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  • Synchroniser des groupes de sécurité avec des groupes Microsoft 365

    Synchroniser des groupes de sécurité avec des groupes Microsoft 365

    La gestion des droits dans le monde de Microsoft 365 est une chose importante qui est principalement gérée par les groupes Microsoft 365. A chaque création d’un groupe Microsoft 365, une suite d’outils est ajoutée à ce groupe, comme un site SharePoint ou une équipe Teams. Ainsi, dans les grandes organisations, de nombreux groupes sont créés. Des groupes de sécurité et des groupes Microsoft 365 dont il faut en assurer la sécurité. Dans le cas d’une organisation avec beaucoup de mouvement interne, il est aussi important de les maintenir, qu’ils soient publics ou privés.

    Comment automatiser la synchronisation entre des groupes Microsoft 365 et les groupes de sécurité ?

    Pour cela, il est par exemple possible d’ajouter à chaque groupe des responsables pour qu’ils aient un accès aux outils et données de ce groupe. De même, faire ces ajouts à la main pour chaque nouveau groupe peut-être une étape fastidieuse, et difficile à maintenir. Ainsi, c’est ici que les groupes de sécurité rentrent en jeu.

    Les groupes de sécurité sont des groupes qui peuvent être utilisés pour maintenir plus facilement la gestion de droits. Par exemple on peut définir un groupe de personne à inclure dans chaque site SharePoint pour maintenir la sécurité. D’ailleurs, sn des points forts des groupes de sécurité est qu’il est possible d’y inclure un autre groupe de sécurité. Cependant, il y a un problème, il n’est pas possible d’ajouter un groupe de sécurité dans un groupe Microsoft 365. 

    Dans cet article, nous allons voir un exemple d’application qu’il est possible de mettre en place pour avoir la possibilité d’ajouter un groupe de sécurité dans un groupe M365.

    L’objectif de l’application permettant la synchronisation des groupes de sécurité et des groupes Microsoft 365

    Cette application permet de synchroniser un groupe de sécurité avec un groupe M365. Pour ce faire, une interface est placée dans le site SharePoint du groupe M365. Un choix de groupes de sécurité est disponible et on synchronise ensuite les 2 groupes. Aussi, cette synchronisation ajoute les membres du groupe de sécurité au groupe M365. Par contre si on fait des modifications dans le groupe de sécurité, elle ne sont pas automatiquement répliquées dans le groupe M365 associé. De plus, pour suivre ces modifications, une action de synchronisation est disponible depuis l’interface située dans SharePoint. En outre, un script quotidien synchronise aussi les 2 groupes. 

    Les technologies impliquées

    Avant de plonger dans le fonctionnement de l’application, je vous propose de faire un récapitulatif des technologies :

    • SharePoint Framework :

    SPFX est la méthode de développement sous SharePoint mise en avant par Microsoft. Elle permet d’instancier un projet d’application Web sous forme d’une WebPart rapidement. Pour développer, nous allons principalement utiliser ReactJS. 

    Cette WebPart va servir d’interface pour notre application et va appeler les scripts powershell qui vont agir sur les groupes.

    • Azure Function PowerShell :

    Azure permet d’hoster des fonctions et de pouvoir les exécuter via un appel HTTP. Ici nous allons utiliser des fonctions PowerShell pour effectuer des actions sur les groupes M365. Nous utilisons aussi PowerShell pour le déploiement de l’application.

    Le développement

    Avant tout, au niveau du développement, l’application se situe à 2 niveaux dans Microsoft 365 :

    • Le premier est global, cela va concerner l’application Azure avec les bonnes permissions pour agir sur les groupes et l’application de function Azure avec les fonctions PowerShell. Ce niveau constitue la partie « back » de l’application.
    • Le deuxième niveau est présent dans chaque groupe M365 qui utilise l’application. C’est l’interface qui est déployée dans le site SharePoint du groupe. Ce niveau constitue la partie « front » de l’application.

    L’application Azure

    • L’application Azure va nous permettre de nous authentifier et d’avoir les permissions nécessaires pour agir sur les groupes. Cette pratique est très utile pour éviter d’utiliser des comptes Admin pour avoir les droits. Dans l’article concernant l’application de provisioning de groupe M365, nous utilisons aussi les Azure applications. Les permissions à appliquer concernent Graph Api, SharePoint et Azure Active directory.Il faudra aussi ajouter à cette application un certificat. Ce dernier va nous permettre de nous authentifier via les fonctions Powershell et d’utiliser cette Azure application. 

    La fonction application Azure

    • La fonction application Azure contient des scripts qui sont hébergés sur Azure. Ici plus précisément nous avons besoin de 4 scripts : 
    Capture d'écran application Azure - Article sur les Groupes de Sécurité et Microsoft 365

    3 scripts HTTP :

    • Ajout d’un groupe de sécurité dans un groupe M365, ce script ajoute les membres d’un groupe de sécurité à un groupe M365. Avant l’ajout, les membres du groupe M365 de base sont sauvegardés dans un Property Bag du site SharePoint du groupe. Les membres du groupe de sécurité sont aussi sauvegardés dans un Property Bag.
    • Synchronisation du groupe de sécurité associé à un groupe M365, ce script va récupérer les membres du groupe de sécurité associé, et les comparer avec ceux sauvegardés dans le Property Bag. Il ajustera en ajoutant ou en supprimant les membres du groupe M365 associé au groupe de sécurité. Avant ajout ou suppression, on vérifie si le membre n’était pas déjà dans le groupe M365 avant l’association du groupe de sécurité. Si c’est le cas aucune action n’est lancée.
    • Suppression d’un groupe de sécurité associé à un groupe M365, ce script supprime les membres du groupe de sécurité qui étaient ajoutés au groupe M365. On récupère les valeurs Property Bag des membres sécurités et des membres M365 de base, puis on retire chaque utilisateur du Property Bag sécurité du groupe M365 en regardant s’il n’était pas déjà dans le groupe de base.

