédit photo : Microsoft 365
MS To Do
Microsoft To Do centralise les tâches personnelles issues de nos mails, des tâches de Planner ou encore celles de OneNote et est intégré à Outlook.
Lorsque vous planifiez vos priorités journalières grâce à Ma journée. Ces tâches peuvent être ajoutées manuellement, ou en demandant à CoPilot d’en ajouter une pour vous. Et des suggestions intelligentes vous aident à structurer votre liste d’actions quotidiennes.
Usages :
MS To Do est l’application incontournable pour les tâches individuelles. Car sa connexion avec les autres applications apporte une vue globale sur toutes vos listes de tâches dans Microsoft 365 grâce à la synchronisation.
Crédit photo : Microsoft 365
Teams
Microsoft Teams est une application de collaboration tout au long de votre journée de travail. Toutefois, ce n’est pas un hasard si l’on retrouve l’application Tasks par Planificateur.
L’application Tasks n’est pas un outil de gestion de tâche. Car c’est plutôt une combinaison du Planificateur et de To Do à l’intérieur de MS Teams.
L’outil MS Teams rassemble la plupart vos tâches individuelles dans Mes tâches. Et vous disposez d’une vue sur toutes vos tâches par projet Planner dans Plans partagés.
Conclusion
Comme vous le constatez, la suite Microsoft 365 comporte de nombreux outils pour gérer les tâches. Il est parfois difficile de s’y retrouver… C’est pour ces raisons que Solution Obvie – en tant que partenaire de Microsoft – vous accompagne et vous aide à faire le bon choix. Et ce, en prenant en compte vos besoins et usages !
Découvrez comment les pipelines Power Platform simplifient le déploiement des applications. Optimisez vos processus et gagnez en efficacité avec des solutions innovantes. Lisez notre guide complet sur Solution Obvie.
Comment simplifier son processus de déploiement dans sa Power Platform ? Viva les Pipelines !
Vous vous êtes lancés dans la création d’application avec la Power Platform, et ça c’est top !
Mais êtes-vous au taquet sur les bonnes pratiques de développement et déploiement ? Voyons comment ne pas faire « tomber la prod » !
Avant de commencer la lecture de l’article, je vous recommande fortement d’aller consulter celui sur les environnements et solutions de Power Platform. La technologie des pipelines s’appuie sur ces 2 outils, expliqués précédemment.
Le déploiement dans la Power Platform
Dans le cas de développement d’application critique dans la Power Platform on utilise différents environnements. L’objectif est d’avoir un espace dédié au développement, un autre pour la phase de test et enfin celui de production pour donner l’accès aux utilisateurs finaux.
Dans cette configuration, on vient exporter et importer l’application entre les différents environnements. S’il s’agit d’une application PowerApps isolée, ou bien d’un flow par exemple, l’export et l’import sont assez simples. Dans le cas d’applications plus complexes (une app PowerApps, plusieurs Flux, des tables dataverse…) l’utilisation des solutions est primordiale pour limiter les problèmes.
On exporte / importe alors ces solutions à la main entre les environnements. Lors d’un export la solution se retrouve sous la forme d’un dossier compressé qu’on importe dans l’environnement cible. Ici aussi il est possible de faire des erreurs (humaines), comme importer une ancienne version du dossier par exemple.
Pour éviter ce genre de situation, Power Platform met à disposition une solution qui apporte un déploiement continu, les pipelines.
Objectif des pipelines
Le terme pipeline est un mot d’origine anglais qui se compose de « pipe » ou « tuyau », et « line », pour « ligne ». Un pipeline de déploiement peut alors se voir comme une ligne de tuyaux par lesquels nos solutions transitent pour se déplacer entre plusieurs environnements. Dans un pipeline, nous avons plusieurs pipes qui représentent la route entre 2 environnements.
La solution de pipeline Power Platform permet donc de stocker plusieurs pipelines. Par exemple si vous avez différents environnements de développement, test ou production, il faut un pipeline par chemin de déploiement.
Pour faire fonctionner l’outil, il faut au minimum 3 environnements :
Host : un environnement « host » est nécessaire pour l’installation de l’outil Pipeline. Il n’est pas recommandé d’utiliser cet environnement dans un des pipelines.
