OneDrive VS SharePoint VS Teams : le tableau qui clarifie tout
Spoiler : Teams ne stocke RIEN. Tous vos fichiers sont en réalité dans SharePoint. Reprenez le contrôle de votre gouvernance.
La Matrice de Décision
Chaque outil a une finalité précise. Utiliser le mauvais, c’est créer de la dette technique et du chaos collaboratif.
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OneDrive
FINALITÉ
Espace de travail personnel & brouillons
PROPRIÉTAIRE
L’utilisateur individuel
DURÉE DE VIE
Liée au contrat de l’employé
Usage : mes fichiers perso
Conseillé
SharePoint
FINALITÉ
Gestion documentaire & portail intranet
PROPRIÉTAIRE
L’organisation (département / direction)
DURÉE DE VIE
Durable (pérennité de l’entreprise)
Le moteur de stockage
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Teams
FINALITÉ
Collaboration active & Projets temporaires
PROPRIÉTAIRE
L’équipe projet
DURÉE DE VIE
La durée du projet / de l’équipe
L’interface collaborative
Le piège classique
Teams n’est qu’une « surcouche »
Beaucoup d’utilisateurs pensent stocker leurs fichiers « dans Teams ». C’est faux. Teams utilise OneDrive pour vos fichiers de chat et SharePoint pour vos fichiers de canaux.
💡 Sans comprendre SharePoint, vous ne pouvez pas maîtriser Teams.
Où poser mon fichier ? (le test des 3 questions)
1
C’est mon fichier personnel ?
Un brouillon, mes notes de frais, un document qui ne concerne que moi pour l’instant.
👉 Destination : OneDrive
2
On en discute ou on le co-édite ?
Un compte-rendu de réunion hebdomadaire, un planning projet, un document de travail d’équipe.
👉 Destination : Microsoft Teams
3
Doit-il être trouvable par tous et durable ?
Le livret d’accueil, le logo de l’entreprise, les procédures RH, les archives projets.
👉 Destination : SharePoint Intranet
Les 5 erreurs qui tuent votre productivité
Le tout-OneDrive : Stocker des fichiers structurants sur un compte personnel (perdus au départ de l’employé).
Le chat Teams à gogo : Partager des fichiers importants dans des chats privés au lieu des canaux.
Trop de sites Teams : Créer une équipe pour chaque micro-action (pollution de l’interface).
L’absence de métadonnées : Utiliser SharePoint comme un bête explorateur Windows sans tags.
La peur du lien : Continuer à envoyer des pièces jointes par email.
L’astuce Solution Obvie
« Au lieu de multiplier les Teams, créez des Sites SharePoint de type ‘Projets’ avec des bibliothèques de documents isolées par phase. Vous gardez la puissance de SharePoint sans l’encombrement de Teams. »
Contenu présenté par Yoann KALANDYK
Consultant Microsoft 365
Après 20 ans à développer des solutions hyper-personnalisées, je consacre mon énergie à m’assurer que la solution soit utilisée et comprise par les utilisateurs : un nouvel outil n’est jamais la solution à tous les problèmes.
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