Auteur/autrice : Arthur Dierikx

  • Comprendre les colonnes de Microsoft Lists

    Comprendre les colonnes de Microsoft Lists

    Ici les capitaines Obvie pour un nouveau tutoriel pour comprendre les colonnes de Microsoft Lists et son fonctionnement, pour ensuite pouvoir adopter cet outil… Si vous préférez regarder ce tutoriel en format vidéo, cliquez sur la vidéo ci-dessous !

    Si vous ne connaissez pas encore Lists, pas de panique, ça ressemble beaucoup à Excel, et on vous explique tout vous allez adorer cet outil !

    À quoi sert Microsoft Lists ?

    Microsoft Lists est conçu pour la gestion de listes et le suivi d’informations, offrant une interface intuitive pour créer, partager et suivre des listes personnalisées. Il est idéal pour la gestion d’items : classer, qualifier et identifier des informations ou mêmes des fichiers.

    Microsoft Excel, quant à lui, est un tableur avancé qui permet des calculs complexes, l’analyse de données et la visualisation grâce à ses nombreuses fonctionnalités comme les formules, les graphiques et les tableaux croisés dynamiques. Donc ce sont deux outils différents pour des usages différents.

    Voilà pour la présentation de l’outil, mais maintenant, entrons dans le vif du sujet ! 

    Exemple de cas concret – comprendre les colonnes de Microsoft Lists

    Imagine que tu reçoives une demande comme celle-ci : « Au fait, tu peux me créer une liste d’informations sur les équipements de seconde main disponibles dans le groupe, qui pourraient intéresser d’autres usines et éviter d’acheter du matériel neuf. Une sorte de site « Le bon coin’ interne » « . 

    Ta réaction sera sûrement : Ah ouais le challenge… j’accepte… et pour ça j’utiliserai les listes SharePoint ! Pourquoi ? car le type d’une colonne détermine la façon dont les données sont stockées et affichées !

    • Nom du matériel : colonne 1 ligne de texte
    • Descriptif du matériel : plusieurs lignes de texte
    • Type de matériel : une colonne de choix
    • Garantie : une colonne Oui/Non 
    • Date de l’annonce et date de disponibilité : une colonne de date 
    • Nom du contact : une colonne personne (le « +« avec des informations liées au carnet d’adresses de l’entreprise (mail, service, téléphone,….)) 
    • Prix : une colonne devise 
    • Quantité : une colonne nombre 
    • Documentation : une colonne hypertexte 
    • Photo de l’état du matériel : une colonne image 
    • Lieu : une colonne emplacement 

    Et voilà, en même pas 30 minutes, vous avez créé un Leboncoin interne, beaucoup plus pratique que sur Excel par exemple.

    Exemple de liste Comprendre les colonnes de Microsoft Lists

    Conclusion

    Le bonus : c’est que vous pouvez rendre obligatoire votre colonne à la saisie et vous pouvez aussi créer des vues personnalisées, comme une vue calendrier par exemple ! (pour savoir comment, il faut regarder la vidéo…)

    Pour chaque usage, il existe une colonne prédéfinie donc sachez que les colonnes présentées précédemment sont les plus simple à comprendre, mais il en existe bien d’autres qui pourront vous être très utiles ! En espérant que ce tutoriel vous aura aidé à comprendre les colonnes de Microsoft Lists.

    Pour découvrir d’autres tutoriels, rendez-vous ici. Pour suivre l’actualité des capitaines, rendez-vous ici.

    Olivier DUTERTE & Arthur DIERIKX

    Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

  • Ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie

    Ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie

    D’ici fin mars 2025, de nombreuses nouveautés vont être déployées : l’expérience de création des formulaires dans Lists a été totalement repensée… et comment ne pas adorer ! Une chose est sûre, ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie !

    Au programme, des fonctionnalités telles que les notifications, la planification des formulaires, la création de branches conditionnelles, la création rapide de formulaires et la prise en charge supplémentaire des types de champs.

    Découvrir ces nouveautés Microsoft Lists en vidéo, c’est mieux ?

    Si vous préférez découvrir cet article au format vidéo, nous avons publié une vidéo sur le même sujet sur notre chaine YouTube !

    Nouvelle expérience de création

    Il est désormais possible de créer des formulaires directement dans l’interface d’accueil de Lists. Ce processus permet de créer directement la liste reliée au formulaire, pour une belle économie de temps !

    Ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie

    Ajouter un logo

    Pour rendre ses formulaires plus professionnels, l’ajout de logo est désormais possible !

    Ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie

    Nouveaux types de champs

    De nouveaux champs seront disponibles : pièces jointes, images, emplacement et recherche.

    Pour information : pour utiliser le champ de recherche, l’utilisateur doit au moins avoir un accès en lecture seule à la liste associée au formulaire.

    Embranchement conditionnel

    Le clou du spectacle est arrivé : la possibilité d’afficher ou de masquer des questions en fonction des réponses précédentes. Plutôt que de créer plusieurs formulaires selon la personne qui y répondra, l’embranchement conditionnel permet d’adapter le formulaire aux réponses… en direct.