Développement : un environnement de développement contenant des solutions « Unmanaged » ayant pour but d’être déployées sur des environnements de productions.
Production : un environnement accueillant des solutions « Managed » à destination d’utilisateurs finaux.
Une fois l’installation effectuée et toutes les configurations faites par rapport à vos besoins, la page de pipeline sera disponible dans vos solutions. C’est depuis cette page que vous pourrez alors décider dans quel pipeline déployer votre solution.
En plus d’automatiser vos déploiements, l’outil va vous permettre de les superviser. Ainsi il sera possible de suivre en direct un déploiement et avoir l’information de son bon déroulement. Un historique est aussi présent par solution pour savoir qui a lancé un déploiement et sur quel environnement.
Démonstration
Ici notre pipeline est constitué de 3 environnements : Développement, Preprod et Prod.
Pour réaliser les déploiements, on se rend dans la solution Unmanaged qui se trouve sur notre environnement de développement. Au départ voici ce qu’affiche l’outil :
On retrouve nos 3 environnements, avec la version 1.0.0.0 dans l’environnement de développement. Pour le moment les 2 autres environnements ne possèdent pas la solution. Une fois une version de l’application prête, on passe au déploiement sur la préprod pour les phases de tests :
Le déploiement de la solution va provoquer une montée de version de cette dernière, on se retrouve donc avec la version 1.0.0.1 sur les 2 environnements. Dans notre scénario, les tests vont révéler un bug que l’on corrige dans notre environnement de développement. On déploie alors de nouveau la solution sur l’environnement de Preprod.
La version de la solution passe alors à 1.0.0.2. Les tests sont cette fois-ci OK, on déploie sur la Prod :
La version en production est bien la 1.0.0.2. Avant de pouvoir redéployer une version sur la Prod, il faut repartir de l’environnement de développement (le bouton « Deploy here » est désactivé pour l’environnement de production).
L’historique nous permet de retracer facilement les déploiements effectués :
En conclusion
L’outil Pipeline Power Platform est un outil simple à utiliser et rapide à mettre en place pour effectuer le déploiement continu de vos solutions. Cependant il existe certaines limites. Par exemple, il est impossible de créer un pipeline entre plusieurs tenants. Dans ce genre de cas plus poussé, les outils de CI/CD comme Azure DevOps ou Github sont plus adaptés.
Power Platform permet la création et la mise en service rapide d’applications métiers. On peut être tenté de développer directement sur la « prod » pour des applications à portée réduite. Mais les environnements et les solutions sont là pour nous aider à prévenir de nombreux problèmes !
Les environnements
Un environnement Power Platform est un espace qui permet de stocker des applications, des données et de les partager aux utilisateurs. Chaque environnement possède ses propres autorisations, ses paramètres de sécurités… Cela permet un premier niveau de cloisonnement de l’information.
On peut retrouver des environnements selon les départements qui n’auraient pas d’informations ou d’applications en commun (Finance – RH) et des environnements communs (application note de frais, réservation de salle de réunion…). Ces environnements où les utilisateurs finaux accèdent sont appelés environnements de productions.
Développer directement sur ces environnements de production n’est pas conseillé car il peut rendre indisponible une application si celle-ci est publiée avec des bugs. Pour éviter cela, on créé des environnements de tests.
On se retrouve alors avec 3 types d’environnements :
Développement : accessible uniquement par les personnes en charges de développer une application. Une fois la version prête, on la bascule sur l’environnement de test.
Test : accessible par les testeurs, on ne développe pas sur cet environnement. Une fois les tests passés et validés, on bascule sur l’environnement de production.
Production : accessible par les utilisateurs ayant besoin d’accéder à l’application.
Source : Environments overview – Power Platform | Microsoft Learn
Basculer d’environnement en environnement peut paraître simple si il n’y a qu’une application PowerApps par exemple. Mais cela devient beaucoup plus laborieux lorsque l’ensemble de l’application contient des applications PowerApps, des flows PowerAutomate…
C’est alors qu’interviennent les solutions !
Les solutions
L’objectif d’une solution Power Platform est de regrouper tous les composants d’une application dans un même conteneur :
App PowerApps
Flow PowerAutomate
Référence de connexion
Table dataverse
…
Ensuite, vous pouvez exporter et importer les solutions entre différents environnements. Elles permettent ainsi de n’oublier aucun composant d’une application.