    1 script Timer : 

    • Synchronisation des groupes de sécurité associés à des groupes M365, ce script peut-être exécuté quotidiennement pour synchroniser chaque groupe M365 qui dispose de l’application. Pour vérifier si l’application est installée, on se connecte au site SharePoint des groupes et on regarde si la valeur du Property Bag « syncGroupAppEnabled » est à true. Si oui on effectue les mêmes actions que dans le script de synchronisation. 

    L’interface SharePoint

    De surcroît, l’interface SharePoint est une application SPFX déployée dans chaque site SP d’un groupe M365. Au départ, on choisit un groupe de sécurité à associer à notre groupe Microsoft 365. La liste des groupes de sécurité disponibles est à préciser dans un fichier Excel, elle sera ensuite stockée dans un Property Bag au déploiement de l’application SPFX.

    capture d'écran de l'interface SharePoint - Groupes de Sécurité Microsoft 365

    Une fois le groupe associé, l’interface présente 2 options : Sync ou Remove.

    Capture écran

    On retrouve aussi l’information de la dernière synchronisation, ainsi que les utilisateurs ajoutés ou supprimés lors de cette dernière synchro.

    Le déploiement

    En tout premier lieu, notez bien que l’application, présentée ici, est disponible sur ce repository github. 

    Ensuite, concernant le package de déploiement, il comprend les fichiers suivants :

    • Un dossier certificates, il contient le certificat à déployer dans l’application Azure pour s’authentifier.
    • Un ficher deployAzure.ps1, script qui permet de déployer l’Azure Application et la fonction application Azure.
    • Un fichier manifest.json, fichier qui contient les permissions à ajouter sur l’Azure application.
    • Un dossier zip PowerShellGroupOperation.zip, dossier qui contient les fonctions Azure à déployer dans la fonction application Azure.
    • Un fichier deploySPFX.ps1, script qui permet de déployer l’application SPFX et de créer les Property Bag dans le site SharePoint.
    • Un fichier securityGroups.xlsx, il contient les groupes de sécurité qui seront utilisés dans l’application et ajouter dans le Property Bag.

    Afin de déployer cette application on procède en 2 étapes : 

    Premièrement, il est question de déployer le premier niveau de l’application. On va créer l’Azure Application et la fonction application Azure. On effectue cette étape une seule fois.

    Deuxièmement, il faut déployer l’application SPFX et créer les Property Bag dans le site SharePoint. On effectue cette étape pour chaque groupe Microsoft 365 auxquels on veut synchroniser un groupe de sécurité.

    Enfin, la plupart des actions sont automatisées par des scripts PowerShell.

    Aller plus loin sur la synchronisation des groupes de sécurité et des groupes Microsoft 365

    Si vous voulez continuer dans la voie de l’utilisation d’applications pour faciliter l’administration de votre tenant Microsoft 365, je vous conseille de nous contacter pour vous présenter les différentes solutions alternatives.

    Henri Desmet

    Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

  • Optez pour une démarche « numérique responsable »

    Optez pour une démarche « numérique responsable »

    Entre la canicule, les inondations et les feux de forêts, nous avons pris conscience, cet été 2022, du dérèglement climatique. Un phénomène dû aux activités humaines… dont le numérique. Le numérique représente aujourd’hui 3 à 4 % des émissions de gaz à effet de serre (GES) dans le monde et 2,5 % de l’empreinte carbone nationale (Etude ADEME). Alors comment agir pour un numérique plus responsable ?

    À notre niveau, nous n’avons pas la possibilité d’intervenir sur les Data centers ou les réseaux pour les rendre moins énergivores. Mais d’autres actions sont possibles.

    En préparant cette missive, je suis tombé sur un article de l’Indépendant sur la pollution numérique, et notamment l’impact CO2 des courriers électroniques non lus. Si vous êtes intéressés sur ce sujet, je vous invite à vous rendre sur le site greenly qui a estimé l’empreinte carbone de l’email moyen.

    À l’occasion du World cleanup day, chez Solution Obvie nous avons voulu vous partager 7 astuces pour optimiser son empreinte carbone et faire un pas vers la sobriété numérique pour en réduire l’impact environnemental.