    Planification des formulaires et notifications pour les réponses

    Recevez des notifications pour les nouvelles réponses et planifiez les dates de début/fin du formulaire.

    Ces nouveautés Microsoft Lists vont vous changer la vie

    Prêts à vous changer la vie avec ces nouveautés Microsoft Lists ?

    Merci pour votre lecture. Si vous souhaitez découvrir d’autres astuces et tutoriels, rendez-vous sur notre blog ! Prêt à utiliser ces nouveautés Microsoft Lists qui vont vous changer la vie ?

    Pour suivre l’actualité des capitaines Obvie, découvrez notre page LinkedIn !

    Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

  • Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate

    Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate

    L’automatisation de processus n’est pas réservée aux services informatiques, en effet, afin d’alléger les tâches rébarbatives, il est possible d’automatiser des actions rébarbatives relatives à la gestion et à l’animation de sites SharePoint, permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Apprenez maintenant à générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate !

    Dans notre cas prenons l’exemple d’un site SharePoint contenant un glossaire définissant des termes relatifs à l’intelligence artificielle et à la gestion des données avec une page permettant de rechercher et filtrer tous les termes.

    Démonstration du fonctionnement de l’automatisation

    Le processus “classique” de création des termes se résume ainsi :

    1. L’équipe métier créé une page par terme avec un titre, un paragraphe contenant la définition et une image
    1. Ils classifient ensuite la page à l’aide de métadonnées (Terme, Définition courte, définition longue et colonne initiale du terme calculée)
    1. Le moteur de recherche indexe les pages

    La création et l’ajout de termes au glossaire est longue et rébarbative, mais alors comment s’affranchir de ces actions ?

    Grâce à PowerAutomate et aux listes SharePoint, ce processus peut être simplifié.

    Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate : il faut créer une liste !

    Il faut d’abord créer une liste SharePoint avec plusieurs colonnes (Terme, Définition courte, définition longue, illustration et colonne initiale du terme calculée)

    Exemple d'une liste via Microsoft Lists avec : terme, définition courte, définition longue, illustration et date de création Générer des pages SharePoint avec PowerAutomate

    Créer le flux PowerAutomate

    Un flux PowerAutomate se déclenche à la création d’un nouvel élément de liste et vient créer et publier la page et vient renseigner toutes les métadonnées nécessaires à l’indexation et à la recherche.

    Aperçu du flux PowerAutomate final Générer des pages SharePoint avec PowerAutomate

    Concrètement, comment gérer la création des pages via PowerAutomate ? Et bien, les outils développeur de votre navigateur vous seront très utiles.

    Création d’une page modèle depuis une site SharePoint :

    Exemple d'un template de page SharePoint Générer des pages SharePoint avec PowerAutomate

    Avant de publier la page, il faut maintenant ouvrir les outils de développement du navigateur, puis cliquer sur “publier”, concrètement, lorsque vous publiez une page, un appel API est fait pour publier la page, depuis l’onglet “Network” des outils de développement, il est possible de consulter le contenu envoyé à cette API.

    Aperçu de l'affichage développeur du navigateur

    En utilisant les actions Rest SharePoint dans PowerAutomate nous allons pouvoir exploiter ce code :

    La première étape consiste à créer la page en elle-même en la nommant avec le titre récupéré depuis la liste SharePoint puis à récupérer son identifiant.

    Aperçu du flux PowerAutomate

    Ensuite, il faut passer la page en édition et utiliser le code récupéré à l’étape 2 pour remplir les différentes webparts.

    Aperçu du flux PowerAutomate Générer des pages SharePoint avec PowerAutomate

    Pour finir, il faut mettre à jour les métadonnées sur la page puis la publier.

    Générer des pages SharePoint automatiquement avec PowerAutomate : pour aller plus loin

    Vous savez maintenant comment générer des pages SharePoint avec PowerAutomate. Il est possible d’ajouter des contrôles dans PowerAutomate pour gérer les caractères spéciaux et autres sauts de lignes. Ce processus de création automatique est réplicable à l’infini et ce pour tous types de profils métiers ou informatiques.

    Pour rester informés de nos prochains articles, rendez-vous sur notre LinkedIn !

    Découvrez notre accompagnement dans l’univers Microsoft en cliquant ici.

    Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

  • Récupérer une image d’une liste SharePoint dans un flux PowerAutomate

    Récupérer une image d’une liste SharePoint dans un flux PowerAutomate

    Si vous êtes là c’est que vous avez besoin de récupérer une image d’un flux PowerAutomate, stockée dans une liste SharePoint pour l’exploiter… Et bien vous êtes au bon endroit !

    Message de prévention : Désactiver les pièces jointes dans la liste et utilisez des colonnes de type Image.

    Exemple de cas d’usage

    Au sein d’une entreprise responsable et RSE, un collaborateur a eu l’initiative de lancer un mouvement de vente de matériel d’occasion.

    Il commence par créer une liste SharePoint pour stocker ses éléments, ce qui est rapide, simple à mettre en place et accessible facilement par les collaborateurs :

    Récupérer image liste PowerAutomate

    Dans cette liste on retrouve le nom du matériel, le prix, le vendeur pour savoir qui contacter et une photo.