Il existe 2 types de solutions :
Unmanaged
Managed
Les solutions Managed, quant à elles, sont destinées à des environnements de test ou de production. Autrement dit, des environnements où il n’y aura pas de développement. Il n’est pas possible de modifier ou d’ajouter de nouveaux composants dans ces solutions. Ainsi, si un problème est détecté sur l’environnement de test ou de production, on le répare sur l’environnement de développement où se trouve la version Unmanaged de la solution.
Les solutions Unmanaged sont destinées à des environnements de développements. En effet les composants d’une telle solution peuvent être modifiés, ou on peut y en ajouter de nouveaux. Les créateurs et développeurs travaillent avec ces solutions.
Source : Solution concepts – Power Platform | Microsoft Learn
La création de la solution qui contiendra les composants doit se faire dès le début du développement. Il est aussi important de créer les composants depuis la solution. En effet ils existent des limitations pour l’ajout de composants déjà existant dans des solutions.
Par exemple l’ajout d’un flux PowerAutomate contenant des connecteurs / actions indexés n’est pas possible. Dans ce cas précis, il faut éditer les flux pour supprimer les actions, ajouter le flux à la solution, et rajouter les actions concernées. Il est aussi possible de recréer le flux dans la solution.
Pour aller plus loin
Si vous souhaitez en apprendre plus, je vous recommande la documentation Microsoft :
Pour automatiser les exports et imports de vos solutions et minimiser le risque d’erreur humaine, Power Platform à récemment sortie sa solution de Pipelines. Les pipelines vont permettre de créer des tunnels de déploiement dans plusieurs environnements. Ainsi vous pourrez suivre tout le déploiement d’une version d’une solution au travers de tous les environnements (Dev – Test – Prod).
Dans le cadre de l’automatisation des processus métiers ou IT, Microsoft offre de très bons outils, comme Power Apps. Cependant dans certains cas, la gestion des dates et heures peut se révéler être un vrai casse-tête. Et c’est encore plus vrai lorsque les utilisateurs sont présents sur différents fuseaux horaires.
Contexte : un client international Environnement technique : Power Apps, Power Automate et Azure Automation.
Permettre à des utilisateurs IT présents sur différents fuseaux horaires de programmer des actions dans Power Apps :
Réinitialiser le jeton d’authentification d’un utilisateur dont le compte serait compromis ;
Réinitialiser des comptes invités dans le cadre de partage externe ;
Désactiver un compte lors du départ d’un collaborateur ;
Déléguer un compte OneDrive à un autre utilisateur.
PowerApps sert d’interface pour effectuer cette action. En effet, il existe un composant « Sélecteur de dates », permettant aux utilisateurs de sélectionner une date de façon simple et efficace. Il est également capable d’afficher l’heure mais ne propose pas de la sélectionner rendant alors la planification plus complexe.
Cette fonctionnalité – a priori basique mais manquante – nécessite donc de bricoler deux listes déroulantes contenant respectivement les heures et les minutes.
Grâce à une formule alambiquée, il est possible de reformater cette date pour qu’elle respecte le format Timestamp attendu par Power Automate.
Ce sélecteur de dates gère dans sa propriété DateTimeZone deux types différents, Local ou UTC.
Les utilisateurs devant planifier la tâche en se basant sur leur fuseau horaire, il est nécessaire de sélectionner le type « Local ».
Toutefois, un problème se pose. En effet PowerAutomate, dans sa fonction « Delay Until » qui permet de mettre en pause une action jusqu’à l’heure programmée, attend un format UTC. Or, pour pouvoir convertir l’heure envoyée par PowerApps, il faut connaître le fuseau Horaire de l’utilisateur qui a effectué l’action depuis PowerApps.
C’est là qu’une fonction méconnue mais très pratique entre en jeu, la fonction TimeZoneOffset(). En y passant la fonction Now(), qui retourne l’heure locale de l’utilisateur, elle permet de retourner la différence de temps avec l’heure UTC.