    Des astuces pour réduire son empreinte carbone

    1) Des astuces de bon sens 

    • Envoyez des mails que s’ils sont (vraiment) nécessaires.
    • Évitez d’envoyer trop de mails, autrement dit, évitez les « Répondre à tous ». Nous savons très bien que noyés sous les emails, nous ne lisons pas forcément ceux dont on est en copie.
    • Évitez les pièces jointes et favorisez le partage sous forme de lien.
    • Dans Outlook, nettoyez votre boîte aux lettres pour supprimer les messages redondants.
      Cliquez sur Fichier>Options>onglet Courrier, puis descendez jusqu’à Nettoyage de conversation et faites le nécessaire. (Pour en savoir plus l’utilisation du nettoyage des conversations, cliquez ici)
    • Enfin, le mail n’est pas le meilleur moyen de communiquer avec son entourage : il est préférable d’aller voir son collègue dont le bureau est à quelques pas de votre. C’est bon pour votre santé de marcher et c’est bon pour la planète.

    2) Créez 2 signatures 

    Dans notre signature, nous mettons un grand nombre d’informations (nom, cordonnées, etc.) et notamment une belle image représentant le logo de notre entreprise. Mais est-ce nécessaire la réponse ou le transfert ? Pourquoi ne pas créer une seconde signature plus allégée pour les réponses ou transferts d’un email reçu ?

    C’est facile et rapide à mettre en place !

    3) Gérez les notifications dans Microsoft Teams 

    Il existe 2 manières d’aborder la gestion des notifications. La première méthode consiste à ne pas revoir d’email pour les messages dans Microsoft Teams que vous avez manqués.
    Pour cela, cliquez sur les « … » à côté de votre image ou de votre avatar, puis Paramètres.

     Puis dans la partie Notifications, puis désactivez les Courriers pour les activités manquées.

    L’autre méthode (si vous n’avez pas utilisé la première) consiste à créer une règle pour stocker les notifications dans un dossier.

    Ce matin, j’ai supprimé définitivement (la méthode est dans l’astuce N°5) 748 notifications accumulées en 6 mois !

    Les notifications centralisées, il ne vous reste plus qu’à créer une tâche récurrente pour penser à vider régulièrement ce dossier.

    4) Attribuez et affichez des stratégies de rétention dans les messages électroniques

    Comme pour les notifications dans Teams, je vous invite à créer une règle pour déplacer les réponses à une réunion dans un dossier. Étant donné que dans l’onglet Suivi d’une réunion, vous retrouvez les réponses des participants. Puis attribuez, une stratégie de rétention sur ce dossier pour supprimer les réponses les plus anciennes !!! Aucun intérêt de les garder.

    5) Videz fréquemment votre corbeille de messagerie pour soulager les data center

    N’oubliez pas de vider régulièrement votre corbeille et votre boîte de spams, ça libérera de l’espace au passage. Voici une astuce pour supprimer définitivement tous les messages d’un dossier : sélectionnez un message puis au clavier faites CTRL+A pour sélectionner tous les éléments du dossier. Puis, appuyer sur la touche Shift+Suppr simultanément. Et validez !!

    6) Éteignez votre caméra après les réunions en visio

    Avec le télétravail, les réunions à distance sont de plus en plus fréquentes. Lorsqu’elle n’est pas utile, éteignez aussi votre caméra et demandez à vos collègues d’en faire autant. On finit par consommer autant que si on regardait une vidéo, pendant parfois plusieurs heures dans la journée.

    7) Privilégiez le versionning

    En ce qui concerne la production documentaire, favorisez le versionning des documents dans OneDrive/Teams/SharePoint lors de la co-production de documents plutôt que la création de V1, V2… des documents.

    Mesurez sur Microsoft 365 l’impact des émissions de carbone de votre organisation

    Enfin, si vous souhaitez évaluer l’impact carbone de votre utilisation du Cloud, Microsoft a créé un tableau de bord pour surveiller les émissions liées à l’utilisation des services cloud de base Microsoft 365 : Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business et Microsoft Teams.

    C’est une application Power Bi à connecter à votre Tenant.

    Cela peut être un très bon levier de communication auprès des utilisateurs pour favoriser l’usage des conversations dans Teams en lieu et place des emails dans Outlook.

    Olivier Duterte

    Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

  • L’e-sport, un marché en plein boom ! 

    L’e-sport, un marché en plein boom ! 

    Ce phénomène mondial a ses propres compétitions, fédérations, champions, sponsors et, bien sûr, ses spectateurs. En 2019, il a d’ailleurs généré 1 milliard d’euros de revenus à travers le monde ! 

    En l’espace de 20 ans, l’e-sport est devenu un marché à part entière !

    Pour certains, l’e-sport peut s’apparenter à une vaste blague. Comment le fait d’être devant un ordinateur ou une console peut-il être considéré comme un sport ? À l’instar des échecs, l’e-sport sollicite plus le psychique que le physique et ne peut donc pas vraiment être considéré comme du sport. Plus que l’e-sport, c’est en fait le marché de l’e-sport qui peut être rapproché de celui du sport… 

    Qu’il est vieux le temps des salles remplies d’écrans cathodiques où des équipes d’amis, gavées au Coca et aux chips, en affrontaient d’autres sur des jeux vidéo. Parmi eux, nous pouvons citer Counter Strike, Starcraft 2 ou Mario Smash Bros Melee ! Au début des années 2000, l’essor d’Internet a permis l’organisation de compétitions en ligne, attirant de plus en plus de monde. Le marché a alors commencé à se professionnaliser, avec ses sponsors et ses joueurs sous contrat. 

    Aujourd’hui, l’e-sport concerne tous les jeux qui permettent un affrontement en ligne. Parmi les plus populaires, on peut citer League Of Legends, Counter Strike, Rocket League, le très surprenant Farming Simulator ou encore le jeu mobile Clash Royale.

