Gérer la confidentialité dans Microsoft Teams sans créer des centaines d’équipes, c’est un casse-tête n’est-ce-pas ?
Alors voici les 5 astuces des capitaines qui vont vous sauver la vie !
Choix de l’équipe
Lors de la création d’une équipe, vous pouvez choisir entre une équipe publique ou privée. Une équipe privée limite l’accès aux membres invités, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent voir et interagir avec le contenu.
Gestion des canaux
Pour gérer la confidentialité dans Microsoft Teams, il faut connaître les types de canaux : ils peuvent être standard, partagés ou privés.
Les canaux privés sont parfaits pour des discussions confidentielles, car seuls les membres du canal peuvent y accéder. De plus, les documents partagés dans un canal privé sont stockés dans un espace SharePoint distinct.
Gestion des accès
Créez des groupes d’utilisateurs spécifiques pour gérer l’accès aux dossiers et documents. Par exemple, vous pouvez créer un groupe « collègues de confiance » et leur attribuer des permissions spécifiques pour certains dossiers de la bibliothèque de document associée au site SharePoint de l’équipe.
Les étiquettes de confidentialité
Vous pouvez protéger les informations sensibles en restreignant l’accès et les actions possibles sur les fichiers au sein d’un même dossier. Mise en place au niveau de l’entreprise, ces “labels” réduisent les risques de fuite et respectent la conformité définit au sein de l’entreprise.
Protection des documents
Vous pouvez protéger les documents en lecture seule, ou restreindre l’accès en lecture ou en écriture, et même protéger les documents avec un mot de passe.
Cela garantit que seuls les membres possédant ce mot de passe peuvent modifier ou visualiser les documents sensibles !
FAQ
Si vous avez d’autres question, la section ‘Commentaires’ est là pour ça !
Les invités externes peuvent‑ils voir tout le contenu d’une équipe ?
Non. Les invités externes n’ont accès qu’aux éléments explicitement partagés avec eux. Ce qui n’est pas rendu visible via le paramétrage de l’équipe ou des canaux reste totalement inaccessible. C’est un point important pour éviter la création excessive d’équipes « par sécurité ».
Puis‑je empêcher les utilisateurs de télécharger des fichiers sensibles dans Teams ?
Oui. Les politiques DLP (Data Loss Prevention) de Microsoft 365 permettent de bloquer ou avertir lors du partage ou du téléchargement de fichiers contenant des informations sensibles (RGPD, données financières, etc.). C’est un complément puissant aux étiquettes, souvent méconnu.
Les administrateurs peuvent‑ils lire les messages privés ou conversations 1‑à‑1 ?
Non, pas nativement. Le contenu des chats privés n’est pas accessible en lecture directe par un administrateur. Cependant, en cas de nécessité légale (compliance, eDiscovery), certains éléments peuvent être récupérés via des outils dédiés. Cela relève d’un cadre strict et audit qui dépasse la simple gestion des permissions.
Les enregistrements de réunion sont‑ils accessibles à tout le monde ?
Non. Les enregistrements sont stockés dans OneDrive ou SharePoint selon le contexte, avec des permissions très restrictives par défaut (animateur + participants). Le partage doit être explicitement autorisé, ce qui évite les diffusions non maîtrisées.
Existe‑t‑il un moyen d’être alerté en cas d’accès anormal à des documents confidentiels ?
Oui. Les alertes du Centre de conformité Microsoft 365 permettent de détecter :
- des téléchargements massifs,
- des consultations inhabituelles,
- des partages ou suppressions anormales.
Une bonne pratique pour anticiper les incidents.
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Contenu présenté par Yoann KALANDYK
Après 20 ans à développer des solutions hyper-personnalisées, je consacre mon énergie à m’assurer que la solution soit utilisée et comprise par les utilisateurs : un nouvel outil n’est jamais la solution à tous les problèmes.
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