La dernière étape consiste à utiliser cette différence de temps pour calculer l’heure UTC, il suffit alors d’utiliser la fonction addToTime() à notre date. Cette fonction, comme son nom ne l’indique pas permet également de soustraire du temps, en effet la valeur envoyée par TimeZoneOffset est de la forme +120 (minutes) ou –120 (Minutes).
Cette petite astuce vous permettra de gérer au mieux vos planifications dans le cadre de développement d’applications avec des utilisateurs qui sont sur des fuseaux horaires différents.
Microsoft réalise un grand changement pour le service Stream de Microsoft 365. La migration vers Stream sur SharePoint inclut la conservation des anciens liens, le mappage des permissions, et la gestion des contenus « Companywide channel ».
À noter : 15 février 2024 marque la fin de disponibilité de l’outil de migration et de l’expérience « Classic » de Stream, et 15 février 2025, la fin du service de redirection des contenus migrés.
Migration vers Stream sur SharePoint : point de vue IT
Nous ne pouvons que nous incliner vis-à-vis de Microsoft concernant le processus de migration prévu pour accompagner les entreprises. C’est franchement et sincèrement bien fait.
Au programme de votre migration :
Conservation des anciens liens qui redirigent vers les nouveaux lieux de stockage
Mappage des permissions au petit oignon
Destination par défaut pour la plupart des contenus, reste à gérer les contenus « Companywide channel »
Migration par lot
À tenir compte :
15 février 2024 : fin de disponibilité de l’outil de migration et de l’expérience dite « Classic » de Stream.
15 février 2025 : fin du service de redirection des contenus migrés (ça nous laisse du temps pour changer les raccourcis vers les vidéos).
À la poubelle le YouTube d’entreprise à la sauce Microsoft ! Bienvenue la création de vidéos comme nouveau format documentaire !
Oui, vous avez bien entendu. Nous allons faire côtoyer nos ancestraux documents Word, Excel et PowerPoint avec le format vidéo.
J’entends déjà les : « c’est trop compliqué » et « la production de vidéo, c’est mon job et c’est un job sérieux ».
Oui la production de vidéo est un sujet sérieux, qui demande de fortes compétences quand on parle de vidéos institutionnelles ou « publicitaires ».
Ici, Microsoft offre aux utilisateurs une interface plutôt simple pour faire des « tutos », des formats de présentation, des webinars, des livrets vidéoludiques d’onboarding… Car soyons honnêtes, le format vidéo est l’un des formats les plus utilisés sur Internet (YouTube, TikTok…) ; à l’inverse des formats Word, littéraires et austères, et des formats PowerPoint, obsolètes.
Crédit photo : Pexels / Terje Sollie
Comment accéder à Stream sur SharePoint ?
Une fois la migration réussie par votre département IT – ce qui ne devrait pas être trop compliqué vue le soin apporté par Microsoft pour que ça se passe bien – vous accéderez à votre interface Stream de la même façon que pour visualiser ou éditer un document Word OnLine. C’est-à-dire, via « l’app launcher » ou « lanceur d’applications ». Ou si ce n’est pas visible par le « Gaufrier » / « Gaufre » / « Gaufrette ».
À gauche Word OnLine / À droite Stream sur SharePoint
À partir de cet emplacement, vous pouvez visualiser des vidéos , en créer de nouvelles directement depuis votre navigateur ou ajouter celles que vous avez filmées avec votre téléphone.
Initiation à la création de vidéo
On change de format, ça sera plus rapide.https://solution-obvie.com/wp-content/uploads/2023/01/solution_obvie_migration_stream_video_demo1-1.mp4
Les points plus ou moins nouveaux de Stream (on Sharepoint) :
Quel est l’impact en entreprise de cette petite révolution dans le monde collaboratif de l’univers Microsoft ?
En premier lieu, la prise en main, la formation comme la gestion de ce changement sont très importantes afin d’avoir du contenu dans l’air du temps (oui je vieillis et je dois m’adapter au monde).
Loin de vous proposer des cours d’écriture d’un script d’un film de 3 heures et d’avoir les compétences d’un James Cameron, le format court est à privilégier. Une durée de 30 secondes à 3 minutes maximum. Plus long, cela s’appelle un séminaire, une conférence, une formation. Le temps de conception de la vidéo et le script à produire sont énormes.