    League Of Legends est sans conteste celui qui me passionne le plus. Créé en 2009 par Riot Games, ce jeu s’est directement orienté vers la compétition en ligne avec un système de parties à classement en ligne en 5 contre 5.

    Face à ce succès, l’éditeur a pris les choses en main en organisant lui-même des tournois. C’est ainsi qu’est né le Championnat du monde de League Of Legends. C’est même une compétition qui remplit des salles, et parfois même des stades comme ce fut le cas en 2014. Cette année-là, la finale s’est tenue à Séoul, en Corée du Sud, dans le stade de la Coupe du Monde de football de 2002. Ce fût un événement qui a réuni 27 millions de spectateurs à travers le monde ! Notons qu’en 2019, à l’issue d’une finale jouée à Paris devant 15.000 spectateurs, le public français a obtenu la réputation de “meilleur public” dans le monde de League Of Legends ! 

    Revivez la cérémonie d’ouverture de la finale 2019 à Paris

    En marge des championnats du monde, les plus gros jeux e-sportifs possèdent des ligues comparables à celles du football. À une différence près : les équipes sont internationales. C’est ainsi qu’un belge, un allemand, un finlandais, un polonais et un espagnol se sont imposés ensemble lors du premier championnat du monde de League Of Legends. 

    Le milieu du e-sport s’est énormément professionnalisé et a généré de nouveaux métiers. Dans une structure e-sportive, on trouve aujourd’hui un directeur sportif, un manager, des assistants, des nutritionnistes, des kinés, des coachs sportifs et même des accompagnateurs psychologiques.

    Autour de ces structures, on retrouve des commentateurs de compétitions, des agents de joueurs des journalistes… Même l’Équipe s’y est mis et publie régulièrement des articles sur l’e-sport. Voilà une nouvelle génération de presse écrite qui connaît un vrai engouement chez les lecteurs. 

    Comme dans n’importe quel sport, la carrière des joueurs est gérée par des agents. Ces derniers les conseillent et gèrent leurs transferts, dont certains peuvent dépasser le million d’euros !

    Crédit photo : Unsplash / Florian Olivo

    Au fil des ans, l’e-sport s’est professionnalisé pour devenir un marché à part entière, avec ses propres codes. Aujourd’hui, de plus en plus de moyen sont engagés pour permettre aux spectateurs de suivre leur équipe favorite. Bien souvent, les spectateurs suivent l’e-sport via internet avec le célèbre site de diffusion en direct Twitch. Seule la télévision reste à la peine, Youtube étant le canal privilégié de diffusion. 

    Incontestablement, l’e-sport a de belles années devant lui ! 

    Henri Desmet

  • Microsoft Teams : quel scénario d’usage avec les canaux partagés ?

    Microsoft Teams : quel scénario d’usage avec les canaux partagés ?

    La compréhension du concept « d’équipe » et des différents types de canaux, est essentielle pour la mise en place de votre scénario et la structuration des différents groupes de travail ( où équipes). Et ce, que ce soit pour un projet (par exemple, le lancement d’un produit), ou pour refléter la structure interne de votre organisation (comme les services). Avec cet article, découvrez les canaux partagés sur Microsoft Teams.

    Structurer les équipes permet de faciliter la coopération

    Chaque équipe est composée de canaux qui facilitent la structuration de l’information par thématique. Ainsi, ces derniers permettent de classer et d’organiser le travail collectif par sujet.

    Avant de créer une équipe, il faut penser à l’objectif du projet, ainsi qu’aux acteurs (les personnes internes ou externes à votre organisation) qui contribueront ou collaboreront sur les éléments de travail. Puis, vient l’étape de la mise en place des thématiques et de la confidentialité des informations. À quelles données les contributeurs du projet ont-ils accès ? Quelles sont les informations essentielles pour eux ?

    Option n°1 : Collaborer qu’avec des canaux standards – MS Teams

    Prenons comme exemple le service Organisation d’événements, qui se compose de 3 managers et de 12 collaborateurs. Microsoft Teams leur permet de centraliser les outils de la suite Office 365, de partager de fichiers et d’intégrer des applications tierces. Ils ont structuré leur équipe par thématique (les canaux). Les informations dans ces canaux ne sont visibles que pour les membres concernés.

    Ce groupe de personnes collabore en interne avec le service Finances et une personne du service comptabilité sur différents sujets. Autrement dit, il partage aussi de nombreuses informations (documents, photos, planning, CR de préparation…) avec des partenaires externes. Comment structurer les équipes et gérer la confidentialité des données entre ces différents individus ?

    Infographie Solution Obvie sur l'organisation des différents services pour le scénario d'usage des canaux partagés dans Microsoft Teams.

    Pour ce premier scénario

    Le responsable doit mettre en place 5 équipes pour sécuriser les informations et gérer les accès. Car chaque équipe bénéficiera d’un site SharePoint pour stocker les données.

    Une première équipe est créée pour rassembler toutes les personnes du service Organisation d’événements (3 managers et 12 collaborateurs).

    L’équipe est structurée par canal. Puis, chacun des projets (documents, planning, conversations, etc.) est stocké selon une organisation définie et accessible à tous les membres.

