Nos bonnes pratiques pour une gestion efficace et sécurisée des permissions Microsoft 365

Gestion permissions Microsoft 365

Dans un contexte où la protection des données et la conformité réglementaire sont des enjeux majeurs, la manière dont vous gérez vos espaces collaboratifs peut faire toute la différence. Une organisation claire des permissions, des règles de gouvernance bien définies et l’utilisation des fonctionnalités natives de Microsoft 365 permettent non seulement de renforcer la sécurité, mais aussi d’améliorer la productivité et la transparence.

Voici mes recommandations pour favoriser la sécurité, la productivité et qui vous aideront à rester conforme aux obligations légales.

Concevoir la structure en fonction des besoins de partage

« Si vous souhaitez une gestion documentaire efficace sur SharePoint, il est souvent plus intéressant de créer la structure documentaire en fonction des permissions plutôt que l’inverse ».

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Analysez vos types de données et qui doit y accéder. Par exemple, séparez dès le départ les documents RH confidentiels sur un site distinct accessible uniquement aux RH, plutôt que de stocker ces fichiers parmi d’autres et tenter ensuite de cacher certaines sous-parties. Une conception bien pensée réduit le besoin d’exceptions ultérieures.

Utiliser des groupes et niveaux d’accès standard

Ne donnez jamais un accès en ajoutant directement Monsieur X ou Madame Y sur un document si vous pouvez l’éviter. Privilégiez les Groupes de sécurité ou Groupes Microsoft 365 correspondant à des rôles (équipe, service, project, etc.). Et affectez à ces groupes des niveaux d’autorisation standard (Lecture, Modification…).

Ainsi, pour retirer l’accès à tous les anciens d’un service, un seul changement dans le groupe suffit, plutôt que d’éditer 50 entrées de permissions éparpillées.

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Astuce : pensez à aligner ces groupes avec ceux de Teams quand c’est pertinent (ex: un groupe M365 unique sert à la fois pour l’équipe Teams et les permissions SharePoint).

Éviter de casser l’héritage sans raison impérieuse

Comme vu précédemment, chaque rupture doit rester exceptionnelle. Gardez les permissions au niveau des bibliothèques entières plutôt qu’au niveau fichier/dossier dès que possible.

Si un dossier a besoin d’être isolé à part, envisagez de le déplacer dans une bibliothèque dédiée avec des droits propres (plutôt que de multiplier les mini-droits dans une même bibliothèque). Gardez à l’esprit la règle : « Autorisations simples = maintenance facile ».

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Mettre en place une gouvernance de partage

Définissez des règles claires et communiquez-les. Par exemple : « Pour inviter un externe sur un site, passer par le propriétaire du site », ou « Ne pas utiliser de lien anonyme pour des documents classés confidentiels ». Décidez qui valide les accès exceptionnels. Organisez des points de contrôle réguliers : « Vérifier régulièrement les éléments partagés et à qui ».

Un suivi peut être fait via un simple tableau ou, mieux, via les rapports d’administration SharePoint (liste des liens de partage actifs, des invités externes, etc.). L’important est d’institutionnaliser ces vérifications (ex: revue trimestrielle des droits par chaque propriétaire de site).

En outre, chaque site ou équipe Teams devrait avoir au moins un propriétaire identifié chargé de cette gouvernance locale.

Former et responsabiliser les utilisateurs clés

Les propriétaires de sites SharePoint, les managers d’équipe Teams, doivent comprendre ces enjeux. Une courte formation ou un mémo peut grandement aider. Par exemple, montrez-leur comment afficher les permissions d’un élément (fonction Vérifier les autorisations dans SharePoint) pour qu’ils puissent eux-mêmes auditer qui voit quoi.

Incitez-les à utiliser les bonnes pratiques (et non pas à “bricoler dans leur coin”). La sensibilisation est un pilier (d’autant que l’erreur humaine est impliquée dans la majorité des incidents de sécurité).

Tirer parti des outils de sécurité M365

Microsoft 365 offre des fonctions natives pour renforcer la sécurité sans trop d’effort utilisateur :

➞ Labels de sensibilité (MIP/Purview) : on peut classifier des documents (Public, Interne, Confidentiel) et appliquer des restrictions automatiques. Par ex., un document marqué Confidentiel peut être bloqué en partage externe ou chiffré automatiquement. Ainsi, même si quelqu’un fait un partage inconsidéré, le système peut empêcher la fuite.

➞ Politique DLP (Data Loss Prevention) : permet de détecter et bloquer le partage de données sensibles (ex: numéros de carte bancaire, données perso) en surveillant les activités sur SharePoint/OneDrive/Teams. C’est un filet de sécurité en cas de maladresse. Un DSI peut configurer des règles (ex: avertir et empêcher si un fichier contenant des données personnelles est partagé en externe).

➞ Audit et alertes : activez les journaux d’audit M365 qui enregistrent les actions d’accès et de partage. Configurez des alertes pour les événements critiques (par ex., “Fichier sensible partagé à un externe”). Cela permet de réagir rapidement en cas d’écart et d’avoir une traçabilité pour prouver la conformité.

➞ Authentification multifacteur & accès conditionnel : assurez-vous que les accès, notamment externes, sont sécurisés par MFA. Vous pouvez exiger que les invités externalisés utilisent un code de vérification en plus du mot de passe, réduisant fortement les risques d’usurpation.

Ces mesures techniques complètent la bonne gestion des permissions. Elles réduisent l’impact potentiel d’un partage non maîtrisé, sans trop “freiner la collaboration” puisque la sécurité est en grande partie transparente pour l’utilisateur final.

Alignement sur les normes et réglementations

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En suivant les conseils ci-dessus, vous alignez votre gestion d’accès sur les bonnes pratiques reconnues. Par exemple, l’ISO/IEC 27001 exige de contrôler strictement l’accès à l’information et de “s’assurer que les utilisateurs ne disposent que des droits nécessaires”.

Le RGPD oblige à protéger les données personnelles et à n’en donner l’accès qu’aux personnes autorisées, ainsi qu’à pouvoir démontrer cette sélectivité en cas de contrôle. Une gestion anarchique rendrait cela impossible à prouver, là où une gestion structurée facilite largement la conformité.

Même sans entrer ici dans le détail, gardez en tête que sécurité = conformité sur ces sujets. En cas d’incident, pouvoir montrer que l’entreprise avait une politique de permission solide peut atténuer les sanctions (et en premier lieu, éviter l’incident…).