En second temps, cela plaît à l’œil de nos nouveaux entrant toujours plus jeune et toujours plus consommateurs de format vidéo. Votre marque employeur va s’améliorer de fait.
En troisième point, la recherche, la recherche, la recherche. Ne négligez jamais la découverte de votre information. Les métadonnées et leur transcription en sont les clés. Prévoir une arborescence de liens pour l’accès à votre vidéo, est son premier frein.
Intuitive et accessible, la Microsoft Power Platform regroupe différents outils « low code » à destination des collaborateurs d’une même entreprise. À travers eux, elle facilite la création de solutions efficaces, simplifiées et flexibles pour, par exemple, créer des notes de frais, ou encore déclarer un incident, preuve à l’appui. Néanmoins, cela implique une gouvernance des usages et des utilisateurs de Microsoft 365. À ce titre, le Centre d’Excellence – ou le Centre of Excellence starter kit (CoE) – semble être LA solution. Celui-ci détecte en effet les usages en cours et corrige les éventuelles déviations, liées à la gouvernance.
Alors pourquoi utiliser the Center of Excellence starter kit ? Et comment débuter la gouvernance de votre Power Platform ? Et, cerise sur le gâteau, de manière simple et rapide !
Une gouvernance c’est quoi ? (la version courte)
Pour commencer, il est important de définir le concept de « gouvernance »en général.
La gouvernance, c’est la mise en œuvre d’un ensemble de dispositifs (règles, conventions…) sur le sujet des données et des usages. Elle permet de mettre en place des garde-fous pour respecter les contraintes d’une entreprise. La gouvernance permet de fournir une donnée et un environnement accessible, compréhensible et de qualité pour que les utilisateurs et les projets puissent en exploiter le potentiel.
La gouvernance dans la Power Platform
Plaçons la gouvernance dans le contexte de la Power Platform.
Un des objectifs de la Power Platform est de laisser la main aux utilisateurs pour qu’ils puissent créer leurs propres applications à partir des données de l’entreprise. Une telle philosophie nécessite une gouvernance pour accompagner au mieux l’utilisateur et prévenir d’un maximum de problème en amont : données sensibles, connecteur déprécié, transfert d’application, portail de demande de création d’environnement…
Le Center of Excellence starter kit
Parlons du Center of Excellence starter kit, produit par la CAT (à l’origine du Creator kit).
Le CoE est un moyen mis à votre disposition dans l’application de la gouvernance de votre Power Platform. Cette solution Power Platform doit être installée dans un environnement dédié. À l’aide de nombreux flows, toutes les données des différents environnements (PowerApps apps, flows, chatbot…) sont stockées dans des tables Dataverse. En plus de ces tables, des applications sont aussi présentes, comme un model driven qui représente ces données, un dashboard PowerBi, des applications de demandes d’environnement…
Le CoE est modulable : il dispose de nombreux composants qui répondent à divers besoins. Il est aussi possible d’extraire des composants de la solution afin de les personnaliser.
Pour donner envie, voici un petit top des métriques pratiques :
Top maker : qui peut vous permettre de voir rapidement les membres les plus actifs de votre communauté.
La liste des applications PowerApps : avec des vues comme « Application Orpheline »ou des détails comme les références de connexion utilisées.
Connecteur : liste de tous les connecteurs et leur utilisation dans les applications PowerApps.
Si vous êtes intéressés par le CoE, je vous recommande cette vidéo où Daryl LaBar et Scott Durow (Influenceurs PowerPlatform / Microsoft) interrogent Manuela Pichler (employée Microsoft travaillant pour la CAT) au sujet du CoE. https://www.youtube.com/watch?v=9kiZ7S8rsEg
Faire du Power Apps, c’est bien. Mais faire du beau Power Apps, c’est mieux. Et faire du beau Power Apps facilement et rapidement c’est obvie ! Power Apps se montre limité quand on veut pousser le design dans la complexité et dans l’homogénéisation. C’est là qu’intervient le Creator Kit !
Alors comment faire évoluer visuellement et fonctionnellement son application Power Apps avec Creator Kit ?