    Pour les sujets sensibles et/ou managériaux, le responsable échange avec ses adjoints. Logiquement, il ne souhaite pas qu’en dehors de ses collaborateurs de confiance, le reste de l’équipe ait une vue sur les documents.

    La confidentialité de ces informations nécessite alors la création d’une autre équipe.

    De la même manière, la collaboration avec les autres services internes nécessite la mise en place de 2 autres équipes pour séparer les éléments et gérer la confidentialité.

    Concernant les partenaires externes, la centralisation des offres commerciales, brochures, documentations et conversations ; engendre la création d’une autre équipe.

    Dans ce schéma, la multiplication des équipes permet de séparer les sujets et de gérer la confidentialité.

    Dans ce schéma, la multiplication des équipes permet de séparer les sujets et de gérer la confidentialité.

    Il faut comprendre que les données sont stockées dans 5 sites SharePoint différents – c’est-à-dire un pour chaque équipe – afin de mieux gérer la confidentialité des données.
    Ainsi, ce scénario d’organisation confronte les entreprises à une prolifération des équipes. Un frein vis-à-vis de Teams peut alors apparaître : les utilisateurs sont membres de plusieurs groupes et ne savent plus où donner de la tête.

    Pour conclure l’option n°1.

    Cette impossibilité de pouvoir restreindre les droits sur les canaux, force les organisations à créer de nombreuses équipes pour séparer les sujets, car certains sont plus sensibles que d’autres et impliquent donc des populations différentes.

    Option n°2 : Collaborer avec des canaux standards ET privés – MS Teams

    L’apparition des canaux privés dans Microsoft Teams a engendré une évolution de l’organisation des équipes et donc des usages. Nous allons les aborder dans ce second scénario.

    Reprenons le même exemple que précédemment, à savoir le service Organisation d’événements.

    Pour animer son pôle, le responsable va créer une équipe Teams et y inviter tous ses collaborateurs. Il va ensuite créer plusieurs canaux pour échanger et collaborer avec son équipe.

    L’utilisation des canaux privés offre la possibilité de rendre certains contenus accessibles uniquement qu’à un sous-groupe de personnes d’une équipe. Ainsi, on obtient le même résultat que si on avait créé une nouvelle équipe pour discuter des informations sensibles, telles que la stratégie, les budgets, etc.

    Les canaux privés dans Microsoft Teams créent des espaces ciblés pour la collaboration au sein d’une équipe. Seuls les utilisateurs de l’équipe (propriétaires, membres ou invités) du canal peuvent y accéder.
    Ces espaces sont indiqués par une icône de verrouillage.
    Les autres services internes ne peuvent pas être intégrés à un canal privé sans avoir accès à l’ensemble des canaux standards de l’équipe. Dans ce scénario, il faudrait mettre en place deux autres équipes pour séparer les éléments et gérer la confidentialité.
    Comme dans le premier scénario, pour gérer la confidentialité des données, une équipe est créée pour le partage de documents avec les partenaires.

    Quelle est la principale différence entre un canal standard et un canal privé ? Dans le premier cas, les fichiers sont stockés dans un dossier sur un site SharePoint associé à l’équipe.

    En revanche, les canaux privés ont leur propre site SharePoint pour centraliser les fichiers. 

    La collection de sites séparés vise à garantir l’accès aux fichiers. Celui-ci est autorisé aux seuls membres de l’équipe concernée.

    TeamsSharePoint

    Si vous optez pour des canaux privés, vous ne pourrez pas ajouter certaines applications sous forme d’onglets comme vous le feriez normalement pour des canaux standards. Par exemple, pour le moment, vous ne pouvez pas ajouter l’onglet Planner ou une application Calendrier.

    Cependant, cette fonctionnalité offre l’opportunité de réduire le nombre d’équipe.

    Capture écran canaux partagés Teams - Solution Obvie

    Dans tous les cas, la possibilité de disposer des canaux privés a un impact majeur sur « l’architecture » des équipes. Les canaux privés permettront de travailler en collaboration sur des sujets plus ou moins sensibles au sein d’une seule et même équipe.

    Enfin, notons qu’un troisième scénario est plausible.

    Option n°3 : Collaborer avec des canaux standards, privés ET partagés – MS Teams

    Un grand nombre d’utilisateurs de Microsoft Teams, souhaite limiter la création d’équipe. La raison ? Ils veulent éviter la dispersion des informations dans les différentes dudit outil.
    Le déploiement des canaux partagés dans Microsoft Teams, va donc permettre de réduire le nombre d’équipe.

    Un canal partagé est un canal auquel vous pouvez ajouter n’importe qui, même s’il ne fait pas partie de l’organisation. Il est utilisé pour une collaboration plus large avec des personnes internes ou externes à l’entreprise.

    Poursuivons notre explication avec le service Organisation d’événements et voyons l’impact des canaux partagés pour ce service.

