Avec la montée en puissance de l’IA dans les PME, beaucoup découvrent les Copilot Pages, Notebooks, Agents et Conversations générés par Microsoft 365 Copilot. Mais une question revient souvent chez nos clients dirigeants :
Où sont stockés ces contenus ? Et surtout… sont-ils sauvegardés ?
Car oui, quand vous envoyez un PDF ou une image à Copilot (et bien d’autres), des données sont récoltées pour le bon fonctionnement de l’IA.
Copilot Notebooks et Pages
Ces contenus créés via Microsoft 365 Copilot sont hébergés dans SharePoint Online (via un conteneur spécial SharePoint Embedded rattaché à chaque utilisateur).
Ils comptent bien dans le quota de stockage SharePoint de votre organisation – au même titre que d’autres fichiers SharePoint. En pratique, Copilot Pages et Copilot Notebooks partagent le même conteneur personnel (nommé « Pages »si l’utilisateur a ouvert Copilot en premier, ou « Mon espace de travail » s’il a d’abord utilisé Loop). Ce conteneur privé est géré comme OneDrive en termes de cycle de vie (suppression différée de 30 + 93 jours en cas de départ utilisateur, récupérable par un admin entre-temps).
Répertoire Données Stockées Copilot
Sauvegarde : Étant stockés sur SharePoint, ces blocs-notes et pages peuvent être sauvegardés via les solutions de backup Microsoft 365 classiques (Microsoft 365 Backup, Veeam, AvePoint, Rubrik, etc.), tout comme n’importe quel document SharePoint. En clair, si vous incluiez déjà vos sites SharePoint dans vos plans de sauvegarde, ces contenus Copilot y sont compris. Les administrateurs peuvent d’ailleurs restaurer ou exporter ces éléments via le Centre d’administration SharePoint ou PowerShell si nécessaire.
Conclusion : Oui, vos Copilot Pages / Notebooks sont stockés chez vous dans SharePoint Online, donc à sauvegarder/gérer comme du contenu SharePoint).
Agents Copilot pour SharePoint
Un « agent Copilot » SharePoint correspond à un fichier de configuration JSONstocké sur le site SharePoint où il est créé. Microsoft ne le présente pas directement ainsi dans l’interface, mais sous le capot chaque agent est un fichier (extension .copilot ou *.agent) enregistré dans une bibliothèque du site. Par exemple, lors de la création d’un agent, un fichier *.agent est généré dans la bibliothèque Site Assets (sous-dossier Copilot) ou dans la bibliothèque Documents du site si l’agent a été défini à partir de celle-ci.
Cet objet contient le nom, l’icône, les sources et instructions de l’agent (c’est donc un snapshot de sa configuration). Sauvegarde : Ces fichiers .copilot/.agent étant stockés dans SharePoint Online, ils sont protégés par les mêmes mécanismes que vos autres données SharePoint. Autrement dit, si vous sauvegardez vos sites SharePoint, vos agents sont sauvegardés avec (sinon, ils resteront au minimum récupérables via la corbeille SharePoint pendant la durée de rétention native). Microsoft considère généralement que la redondance native de SharePoint suffit pour la haute disponibilité, mais pour des besoins de restauration granulaire ou de conservation longue, il est recommandé d’inclure SharePoint Online dans vos plans de backup – ce qui couvrira de fait les agents Copilot.
(En d’autres termes, un agent Copilot SharePoint n’est pas stocké « ailleurs » : c’est bien un élément du site SharePoint, qu’il faut gérer et protéger comme tel).
Répertoire Données Stockées Copilot
Conversations Copilot (Chat et agents IA)
Les messages échangés avec Microsoft 365 Copilot (vos prompts et les réponses de l’IA, y compris les références citées) sont conservés à des fins de conformité dans votre locataire M365. Microsoft indique que le « contenu des interactions » Copilot est stocké au repos dans la région géographique de données de l’utilisateur.
Concrètement, cela signifie que si votre tenant est multi-géographique, les historiques Copilot d’un utilisateur européen seront stockés dans l’UE (selon le Preferred Data Location configuré pour son compte), sinon ils restent dans la région principale du tenant.
Exportation / sauvegarde : Il n’existe pas d’outil grand public pour exporter directement l’historique Copilot (pas de bouton « Exporter le chat » dans l’UI par exemple). Cependant, Microsoft enregistre ces données dans une boîte aux lettres Exchange cachée, ce qui permet aux administrateurs conformité d’y accéder via Purview eDiscovery.
En effet, chaque prompt et réponse Copilot est copié dans un dossier caché de la mailbox de l’utilisateur, de sorte que des stratégies de rétention Purview peuvent s’y appliquer.
Depuis mi-2025, il est possible de créer des politiques de rétention spécifiques aux interactions Copilot (dissociées des chats Teams) – par exemple pour conserver tous les prompts/réponses pendant X jours puis les supprimer automatiquement. En absence de politique, l’utilisateur peut lui-même effacer une conversation de l’interface Copilot Chat, mais un administrateur peut imposer une conservation (ou récupérer des éléments) via eDiscovery. Pour une conservation légale (litigation hold), il suffit d’appliquer un blocage sur la mailbox utilisateur : comme les données Copilot y sont enregistrées, elles seront retenues et exclues de toute purge définitive tant que le hold est en place.
(En résumé: les échanges Copilot sont stockés « dans M365 » pour conformité ; pour les garder ou les extraire, on utilise Purview (rétention, eDiscovery) puisqu’il n’y a pas de sauvegarde/export natif côté utilisateur).