Avant toute chose, replaçons le contexte
PowerApps est un outil Microsoft 365 faisant partie du service Power Platform. Il permet de créer des applications répondant à des problématiques métiers de manière « Low code / No code». Le but de ce type de technologie est la mise en place rapide et simple des applications. PowerApps met à disposition de nombreux contrôles pour créer les applications (Bouton, Texte Box…). Mais parfois, ces fonctionnalités n’existent pas. Par exemple pour avoir un menu contextuel, un pop-up ou encore un menu développant, il faut combiner plusieurs contrôles et y ajouter des morceaux de codes pour le bon fonctionnement. Et si tu n’as pas un cerveau de développeur, tu vas pouvoir sortir les rames …
N’étant pas des contrôles natifs de PowerApps, les méthodes et le design utilisés par les différents développeurs d’une même entreprise peuvent être différents. Pour s’assurer d’avoir une homogénéité dans l’ensemble des applications, Microsoft a mis en place les « Composants ». Cette fonctionnalité permet de créer en dehors des applications des contrôles personnalisés. Une fois créés, ces composants sont disponibles dans les applications PowerApps.
C’est là qu’entre en scène l’équipe PowerCat avec son Creator Kit . Ce dernier vise à aider les développeurs PowerApps en leur offrant une collection de composants. Ces composants utilisent le framework Fluent UI créé et utilisé par Microsoft dans toutes ses applications. En plus de faire gagner du temps aux développeurs, le Creator Kit vous aide à avoir un design consistant qui reprend les codes de Microsoft.
Le Creator Kit, une collection de composants Microsoft
Pour prouver l’efficacité du Creator Kit, je vous propose de comparer la mise en place d’un contrôle « pop-up » avec et sans cet outil :
Sans le Creator Kit
Créer une variable pour afficher / masquer la pop-up
Ajouter un rectangle rempli en noir mi-transparent pour le fond
Ajouter un rectangle blanc pour faire apparaître le texte
Ajouter 3 boutons : une croix pour fermer la popup, un bouton « Annuler » et un bouton « OK »
Ajouter la variable pour afficher / masquer à tous les contrôles du pop-up
…
Avec le Creator Kit
Créer une variable pour afficher / masquer le composant pop-up
Ajouter la variable au composant
Aller boire un café avec ses collègues
…
C’est un peu plus simple avec le Creator Kit, non ?
Le Creator Kit contient tout une gamme de composants super pratiques tel que :
Si vous travaillez dans le monde de Microsoft 365 vous avez forcément entendu parler des groupes Microsoft 365. Ces fameux groupes constituent la base de M365, et il n’est pas simple de comprendre leur définition exacte.
Gérer la création des groupes Microsoft 365 dans son environnement
Vous créez un site d’équipe SharePoint ? => Un groupe est créé. Vous créer une équipe Teams ? => Un groupe aussi.
De même pour un plan Planner et d’autres applications. Pour savoir quand un groupe est créé et les services qu’il apporte, je vous recommande cet article de Matt Wade qui est idéal quand on souhaite en savoir plus sur ces groupes.
En tout premier lieu, dans une entreprise qui souscrit à Microsoft 365, les applications qui font partie du service sont mises en avant et utilisées pour la collaboration. Forcément, on ne va pas payer un abonnement pour au final utiliser Google Sheet au lieu d’Excel. Beaucoup de groupes sont créés et cela peut devenir compliqué à administrer. Quand un nouveau projet arrive dans l’entreprise, des nouvelles instances des outils sont créées.
Le problème, c’est qu’il n’existe pas d’outil dans M365 pour gérer la création de groupe avec des requêtes et un système de validation.
Donc soit on laisse la main aux utilisateurs et on risque de se retrouver avec un espace Administrateur remplit de groupe, soit on laisse les admins créer les groupes ce qui leur ajoute du travail supplémentaire.
En bref, ce sont des questions de gouvernance pour lesquelles Solution Obvie peut vous assister dans leur mise en œuvre en fonction de vos besoins. C’est pourquoi nous vous proposons aujourd’hui cet article pour vous expliquer comment mettre en place une application de provisioning de groupe débarque et sauver les citoyens de Microsoft 365 city.
En plus on utilise les technos montantes et modernes ! Du Power Apps, du Power Automate, du Powershell… bon peut-être pas pour PowerShell mais ça reste une technologie très prisée !