    Sur la droite sous le nom de l’équipe, les canaux représentent les catégories de travail de l’équipe. Pour rappel, chaque canal créé dans une équipe Microsoft Teams génère un dossier homonyme dans le SharePoint associé à celle-ci. Or dans notre exemple, la vue des dossiers est différente dans Teams et dans SharePoint :

    TeamsSharePoint

    Tous les canaux standards d’une équipe partagent le même site SharePoint. Les canaux n’apparaissant pas dans la vue SharePoint, indiquent que ces derniers sont stockés dans des sites SharePoint différents. Une autre vue que l’on peut retrouver à partir de SharePoint. À condition de faire partie du canal privé et des canaux partagés

    Capture écran canaux partagés Teams - Solution Obvie

    A partir de cette vue, il faut comprendre que les données sont stockées dans 5 sites SharePoint différents. À savoir : un pour l’équipe, un pour le canal privé et trois pour les canaux partagés. L’objectif étant de mieux gérer la confidentialité des données.

    Capture écran et explication scénario d'usage canaux partagés Teams - Solution Obvie

    L’usage des canaux partagés dans ce troisième scénario est destiné à collaborer avec des personnes d’autres organisations sur un même projet. Ou alors pour des équipes qui souhaitent ouvrir leurs documents et leurs données à d’autres personnes ou d’autres équipes Microsoft Teams de la même organisation. Et ce, sans devoir recréer une équipe pour gérer la confidentialité des informations. 

    Par conséquent, les utilisateurs devront être formés à repenser la structure de leurs équipes Teams et à bien identifier le choix du canal.

    Chez Solution Obvie, on s’est laissé convaincre par les canaux partagés et vous ? 

    Olivier Duterte

    Pour en savoir plus
    N’hésitez pas à consulter la documentation Microsoft ou à nous contacter 😉

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  • Ma première année chez Solution Obvie

    Ma première année chez Solution Obvie

    Voilà une première année que j’ai rejoint Yoann Kalandyk dans son aventure Solution Obvie.

    J’ai été embauché en tant que Consultant Microsoft & Office 365, et, à l’issue de cette année, il me tient à cœur de dresser un bref bilan.

    Ma volonté ici n’est pas de faire une publicité pour la société mais plutôt de partager mon retour d’expérience et les avantages de travailler dans une entreprise à taille humaine.

    Comment j’ai rejoint l’aventure ?

    Le début de ma carrière s’est majoritairement fait dans des grosses sociétés de service, mes missions consistaient en des missions de longue durée pour des grands groupes (Auchan, Crédit Agricole, Vallourec…). L’organisation et le cadre technique de ces prestations induisaient presque toujours une monotonie et une lassitude au bout de quelques mois, manque de variété dans les tâches quotidiennes et dans les projets auxquels j’étais intégré.

    Au fil des années, je me suis spécialisé dans les technologies Microsoft et plus spécifiquement dans les produits Sharepoint On Premise, Online et Office 365. La montée en puissance du cloud et du SaaS sur les plateformes Microsoft implique un changement du métier d’ingénieur système, j’avais également la volonté de changer mon parcours à venir.

    C’est dans ce contexte que Yoann m’a contacté afin de rejoindre la toute jeune entreprise (un peu plus de 12 mois) qu’il avait fondé. Je ne connaissais pas l’entreprise ni même directement Yoann. Lors d’un entretien informel autour d’un repas et d’une bière, Yoann m’a expliqué plus en détail le type de profil qu’il cherchait et les missions qui me seraient confiées.

    J’ai été séduit par l’offre de Yoann, la taille humaine de Solution Obvie, les nouvelles perspectives qui s’offraient à moi, les avantages tant salariaux qu’administratifs. J’ai pris le temps de la réflexion et ai finalement accepté de rejoindre cette nouvelle aventure. Malgré la relative jeunesse de l’entreprise je pense que trouver un emploi dans le secteur de l’informatique est aisé, donc ce critère n’a pas été un frein pour moi.

    Mes missions au quotidien

    Comme dit au dessus, de nombreuses perspectives se sont ouvertes et j’ai eu l’occasion de transformer mon métier, c’est à dire être moins technique (moins d’infrastructure) et développer des compétences d’analyse fonctionnelle afin de guider les clients dans leur projets collaboratifs, j’ai ainsi eu à créer plusieurs espaces SharePoint de gestion de documents, de gestion de grands comptes.

    En parallèle et pour des besoins clients, j’ai également pu monter en compétence sur les outils d’automatisation et de personnalisation d’Office 365 (PowerApps et PowerAutomate)

    Au delà des projets clients, j’ai animé plusieurs sessions de formation pour différents publics (utilisateurs, ambassadeurs Office 365, administrateurs système).

    Cette diversité et cette transformation de mon métier ont été un peu stressante de prime abord mais après une période d’adaptation, la suite de mon parcours professionnel est stimulante et c’est tout à fait ce que je cherchais.

    Et la vie de l’entreprise ?

    Chez Solution Obvie, la proximité et la facilité de communication sont au programme, nous nous retrouvons toute les semaines avec Yoann autour d’un bon repas pour un moment de discussion et de convivialité, et nous conversons tous les jours via Teams.

    Nous n’avons pas de locaux et quand c’est possible tout se fait en télétravail et la réalisation de ces tâches se fait en toute autonomie, permettant ainsi d’organiser ses journées selon ses contraintes familiales et sociales. Il est toutefois fréquent de se retrouver dans des espaces de co-working ou chez des entreprises partenaires.

    Tous les ans il est prévu d’assister à des congrès axés autour du travail collaboratif (Wiesbaden en 2019,  Prague en 2020) afin de parfaire notre veille technologique et de rencontrer des professionnels, fournisseurs et experts reconnus. C’est aussi l’occasion de se détendre le soir dans une taverne allemande authentique autour d’un gigantesque jarret de porc et d’un bock de bière.