Répertoire Données Stockées Copilot
Fichiers uploadés dans Copilot
Lorsque vous utilisez la fonction « File upload » de Copilot (par exemple pour fournir un document PDF ou Excel comme contexte à votre question), le fichier est stocké temporairement dans le cloud Azure. Microsoft précise que les fichiers partagés avec Copilot sont conservés en toute sécurité pendant 30 jours, puis supprimés automatiquement.
Durant ce laps de temps, Copilot peut y accéder pour analyser le contenu et répondre à vos questions, mais ils ne sont pas destinés à un stockage de long terme. Il n’existe d’ailleurs pas de mécanisme pour lister ces fichiers ou les récupérer depuis Copilot une fois envoyés – l’idée est que l’utilisateur a déjà l’original (sur OneDrive, SharePoint ou son disque local). En pratique, pas besoin de les sauvegarder via Copilot : assurez-vous simplement de conserver vos fichiers source dans vos espaces habituels, car Copilot ne fait qu’en lire une copie temporaire. (Autrement dit, Copilot n’héberge vos fichiers que de façon transitoire : 30 jours max dans Azure, puis ils disparaissent.
Il faut donc continuer à sauvegarder vos documents à leur emplacement d’origine, comme d’habitude).
Fiabilité des agents Copilot vs. données sources (SharePoint, Teams…)
Un agent Copilot ne « sait » rien d’autre que ce qui se trouve dans ses sources configurées (sites SharePoint, bibliothèques, fichiers, etc., choisis lors de sa création). Cela implique que si les données sous-jacentes sont altérées ou indisponibles, l’agent ne pourra plus fournir de réponses correctes. Par exemple, si un agent est basé sur un site SharePoint et que certaines pages ou documents de ce site sont corrompus, supprimés ou rendus inaccessibles, il ne pourra tout simplement pas en tirer d’information (comme un agent qui n’aurait pas les permissions : il ne révélera rien du contenu indisponible).
Il est donc essentiel de cartographier vos agents Copilot et les sources de connaissance qu’ils consomment, puis de garantir la santé de ces données : veillez à ce que les contenus sources soient correctement sauvegardés, protégés et à jour. En cas de maladie des données (fichiers infectés, base de connaissances obsolète, etc.), votre agent répondra de travers ou pas du tout. Les bonnes pratiques de gouvernance consistent à administrer ces sources comme des éléments critiques : par exemple tenir un inventaire des sites/fichiers alimentant chaque agent, monitorer les éventuels problèmes d’accès, et restaurer rapidement toute donnée perdue. En bref, un agent Copilot n’est fiable que si les données qui l’alimentent le sont – d’où l’importance de soigner vos dépôts SharePoint/Teams (sécurité, intégrité, sauvegarde) en parallèle du déploiement de Copilot.
Stockage des fichiers dans Copilot Studio : un fonctionnement méconnu… et stratégique
Lorsqu’on ajoute des documents comme sources de connaissance dans Microsoft Copilot Studio, beaucoup imaginent que ces fichiers sont simplement stockés dans SharePoint ou OneDrive, comme le reste de l’environnement Microsoft 365. En réalité, le fonctionnement est très différent — et cette différence a des impacts majeurs en matière de sécurité, audit, migration et conformité.
Où vont réellement les fichiers ?
Ils sont stockés dans Microsoft Dataverse.
Lorsque vous téléversez un PDF, un Word ou tout autre fichier pour enrichir un agent Copilot, celui-ci est automatiquement enregistré dans Dataverse, la base de données sécurisée et structurée qui sous-tend les applications Power Platform.
Ce choix technologique permet à Copilot Studio de :
- gérer les documents comme des données applicatives plutôt que comme de simples fichiers ;
- appliquer un modèle de sécurité fin, hérité de Dataverse ;
- garantir une traçabilité complète adaptée aux environnements professionnels.
🔍 Étape 1 : stockage du fichier brut
Les fichiers téléversés sont stockés tels quels dans Dataverse.
Ils ne sont pas copiés dans une bibliothèque SharePoint et ne sont pas accessibles via le stockage OneDrive de l’organisation.
👉 Conséquence directe :
Les stratégies d’audit, de DLP ou de migration doivent prendre en compte Dataverse, pas SharePoint.
🧠 Étape 2 : transformation en index sémantiques
Une fois stockés, les fichiers sont automatiquement analysés et convertis en :
- indexes sémantiques,
- embeddings vectoriels,
- éléments optimisés pour la recherche conversationnelle IA.
Ce traitement permet à Copilot de répondre rapidement et de manière pertinente, sans relire le document à chaque requête.
🗂️ Où est stockée la métadonnée ?
Toutes les informations liées au fichier (nom, date de création, agent propriétaire, type de composant…) sont stockées dans la table botcomponents.
Répertoire Données Stockées Copilot
L’IA est puissante, les capitaines Obvie sont là pour libérer tout son potentiel !
Ressources utilisées dans cet article :
Vue d’ensemble du stockage Pages Copilot et Bloc-notes Copilot | Microsoft Learn
Copilot Agents in SharePoint – Guide for M365 Administrators
Data Residency for Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat – Microsoft 365 Enterprise | Microsoft Le…
Administration Microsoft Copilot Lists OneDrive Outlook Planner Power Apps Power Automate Power BI Power Platform SharePoint Stream Teams To Do Viva
Contenu présenté par Yoann Kalandyk
Après 20 ans à développer des solutions hyper-personnalisées, je consacre mon énergie à m’assurer que la solution soit utilisée et comprise par les utilisateurs : un nouvel outil n’est jamais la solution à tous les problèmes.
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