L’objectif de l’application
Le but de l’application est de permettre à l’utilisateur de demander la création d’un groupe. Dans un formulaire, l’utilisateur choisi un nom, une description, ajoute des utilisateurs et a aussi la possibilité d’ajouter un Teams avec un template ou non. Une fois la requête envoyée, un administrateur reçoit la demande à valider. L’utilisateur peut suivre l’évolution de sa requête à travers un tableau regroupant ses requêtes et leur statut. Une fois la requête traitée, l’utilisateur est notifié par un mail.
La méthode proposée dans cet article est une des multiples possible dans l’environnement Microsoft 365. Ici, le design de l’application est inspirée d’une solution proposée par Microsoft pour provisionner des équipes Teams. Voici le lien vers le dépôt Git de la solution.
Les technologies impliquées
Avant de plonger dans le fonctionnement de l’application, je vous propose de faire un récapitulatif des technologies :
Power Apps :
Pour le front de l’application et son design, on retrouve l’étoile montante Power Apps. On utilise Power Apps pour mettre en place des formulaires rapidement et simplement ! En plus c’est une techno dite « Low code », adaptée aux « Citizen developers ».
Power Automate :
En restant dans la famille des Power, on retrouve Automate (anciennement Flow). On va l’utiliser pour le back de notre appli, l’algo qui va s’occuper de la création du groupe et de tout ce qui va avec. Comme son collègue PowerApps, on peut dire que c’est une techno qui a une prise en main rapide.
SharePoint :
Un outil qui se combine bien avec les amis ci-dessus est SharePoint. On va l’utiliser pour stocker nos requêtes de groupe et quelques paramètres qui vont nous servir lors du déploiement de l’application.
Microsoft Graph API :
Pour aller un peu plus loin et pousser au max les capacités de Power Apps et Automate, on va utiliser Microsoft Graph API. Quand une action Power Automate ne propose pas les options que l’on souhaite, quand on est bloqué, il nous propose des solutions. Tout repose sur lui dans cette application. Il va nous permettre de créer les groupes Microsoft 365 parce qu’il n’existe pas encore d’action ou de connecteur out-of-the-box office 365 pour les créer directement.
PowerShell :
Puis vient l’étape de déploiement. Et la technologie ultime pour déployer dans un environnement Microsoft c’est PowerShell. Et quand il est combiné avec PnP pour déployer du SharePoint il est encore plus puissant.
Le développement
Dans cette application de provisioning, nous utilisons SharePoint et ses listes pour stocker les requêtes et autres informations. Nous allons créer 3 listes :
Group Requests :
Cette liste va servir à stocker les requêtes de groupes avec leurs metadatas. Un item sera ajouté par l’interface PowerApps et mis à jour par le Flow PowerAutomate.
Group Request Settings :
Cette liste va servir à stocker les informations utiles relatives à l’application. Elle va notamment permettre au Flow PowerAutomate de récupérer des informations pour paramétrer automatiquement des actions et éviter de devoir les modifier à chaque nouveau déploiement.
Teams Templates :
Cette liste va servir à stocker les ID et description des templates Teams. Cette liste est créée car à cette date on ne peut pas encore retrouver la liste des templates disponibles dans l’espace admin Teams. Il faut alors passer par une liste qui est remplie manuellement. Au déploiement, la liste est préremplie avec les templates par défaut de Microsoft 365. Vous pouvez ajouter vos templates après déploiement.
L’application PowerApps
Pour créer un formulaire rapide qui ajoute un item dans une liste SharePoint, PowerApps est la solution moderne mise en avant par Microsoft. Dans notre application nous avons besoins de 3 écran :
Une page Home
Une page pour le formulaire
Une page pour voir l’état des requêtes
Pour éviter d’avoir des groupes avec les même noms, un custom connector avec une requête Graph API sur les groupes est créé. Cette fonctionnalité nécessite d’avoir PowerApps Premium. Si vous n’allez pas sur des versions avec licences de Power Apps, il faudra faire une version dégradée de cette fonction en se basant uniquement sur les éléments stockés dans la liste SharePoint.Au niveau du design du formulaire, l’application proposée par Microsoft est très épurée et user friendly. Le formulaire de base de Power Apps est fonctionnel mais très limité dans la disposition des contrôles. Même si toutes les entreprises ne sont pas spécialisées dans l’art graphique, une interface avec un minimum de design est plus sympathique à utiliser. La bonne pratique préconisée est de cacher les champs du formulaire et de créer des nouveaux contrôles. Il suffit ensuite de paramétrer les valeurs par défaut des champs du formulaires avec la valeur des nouveaux contrôles.