    La mutuelle est très performante, pas de ticket restaurants mais des notes de frais pour le matériel et les repas lors des déplacements. En déplacement justement, tout est fait pour le bien-être du collaborateur, voyage en train en première classe, logement confortable, note de frais adaptées à la ville.

    Enfin une place est laissée pour l’avis du collaborateur dans les décisions relatives à l’entreprise (Communication, Articles du site Internet; Recrutement…) et c’est un vrai plus qui se fait rare.

    Le mot de la fin

    Il fait bon vivre chez Solution Obvie, et nous recrutons un consultant Développeur .Net, et un consultant / formateur Office 365 n’hésitez pas à nous rejoindre.

    Pour découvrir l’actualité des Capitaines, suivez-nous sur LinkedIn !

    Laurent Heroguelle

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  • Solution Obvie vous aide à bien choisir votre espace de coworking

    Solution Obvie vous aide à bien choisir votre espace de coworking

    Chez Solution Obvie, il n’y a pas de bureau fixe et ça nous rend libres comme l’air, comme celui du choix du lieu de coworking . Les Capitaines Obvie peuvent être amenés à travailler chez un client, mais aussi depuis leur habitation et, s’ils le désirent, dans la maison de famille ou depuis leur résidence secondaire. Solution Obvie ne recule devant rien, pourvu que les Capitaines Obvie se sentent bien et que leur environnement de travail leur permette de s’engager avec liberté et authenticité, car seul le bien-être conduit à la performance !

    Maître dans l’art du coworking, Yoann vous livre quelques conseils pour bien choisir votre lieu de nomadisme…

    Cela ne veut pas dire que chaque Capitaine Obvie est livré à lui-même, seul dans son coin, bien au contraire ! Vous imaginez bien qu’en qualité d’afficionados d’Office 365, nous avons appris à être ensemble même à distance… Mais on a un petit rituel auquel on ne saurait renoncer, tant on a plaisir à se retrouver pour faire le point sur les dossiers, et surtout, pour profiter les uns des autres. Chaque semaine, on passe une journée ensemble dans un espace de coworking et depuis la création de Solution Obvie, on a dû écumer une bonne vingtaine de tanières dans la Métropole Européenne de Lille où il fait bon travailler !

    À chacun sa méthode pour choisir le bon lieu. Chez Solution Obvie, où les Capitaines Obvie souhaitent rester nomade, on sélectionne le lieu de coworking en fonction de 6 critères…

    CRITÈRE N°1
    LA FLEXIBILITÉ DU CONTRAT DE LOCATION

    Si vous souhaitez rester nomade, nous vous déconseillons de souscrire un abonnement mensuel, car il vous sédentarisera. Orientez-vous plutôt vers les lieux qui proposent d’acheter un quota d’heures à consommer chaque mois ou éditent en fin de mois une facture à partir de votre consommation réelle. Dans ce cas, vous alimentez votre compte ou payez votre facture au plus juste.
    Besoin de dernière minute ? Pas de panique, de nombreux espaces proposent une réservation d’espace à la journée, mais il faut avancer le montant de la location si la réservation se fait trop tard.

    CRITÈRE N°2
    UN ACCÈS FACILE ET UN STATIONNEMENT MODÉRÉ

    Le territoire de la Métropole Européenne de Lille étant très dense en matière de transports publics, il est assez facile de trouver un espace de coworking accessible en train, en métro et en bus ou proche d’une station V’Lille. Pour ceux qui se déplacent en voiture, il convient de bien vérifier le prix du stationnement en amont. À Lille, par exemple, de nombreux espaces de coworking sont situés en zone jaune, où vous ne pouvez pas stationner plus de 5 heures, à condition de vous alléger de 17€. La solution est d’opter pour un parking, qui vous coûtera entre 1,3€ et 3€ par heure selon l’emplacement.

    CRITÈRE N°3
    DES ESPACES DIVERSIFIÉS

    Avant de jeter votre dévolu sur un espace de coworking, pensez toujours à vous rendre sur son site internet afin de bien identifier les différents espaces disponibles. Ces espaces doivent impérativement être en accord avec votre activité, au risque de perturber votre quotidien. Selon les moments de la journée, nos Capitaines Obvie ont des besoins bien précis : espace calme pour renforcer la concentration en phase de production, espace d’isolement pour une réunion Teams mouvementée, espace Cosy pour travailler en proximité et favoriser l’idéation… Dans tous les cas, évitez les grands open spaces, ils sont certes plus conviviaux mais ils risquent de vous filer la migraine au bout d’une demi-journée ! Dernier conseil : si votre équipe comporte des fumeurs et/ou des vapoteurs, pensez à bien vérifier si le lieu dispose d’un espace fumeur, car ce n’est pas systématique.

    CRITÈRE N°4
    DES ESPACES ÉQUIPÉS

    On aurait tendance à s’imaginer que tout espace de coworking est à la pointe de la technologie en matière de connexion internet, mais ce n’est malheureusement pas toujours le cas. Assurez-vous de disposer d’un accès simplifié et surtout, à haut débit. Un de nos Capitaines Obvie a encore en mémoire cette fameuse matinée où il lui a fallu 20 mn et l’intervention de notre hôte pour être enfin connecté alors que notre client attendait pour lancer la réunion Teams… 20 minutes perdues et pourtant réglées !!!
    Pensez également à disposer de branchements électriques en nombres suffisants et anticipez les choses en vous promenant toujours avec une multiprise.

