SharePoint est une plateforme collaborative qui permet de créer et de gérer des sites web pour partager des informations et des documents au sein d’une entreprise.
Il existe deux façons principales de donner accès à un site SharePoint : ajouter des membres à un groupe ou partager un site.
Quelles sont les différences entre ces deux options et quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ? Cet article vous propose un comparatif pour vous aider à choisir la méthode la plus adaptée à vos besoins.
Ajouter des membres
Ajouter des membres consiste à inviter des personnes à rejoindre un groupe SharePoint lié à un site. Les membres du groupe ont un niveau d’autorisation défini par le propriétaire du site, qui peut être modifié à tout moment. Les avantages de cette méthode sont :
- Elle permet de gérer facilement les permissions des utilisateurs en fonction de leur rôle et de leur responsabilité.
- Elle facilite la communication et la collaboration entre les membres du groupe,
- Elle offre une meilleure sécurité, car les membres du groupe doivent se connecter avec leur compte pour accéder au site.
Les inconvénients de cette méthode sont :
- Elle nécessite de créer et de maintenir un groupe SharePoint pour chaque site, ce qui peut être fastidieux et complexe.
- Elle limite l’accès au site aux seuls membres du groupe, ce qui peut être problématique si vous souhaitez partager des informations avec des personnes extérieures à l’organisation ou à la plateforme.
- Elle peut entraîner une surcharge de notifications et de messages pour les membres du groupe, qui doivent gérer plusieurs canaux de communication.
Partager un site
Partager un site consiste à envoyer un lien d’accès à des personnes qui ne font pas partie du groupe SharePoint lié au site.
Les personnes qui reçoivent le lien peuvent accéder au site sans avoir besoin de se connecter ou de rejoindre le groupe.
Les avantages de cette méthode sont :
- Elle permet de partager rapidement et facilement des informations et des documents avec des personnes qui ne sont pas membres du groupe SharePoint, comme des clients, des partenaires ou des fournisseurs.
- Elle offre une plus grande flexibilité, car le propriétaire du site peut choisir le type de lien à envoyer (lecture seule, modification, expiration, etc.) et le révoquer à tout moment.
- Elle réduit le nombre de groupes SharePoint à créer et à gérer, ce qui simplifie l’administration de la plateforme.
Les inconvénients de cette méthode sont :
- Elle pose des risques de sécurité, car le lien peut être transmis à des personnes non autorisées ou malveillantes, qui peuvent accéder au site sans contrôle.
- Elle limite la collaboration, car les personnes qui accèdent au site par le lien ne peuvent pas utiliser les outils de communication et de travail d’équipe intégrés à SharePoint.
- Elle rend difficile le suivi des modifications et des activités sur le site, car les personnes qui accèdent au site par le lien ne sont pas identifiées par leur nom ou leur compte.
Conclusion
En conclusion, il n’existe pas de méthode universelle pour donner accès à un site SharePoint.
Il faut choisir en fonction du contexte, des objectifs et des besoins de chaque projet.
Ajouter des membres est plus adapté pour les sites qui nécessitent un haut niveau de sécurité, de collaboration et de gestion des permissions.
Partager un site est plus adapté pour les sites qui visent à diffuser des informations et des documents à un large public, sans besoin de contrôle ou de suivi.