    Le collaborateur aimerait bien que les personnes soient notifiées quand un nouveau produit est ajouté à la liste, par mail par exemple. Il se lance alors dans la création d’un flux Power Automate, ce qui est souvent la meilleure solution quand on veut notifier par un mail personnalisé une population suite à l’ajout d’un nouvel élément dans une liste SharePoint.

    Il prend le déclencheur “Quand on ajoute un nouvel élément SharePoint”, prend l’action “Envoyer un email” d’outlook, créé son modèle de mail et cherche pour ajouter la photo dans le mail et ….

    Misère, aucune trace de ma colonne photo ! Est-ce un bug ? J’ai bien tapé le nom de ma colonne pourtant…

    Ce n’est pas un bug, on ne peut juste pas la récupérer par ce moyen ! Comment faire ? En utilisant la bonne vieille API SharePoint !

    Comment procéder ?

    Récupérer image liste PowerAutomate

    Pour appeler l’api SharePoint, on utilise l’action requête SharePoint HTTP, qui n’est pas une action premium. On renseigne le nom de notre site, on utilise la méthode GET et on renseigne l’uri suivante :

    _api/lists/getbytitle(‘Materieldoccasion’)/items(ID)/PhotoMateriel 

    • Materieldoccasion est le nom interne de ma liste. On peut le retrouver dans l’url de la liste. 
    • ID est l’ID du nouvel élément, on le retrouve dans le déclencheur du flux. 
    • PhotoMateriel est le nom interne de ma colonne image. 

    Pour la suite, il va falloir exécuter le flux une première fois pour récupérer ce que nous retourne l’action HTTP. Aller dans l’historique d’exécution, cliquer sur la dernière exécution et copier-coller le résultat :

    Revenez dans votre flux en modification et ajoutez une nouvelle action Analyser JSON. Vous pouvez coller la réponse de l’action HTTP dans la fenêtre Générer depuis un exemple de l’action d’analyse du JSON :

    Voici le résultat après validation :

    Récupérer image liste PowerAutomate

    Le paramètre Body correspond à la sortie de l’action HTTP SharePoint. 

    On relance le flux en mode test pour récupérer la réponse de la première analyse du JSON, en copiant collant la valeur contenue dans le champ “d” : 

    On ajoute une 2e analyse JSON. 

    Puis comme pour l’analyse JSON précédente, on vient générer depuis ce qu’on a récupéré. Voici le résultat :

    Le paramètre PhotoMateriel correspond à la sortie de la première action Analyse JSON.

    On relance le flux en mode test, on repasse en modification et maintenant dans les actions à la suite de cette analyse JSON on retrouvera les paramètres de l’image :

    • serverUrl qui contient les informations du tenant, le début de l’url.
    • serverRelativeUrl qui contient la suite de l’url après les informations du tenant jusqu’à l’emplacement de l’image.
    • fileName le nom du fichier avec son extension.

    Pour finir, il y a 2 moyens d’exploiter ces informations pour envoyer l’image dans votre mail.

    Depuis un lien

    On peut construire un lien qui pointe vers l’image en utilisant les 2 premiers paramètres :

    Récupérer image liste PowerAutomate

    Si vous ne retrouvez pas les paramètres, vous pouvez taper l’expression suivante :

    • Analyser_les_propriétés_de_la_photo correspond au nom de la dernière action Analyser JSON 
    • serverUrl est le nom du paramètre à récupérer 

    Avec ce lien, les personnes ayant accès à la liste pourront voir l’image dans un mail par exemple. Les personnes sans accès ne verront pas l’image. 

    En récupérant son contenu

    Il est aussi possible de placer l’image en pièce jointe du mail. Pour cela on a besoin de récupérer le contenu de l’image. 

    On utilisera l’action Obtenir le contenu du fichier via son chemin de SharePoint.

    Dans le paramètre “Chemin du fichier”, on écrit l’expression suivante :

    replace(body(‘Analyser_les_propriétés_de_la_photo’)?[‘serverRelativeUrl’],’sites/Applicationsinternes’, ») 

    On utilise le paramètre serverRelativeUrl, mais on enlève la partie sites/nomDuSite qui est déjà automatiquement présente dans l’action avec la fonction replace.

    Vous pouvez récupérer une image dans une liste SharePoint pour la joindre dans un mail par exemple !

    Et voilà ! On peut utiliser le lien dans notre mail, en l’écrivant en HTML ou alors utiliser une pièce jointe avec la réponse de l’action “Obtenir le contenu du fichier” :

    Récupérer image liste PowerAutomate

    Conclusion

    Vous êtes prêts à automatiser l’exploitation des images stockées dans vos listes SharePoint ! Si vous souhaitez suivre l’actualité des capitaines Obvie, c’est ici.

    Administration Microsoft Capitaine Obvie Green IT Lists Microsoft Viva MS Teams OneDrive Outlook Power Apps PowerAutomate Power BI Power Platform SharePoint Solution Obvie Stream Transformation Numérique

Ceci fermera dans 0 secondes