    CRITÈRE N°5
    UN PERSONNEL SYMPA ET AVENANT

    La qualité des espaces et leurs équipements est primordiale, mais elle ne fait pas tout ! L’hospitalité du personnel constitue également un critère majeur. La plupart des espaces que nous avons fréquenté ont un personnel sympa et avenant, la vraie problématique porte sur leur disponibilité et leur nombre. Or, il n’y a rien de pire que de se retrouver dans un magnifique espace et de passer son temps à courir après un référent pour obtenir une réponse à un besoin légitime et urgent.

    CRITÈRE N°6
    DES RESTOS, DES RESTOS, DES RESTOS !

    Comme l’a si bien formulé le célèbre philosophe Karadoc, grand seigneur de Kaamelott, « le gras c’est la vie ! ».
    Lorsque les Capitaines Obvie choisissent en espace de coworking, c’est toujours parce qu’il y a une bonne table à deux pas où ils pourront ripailler le midi. Chez nous, hors de question de se pointer avec sa gamelle ou son sandwich du midi, c’est un sacrilège !
    Le déjeuner est un moment primordial pour Solution Obvie, car il nous permet de prendre soin de notre ventre et de parler de tout autre chose que du boulot.
    Chaque semaine, nous confions à un Capitaine Obvie la lourde mission de réserver un resto correspondant à ses goûts. Cela permet de satisfaire chacun tout en faisant voyager les autres dans des univers culinaires auxquels ils n’avaient pas pensé.

    Notre Top 5 sur le territoire de la Métropole Européenne de Lille : 

    Clockwork, GoodKing, CoworkOffice, Work@Lys et Now Coworking

    Yoann Kalandyk

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  • Les canaux privés sont arrivés dans Teams

    Les canaux privés sont arrivés dans Teams

    Annoncée en Mars 2019, ajoutée à la roadmap en Juillet 2019 et initialement prévue pour Octobre 2019, cette fonctionnalité a subi un léger retard et est maintenant en cours de déploiement sur les tenants Microsoft 365 du monde entier. Les capitaines sont heureux de l’annoncer : les canaux privés sont arrivés dans Teams !

    Cela fait un moment que cette fonctionnalité est demandée, nous allons voir dans cet article comment fonctionnent les canaux privés, comment les mettre en place et quelles sont les limitations de cette nouvelle fonctionnalité.

    Que sont les canaux privés dans Teams ?

    Les canaux privés permettent aux propriétaires et aux membres d’une équipe de créer un canal qui par défaut ne sera pas visible des autres membres de l’équipe.
    Ceci permet donc de faciliter la gestion des informations au sein d’une équipe en cloisonnant vos canaux.
    A noter que la création d’un canal privé n’ajoute pas de dossier sur la collection de sites SharePoint de l’équipe mais créé une nouvelle collection de sites SharePoint. Afin d’éviter un dépassement de la limite du nombre de collections de sites par Tenant, Microsoft a augmenté cette limite à 2 000 000 contre 500 000 auparavant.

    Comment les paramétrer ?

    Par défaut, tous les membres d’une équipe peuvent créer des canaux privés, cette possibilité peut-être désactivée par les propriétaires de l’équipe ou par les administrateurs Microsoft Teams. Les invités, eux, ne peuvent pas créer de canaux privés.
    Une fois un canal privé créé, le propriétaire du canal peut alors y ajouter de nouveaux membres, ou invités, ces membres doivent bien entendu déjà faire partie de l’équipe pour pourvoir être ajoutés à un canal privé.
    Tous les propriétaires d’une équipe peuvent visualiser, supprimer et afficher les propriétaires des canaux privés depuis les paramètres de l’équipe, il est par contre impossible de supprimer le propriétaire d’un canal privé de l’équipe si celui-ci est le dernier propriétaire du canal privé.
    Microsoft à mis en place une documentation afin de gérer le cycle de vie des canaux privés.

    Quelles limitations ?

    Il est possible d’ajouter un invité à un canal privé mais celui-ci doit déjà faire partie de l’équipe
    Un canal existant ne peut-être converti en canal privé, de même un canal privé ne peut-être converti en canal publique
    Les canaux privés de Microsoft Teams supportent les connecteurs et onglets (à l’exception de Forms, Flow, et planner) mais pas encore les applications complètes, ou les bots.
    Chaque équipe peut avoir au maximum 30 canaux privés et chaque canal privé peut avoir au maximum 250 membres. La limite de 30 canaux privés s’additionne à la limite de 200 canaux.
    Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la documentation Microsoft à cette adresse 

    En conclusion

    C’est une nouvelle fonctionnalité intéressante et très demandée que Microsoft a mis à disposition de ses clients, cependant elle n’est pas à maturité et pour des raisons de gouvernance, il peut-être judicieux dans un premier temps de bloquer la création de canaux privés au niveau du tenant (via les stratégies d’équipe), de la tester et de l’éprouver avec un groupe d’utilisateurs pilotes.

    On ne peut nous arrêter de le répéter : Les canaux privés sont arrivés dans Teams !

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