Une fois le formulaire envoyé, l’item est créé dans la liste SharePoint. L’application redirige vers la page Historique qui affiche les requêtes de l’utilisateur connecté.
Le flux PowerAutomate
Grâce à un flow automatisé qui se déclenche à la création d’un item dans une liste SharePoint, la magie va pouvoir opérer. Plusieurs étapes constituent le Flow :
Initialisation des variables
Lancement d’une Approbation
Création du groupe
Ajout d’une équipe Teams ou non
Mise à jour du statut du groupe
Envoie d’un mail avec le résultat
Power Automate permet énormément de choses en mode gratuit, mais pas la création de groupe Office. En activant la version Premium, on débloque de nouvelles possibilités et actions. L’une d’entre elles est l’action HTTP. Avec celle-ci, il est possible de s’authentifier sur une application Azure AD qui possède des droits pour utiliser Graph API. La documentation Microsoft détails toutes les requêtes possibles ici.
Le déploiement
Pour déployer l’application dans votre tenant un package est disponible sur ce repository Github. Voici ce qu’il contient :
Solution Power Apps et Automate
Custom Connector Power Apps
Script de déploiement
Template pour le site SharePoint et les listes
Fichier Excel pour préremplir les listes SharePoint Teams Template et Settings
Pour faciliter le déploiement, et surtout éviter les erreurs humaines, la plupart des actions sont automatisées. Pour le moment il n’est pas possible de déployer des solutions PowerApps et PowerAutomate via PowerShell. Cette partie restera donc manuelle.
Le script va intervenir pour la création du site SharePoint et de ses listes ainsi que pour la création de l’application pour utiliser Graph API dans Azure AD. Durant le déroulement du script, des connexions sont effectués à Azure AD et SharePoint Online. Il faut donc prévoir un compte avec des droits Admins pour chacun des outils.
Une fois le script appliqué, il faut importer les solutions PowerApps et PowerAutomate. Après de légère configuration pour créer les nouvelles connexions, l’application est prête à être utilisée !
Aller plus loin
Si vous voulez continuer dans la voie de l’utilisation d’applications pour faciliter l’administration de votre tenant Microsoft 365, je vous conseille de nous contacter pour vous présenter les différentes solutions alternatives.
Pour offrir les meilleures expériences, nous utilisons des technologies telles que les cookies pour stocker et/ou accéder aux informations des appareils. Le fait de consentir à ces technologies nous permettra de traiter des données telles que le comportement de navigation ou les ID uniques sur ce site. Le fait de ne pas consentir ou de retirer son consentement peut avoir un effet négatif sur certaines caractéristiques et fonctions.
Fonctionnel
Toujours activé
L’accès ou le stockage technique est strictement nécessaire dans la finalité d’intérêt légitime de permettre l’utilisation d’un service spécifique explicitement demandé par l’abonné ou l’utilisateur, ou dans le seul but d’effectuer la transmission d’une communication sur un réseau de communications électroniques.
Préférences
L’accès ou le stockage technique est nécessaire dans la finalité d’intérêt légitime de stocker des préférences qui ne sont pas demandées par l’abonné ou l’internaute.
Statistiques
Le stockage ou l’accès technique qui est utilisé exclusivement à des fins statistiques.Le stockage ou l’accès technique qui est utilisé exclusivement dans des finalités statistiques anonymes. En l’absence d’une assignation à comparaître, d’une conformité volontaire de la part de votre fournisseur d’accès à internet ou d’enregistrements supplémentaires provenant d’une tierce partie, les informations stockées ou extraites à cette seule fin ne peuvent généralement pas être utilisées pour vous identifier.
Marketing
L’accès ou le stockage technique est nécessaire pour créer des profils d’internautes afin d’envoyer des publicités, ou pour suivre l’utilisateur sur un site web ou sur plusieurs sites web ayant des finalités marketing similaires.
